Bei der Wohnungsbaugenossenschaft ulmer heimstätte wählen die Mitglieder ihre Vertreter alle fünf Jahre per Brief. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und internes Personal einzusparen, suchte die Organisation nach einer wahlbegleitenden Komplettlösung. Fündig wurde sie beim Wahlsystem-Anbieter Electric Paper, der sowohl die Produktion und den Versand der Wahlunterlagen als auch die elektronische Auswertung der Stimmzettel übernahm.
Die ulmer heimstätte eG ist eine demokratisch organisierte Genossenschaft, die gute und bezahlbare Wohnungen in Ulm vermietet. Ihre rund 5.700 Mitglieder bilden eine starke Gemeinschaft, in der das Für- und Miteinander sowie die Stärkung des Einzelnen eine zentrale Rolle spielen.
Bei der Vertreterwahl, die in einem Turnus von fünf Jahren stattfindet, sind alle Genossenschaftsmitglieder gleichberechtigt. Unabhängig von der Anzahl der gezeichneten Mitgliedsanteile verfügt jede Person sowohl über aktives als auch über passives Wahlrecht. Als höchstes Organ entscheidet die Vertreterversammlung über bedeutsame Angelegenheiten der Genossenschaft, setzt sich für die Interessen der Mitglieder ein und wählt den Aufsichtsrat.
Wunsch nach mehr Effizienz
Wie schon in der Vergangenheit führte die ulmer heimstätte auch die Vertreterwahl 2025 als reine Briefwahl durch. Dieses Mal wollte die Wohnungsbaugenossenschaft jedoch nicht nur den Druck und Versand der Wahlunterlagen an einen externen Dienstleister auslagern, sondern auch die Auswertung der Stimmzettel. Anstelle einer aufwendigen manuellen Stimmenauszählung wünschte sich der Wahlausschuss eine digitalisierte Bearbeitung der Rückläufer.
erläutert Jürgen März, der bei der ulmer heimstätte für die Mitgliederbetreuung zuständig ist und dem Wahlvorstand angehört.„Früher haben wir die Stimmen in Handarbeit ausgezählt. Dafür mussten wir die halbe Belegschaft im Haus rekrutieren und vom Tagesgeschäft abziehen. Das bedeutete, dass rund 15 Personen einen ganzen Nachmittag lang für unsere Kunden nicht greifbar waren. Diesen personellen Aufwand wollten wir reduzieren“,
Darüber hinaus versprach sich die Genossenschaft von einer elektronischen Auswertung eine höhere Datenqualität und ein sicheres Wahlergebnis. Die Fehleranfälligkeit, die bei einer händischen Auszählung kaum vermeidbar ist, sollte durch das maschinelle Auszählungsverfahren deutlich gesenkt werden.
Stimmiges Komplettpaket überzeugt
Nachdem die ulmer heimstätte drei Angebote unterschiedlicher Anbieter eingeholt hatte, machte schlussendlich die Electric Paper Informationssysteme GmbH das Rennen. Das offerierte Leistungspaket entsprach den Anforderungen des Auftraggebers und bot alles in allem das beste Preis-Leistungsverhältnis.
Nach Beauftragung erstellte der Dienstleister zunächst die maschinenlesbaren Stimmzettel nach Kundenvorgabe. Das Besondere: Da 58 Vertreter:innen sowie 34 Ersatzvertreter:innen gewählt wurden und entsprechend viele Kandidat:innen zur Wahl standen, erforderte der Stimmzettel ein DIN-A4-Format in Überlänge. Das Anschreiben, den Wahlschein und eine Erinnerungspostkarte gestaltete das Marketing-Team der ulmer heimstätte indes selbst und lieferte die fertigen Druckvorlagen an Electric Paper.
Im nächsten Schritt produzierte der langjährige Druckpartner von Electric Paper sämtliche Wahlunterlagen und schickte diese zu den vereinbarten Terminen an die Genossenschaftsmitglieder. Nach Erhalt des Briefes hatten die Wahlberechtigten zwei Wochen Zeit, ihre Kreuzchen zu setzen und den Stimmzettel in einem vorfrankierten Rückumschlag an die ulmer heimstätte zurückzusenden.
berichtet Jürgen März.„Bereits während des Wahlzeitraums haben wir die Rückläufer tagesaktuell über das Registrierungstool uniWAHL Wahlraum erfasst. Auf diese Weise konnten wir die prozentuale Beteiligung im Auge behalten und zwischendurch bewerten, wie gut die Wahl läuft“,
Schnelle maschinelle Auszählung vor Ort
Nach Ende der Wahl reiste ein Mitarbeiter von Electric Paper nach Ulm, um die Stimmzettel beim Kunden vor Ort scannerund softwarebasiert auszuwerten. Hierfür stellte der Anbieter nicht nur einen Laptop, sondern auch einen A3-Scanner bereit, mit dem die überlangen Stimmzettel reibungslos eingelesen werden konnten.
Zu Beginn des Auswertungsprozesses öffnete der Wahlausschuss zunächst die Briefe und stapelte die Stimmzettel zu mehreren Häufchen. Parallel fing der Dienstleister an, die Belege einzuscannen und mit der Erfassungssoftware TeleForm digital zu verarbeiten.
Die Capturing-Plattform erkennt Ankreuzfelder, Handschriften und vieles mehr vollautomatisch, sodass sie Formulare intelligent lesen, analysieren und klassifizieren kann. Befinden sich unter den Dokumenten doppeldeutige oder fehlerhafte Belege, steuert das inkludierte Sichtprüfungs- und Korrekturmodul diese aus. Einzelne Stimmzettel, auf denen die Stimmabgabe nicht eindeutig zu erkennen war, überprüfte der Wahlausschuss dementsprechend persönlich und entschied über deren Gültigkeit.
erinnert sich Jürgen März.„Über das äußerst überschaubare Equipment waren wir anfangs durchaus überrascht. Doch letztlich hat die Auswertung der Stimmzettel damit einwandfrei funktioniert. Das elektronische Auslesen hat nur etwa 2 Stunden gedauert, der gesamte Prozess war innerhalb von gut 3 Stunden erledigt“,
Fazit: Deutliche Reduzierung des Aufwands
Dank der Wahlbegleitung durch Electric Paper war es der ulmer heimstätte möglich, ihre Vertreterwahl effizienter zu gestalten. Insbesondere die maschinelle Stimmenauswertung stellte für die Genossenschaft einen großen Pluspunkt dar: Mit dieser Dienstleistung sparte der Kunde am Auszählungstag nicht nur Zeit, sondern auch Personal. Das Wahlergebnis lag dem Wahlausschuss ohne übermäßigen Arbeitsaufwand wenige Stunden nach Auszählungsbeginn per Knopfdruck vor.
lobt Jürgen März„Das gesamte Paket war schlüssig, der Ablauf ging zügig vonstatten und unsere Anforderungen wurden gänzlich erfüllt. Man hat einfach auch gemerkt, dass Electric Paper mit der elektronischen Auszählung Erfahrung hat. Unser Eindruck vom Dienstleister war daher sehr positiv“,
Darüber hinaus ist dem Kunden die angenehme Zusammenarbeit mit dem Anbieter im Gedächtnis geblieben. Die Kollegen von Electric Paper seien stets freundlich und hilfsbereit gewesen, und Fragen ließen sich schnell am Telefon klären.
Aufgrund des erfolgreichen Projekts möchte die ulmer heimstätte zukünftig auf dem digitalen Weg bleiben. Für die nächste Vertreterwahl plant der Wahlausschuss, unter anderem wieder ein Angebot von Electric Paper einzuholen.
