Für die deutschlandweite Beiratswahl des Volkswagen und Audi Partnerverbands sind der Satzung entsprechend zwei voneinander getrennte Abstimmungsvorgänge erforderlich: Die Nominierung der Kandidierenden im Wahlvorschlagsverfahren und die eigentliche Wahl der Beiräte. Mit uniWAHL OWS war es möglich, beide Prozesse getrennt voneinander mit ein und demselben Online-Wahlsystem abzubilden.
Der Volkswagen und Audi Partnerverband (VAPV) vertritt die Interessen der Händler und Servicebetriebe von VW, VW Nutzfahrzeuge und Audi insbesondere gegenüber Herstellern, Fachverbänden, Behörden, sonstigen Institutionen und der Öffentlichkeit. Zudem informiert und berät er in allgemeiner Form zu grundsätzlichen Fragestellungen, die das Automobilgeschäft betreffen. Neben den hauptamtlichen Mitarbeitern der Geschäftsstelle sind es vor allem die ehrenamtlich tätigen Beiräte, die sich für die Belange der Mitglieder einsetzen.
Alle drei Jahre ruft der VAPV seine rund 2.000 Mitglieder auf, ihre Interessenvertreter in einer bundesweiten Beiratswahl zu wählen. Wählbar und wahlberechtigt sind dabei die Geschäftsführer und Inhaber der Autohäuser. Die Wahl ist in die vier Bezirke Nord, Süd, West und Ost unterteilt, wobei sich die Anzahl der Beiräte nach der Anzahl der Händler und Werkstätten in den jeweiligen Bezirken richtet. Je mehr Verbandsmitglieder in einem Bezirk ansässig sind, umso mehr Beiräte gibt es.
Papierlose Online-Wahlen bevorzugt
Die Zeiten, in denen die Beiratswahlen des VAPV als Urnen- oder Briefwahlen stattfanden, sind lange vorbei. Um der Papierflut ein Ende zu machen, führte der Verband bereits vor einigen Jahren nach und nach elektronische Wahlen ein. Im ersten Schritt wurde das Wahlvorschlagsverfahren digitalisiert, bei dem die Geschäftsführer und Inhaber der Autohäuser die Kandidierenden nominieren. Einige Zeit später wurde auch die Wahl an sich online durchgeführt.
erläutert Dagmar Scheithauer, die beim VAPV für Recht und Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist und für die Beiratswahl 2024 verantwortlich war.„Online-Wahlen entsprechen deutlich mehr dem Zeitgeist als papierbasierte Wahlen. Der Wahlvorgang läuft auf diese Weise ja viel einfacher und schneller ab. Außerdem wollten wir mit der Digitalisierung uns und unseren Mitgliedern die ganze Zettelwirtschaft ersparen“,
Als die Darstellung des Nominierungsvorgangs beim bisherigen Wahlsystem-Anbieter nicht mehr möglich war, musste der VAPV zu einem anderen Dienstleister wechseln. Auf Anhieb überzeugen konnte die Electric Paper Informationssysteme GmbH mit ihrem Rundum-Serviceangebot uniWAHL Online-Wahlsystem, mit dem sich auch das Wahlvorschlagsverfahren abbilden lässt.
Professionelles Sorglos-Paket
Nachdem der Verband seine Satzungsvorgaben, Prämissen und Wünsche mitgeteilt hatte, einigten sich beide Parteien zeitnah auf eine Zusammenarbeit. Aufgrund der Heterogenität der Verbandsorganisation und der Komplexität der Wahl nahm die Professionalität des Anbieters bei der Entscheidungsfindung einen großen Stellenwert ein.
berichtet Dagmar Scheithauer.„Sicherheit gegeben haben uns unter anderem die Referenzen. Wir hatten den Eindruck, dass Electric Paper bereits einen großen Erfahrungsschatz mitbringt und über das nötige Know-how verfügt, um die Beiratswahl reibungslos durchzuführen“,
Die Serviceleistungen von Electric Paper umfassten zum einen die gesamte technische Umsetzung der Nominierungsplattform und der digitalen Wahlkabine inklusive Authentifizierungsprozess, Start und Stopp der Wahl und Stimmenauszählung. Zum anderen lagen auch der Druck und der rechtzeitige Versand der Nominierungs- und Wahlanschreiben in der Verantwortung des Dienstleisters.
erklärt Dagmar Scheithauer.„Den Nominierungs- und Wahlzeitraum haben wir jeweils ziemlich lange laufen lassen. Auf diese Weise wollten wir sicherstellen, dass alle Autohäuser genügend Zeit zum Wählen haben – auch wenn sich die Briefzustellung vereinzelt verzögern sollte“,
Störungsfreie, sichere Wahl
Während des rund halbjährigen Projektzeitraums hatte der Volkswagen und Audi Partnerverband im Rahmen erweiterter Testkapazitäten mehrmals die Möglichkeit, die Funktionalität der Nominierungs- und Wahlplattform zu testen und individuelle Anpassungen am Frontend vornehmen zu lassen. Hierzu zählten beispielsweise Änderungen an den Einleitungstexten, dem Layout und den Nutzerhinweisen während des Wahlvorgangs. Gewünscht war außerdem, dass die Kandidierenden auf dem Stimmzettel mit Bild, Name und zusätzlichen Angaben zur Person angezeigt werden.
Die rund dreiwöchige Live-Wahl lief störungsfrei und für die Wählenden völlig unkompliziert ab. Die Wahlberechtigten gelangten über einen Link auf der Website des Partnerverbands direkt zum Login der Wahlplattform und erhielten durch Eingabe der Betriebsnummer und der Kennnummer aus dem Wahlschreiben Zugang zum Wahlraum. Die Stimmabgabe selbst war mit wenigen Klicks innerhalb weniger Minuten erledigt.
Während der Anmeldung in uniWAHL OWS läuft der Authentifizierungsprozess streng nach den Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab. Aspekte wie Datensparsamkeit, das Trennungsgebot und das Löschen sämtlicher Daten nach der Wahl werden zu hundert Prozent eingehalten. Da das Hosting im hochsicheren Rechenzentrum der Deutschen Telekom erfolgt, sind Wahlen mit uniWAHL OWS zudem bestens gegen Cyberangriffe geschützt.
Fazit: Online-Wahl mit idealem Service
Dem einwandfreien Projekt- und Wahlablauf entsprechend zeigte sich der Volkswagen und Audi Partnerverband mit dem Service der Electric Paper Informationssysteme GmbH äußerst zufrieden. Von der Programmierung über den Support bis zur Begleitung der Live-Wahl hat das uniWAHL-OWS-Gesamtkonzept die Wahlverantwortlichen rundum begeistert. Die relativ komplizierten Wahlanforderungen des VAPV wurden technisch exakt so umgesetzt, wie sich der Kunde dies vorgestellt hatte.
so Dagmar Scheithauer.„Ich bin sehr froh, dass wir uns für Electric Paper entschieden haben. Das gesamte Projekt hat mir sehr gut gefallen und unsere Ansprechpartner haben uns bei unseren Vorhaben jederzeit unterstützt. Wir würden uniWAHL OWS auf jeden Fall weiterempfehlen“,
Die Abstimmungen mit dem neuen Wahlsystem-Anbieter und die Neuanlage der Plattformen brachten dieses Mal zwar einen etwas höheren Zeitaufwand mit sich. Doch der VAPV ist sich sicher: Bei der nächsten Online-Wahl mit Electric Paper werden sich der Arbeits- und Abstimmungsaufwand deutlich reduzieren, da das Grundgerüst dann bereits steht. Zudem hat der Verband alle Abläufe intern ordentlich dokumentiert, sodass das Wissen und die Erfahrung aus diesem Projekt erhalten bleiben.
