Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt setzt auf scannerbasierte Auszählung vor Ort

Die Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt hat die Wahlzettel bislang manuell ausgezählt. Dies war jedoch stets mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden. Daher setzte die Volksbank daher auf die Unterstützung von Electric Paper für die maschinelle Auszählung der Stimmzettel.

Die regionale Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt lebt die Leitidee einer Genossenschaftsbank, die auf vier Säulen verankert ist: lokal verankert, überregional vernetzt, ihren Mitgliedern verpflichtet und demokratisch organisiert.

Im Jahr 2015 fusionierten die Volksbank Saaletal eG und die GERAER BANK eG zur Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt und setzten damit den Grundstein für eine erfolgreiche genossenschaftliche Zukunft. Beide Banken nahmen bereits in der Vergangenheit eine bedeutende Rolle im genossenschaftlichen Bankwesen in Ostthüringen ein. Zurzeit betreuen 330 Mitarbeiter knapp 80.000 Kunden an insgesamt 41 Filial- und SB-Standorten. Dabei können Mitglieder und Kunden einerseits die vorhandenen digitalen Kommunikationswege wählen, andererseits aber jederzeit die direkte und persönliche Kommunikation vor Ort in Anspruch nehmen.

Bei der alle vier Jahre stattfindenden Wahl der Mitglieder für die Vertreterversammlung, dem höchsten Organ der Genossenschaft, setzte die Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt 2016 im Rahmen eines Dienstleistungsprojekts die Erfassungssoftware TeleForm ein. Die verwendeten Stimmzettel wurden vorab mit TeleForm erstellt und bei der Direktwahl automatisiert erfasst und ausgewertet.

Die Vertreterwahl

Die Rechte der Mitglieder in den Angelegenheiten der Genossenschaft werden laut Satzung in der Vertreterversammlung ausgeübt, wenn die Mitgliederzahl 3.000 übersteigt. Dabei findet die Wahl der Vertreter alle vier Jahre statt. Für je 200 Mitglieder werden dabei gemäß geltender Wahlordnung ein Vertreter sowie mindestens fünf Ersatzvertreter gewählt.

Die Wahl folgt der Wahlordnung für die Vertreterwahl im Rahmen einer Personenwahl. Jedes Mitglied hat eine Stimme und gibt diese per geheimer Direktwahl am zugewiesenen Wahlstandort ab. Die Wahl ist als Personenwahl an den fünf Standorten Bad Blankenburg, Jena, Gera, Neuhaus und Bad Lobenstein mit insgesamt fast 25.000 Wahlberechtigten durchgeführt worden.

Schnellere und sichere Auszählung gewünscht

Für die Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt waren die relevanten Entscheidungsaspekte für eine Begleitung der Vertreterwahl durch Electric Paper und den Einsatz der Software TeleForm der Wunsch nach Schnelligkeit und hoher Qualität im Rahmen der Auszählung.

„Die Wahl als Ganzes ist so umfangreich geworden, da hat man keine Chance mehr, die Wahlzettel manuell auszuzählen. Das ist schlichtweg unmöglich geworden“,

so Andreas Hartmann, Teamleiter Marketing/Unternehmenskommunikation der Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt, der für die Vertreterwahl verantwortlich ist.

„Insgesamt ist das Wahlprozedere sehr komplex: Von 30 Personen, die sich zur Wahl stellen, können auf dem Stimmzettel bis zu 20 Personen angekreuzt und damit gewählt werden. Der Aufwand für eine manuelle Auszählung wäre damit sehr hoch und fehleranfällig gewesen“,

berichtet Andreas Hartmann weiter.

Erfahrener Anbieter überzeugt

Electric Paper Informationssysteme begleitete das Wahlprojekt mit dem Rundum-Service: Von der Erstellung der Wahlzettel bis zum Auszählen und Auswerten der Stimmen: In der Wahlvorbereitung wurden zunächst Layout und Design der einseitigen Stimmzettel in schwarz-weiß mit Logo festgelegt. Anschließend wurden in TeleForm die Druckvorlagen für jeden der fünf Wahlbezirke erstellt. Der Druck der Stimmzettel erfolgte bei der Volksbank selbst.

„Da gehört Vertrauen in das Produkt und die Dienstleistung dazu, um so eine umfangreiche und wichtige Wahl in die Hände eines Dienstleisters zu legen. Uns hat von vornherein überzeugt, dass Electric Paper einen umfangreichen Erfahrungsschatz im Thema Wahlen mitbringt“ ,

begründet Andreas Hartmann die Entscheidung.

Eine Wahlwoche an 5 Standorten

In fünf aufeinanderfolgenden Tagen wurde die Wahl der Vertreterversammlung als Personen- und Direktwahl in jedem der fünf oben genannten Wahllokale durchgeführt. In jedem Wahllokal wurden zwischen 200 und 650 Stimmzettel abgegeben.

Nach dem Abschluss des Direktwahlvorgangs wurden die abgegebenen Stimmzettel zunächst in gültige, ungültige und fragliche Stimmzettel sortiert und von einem Dokumentenscanner eingelesen. Die fraglichen Stimmzettel wurden über TeleForm im Rahmen der Sichtprüfung nach dem Vier-Augen- Prinzip verifiziert, bevor sie in die Auswertungsergebnisse mit eingeflossen sind.

„Die maschinelle Auswertung senkt den personellen und zeitlichen Aufwand – selbst in größeren Wahlbezirken haben wir mit TeleForm als ‚Wahlhelfer‘ nie mehr als eine halbe Stunde pro Bezirk für die Auszählung gebraucht“,

berichtet Andreas Hartmann.

Fazit: maschinelle Auszählung spart Zeit und Ressourcen

Ein extrem wichtiger Faktor sei die hohe Qualität des Ergebnisses und die Zeit: Durch TeleForm sei es möglich den zeitlichen Aufwand zu senken. Wären bei manueller Auszählung 10 Mitarbeiter mehrere Stunden beschäftigt gewesen, konnte mit dem Einsatz von TeleForm das Wahlergebnis noch zeitnah während der Veranstaltung kommuniziert werden.

Die Ziele einer schnellen und hochwertigen Datenerhebung sowie eines reibungslosen Ablaufes der maschinellen Auswertung und der eines nachvollziehbaren Wahlergebnisses seien vollständig erfüllt worden.

Auf die Frage, ob sich die Volksbank eG Gera • Jena • Rudolstadt auch in Zukunft die wahlbegleitende Unterstützung durch Electric Paper für Vertreterwahlen vorstellen kann, lacht Andreas Hartmann:

„Natürlich! Das kommt anders gar nicht mehr in Frage, das kann man nicht mehr manuell auszählen!