Bei der Vertreterwahl 2025 hat die Schiffszimmerer-Genossenschaft zum ersten Mal die Unterstützung eines externen Dienstleisters in Anspruch genommen. Gefragt war eine Lösung, die Brief- und Online-Wahlverfahren nahtlos miteinander vereint. Überzeugen konnte das Full-Service-Angebot von Electric Paper, das eine unkomplizierte Abwicklung aus einer Hand sicherstellte und den internen Arbeitsaufwand des Kunden deutlich verringerte.
Die Allgemeine Deutsche Schiffszimmerer-Genossenschaft eG besteht bereits seit 150 Jahren und ist damit die älteste Wohnungsbaugenossenschaft Hamburgs. Ihren knapp 15.000 Mitgliedern stehen über 9.100 Wohnungen in mehr als 30 Quartieren zur Verfügung. Werte wie Fairness, gemeinschaftliches Handeln und Mitbestimmung werden bei den Schiffszimmerern großgeschrieben.
Über die Wahl der Vertreterversammlung haben die Mitglieder alle fünf Jahre die Möglichkeit, die Zukunft der Genossenschaft mitzugestalten. Jedes Mitglied ist in seinem Wahlbezirk zur Stimmabgabe berechtigt und kann sich als Kandidat:in aufstellen lassen. Auf 50 Mitglieder wählen die Wahlberechtigten je eine Vertreterin oder einen Vertreter sowie eine Ersatzvertreterin oder einen Ersatzvertreter.
Hoher Aufwand, sinkende Wahlbeteiligung
Vergangene Vertreterwahlen hat die Schiffszimmerer-Genossenschaft stets als reine Briefwahlen durchgeführt. Die Projektorganisation erfolgte dabei größtenteils im Haus: Vom Druck der Wahlunterlagen über die Kuvertierung und den Versand der Briefe bis zur Stimmenauszählung wurden die Wahlen fast komplett hausintern abgewickelt. Dies bedeutete für das mittelständische Unternehmen jedes Mal eine große Arbeitslast.
erläutert Jonas Schlüter, der bei den Schiffszimmerern für das Controlling zuständig ist und die Vertreterwahl 2025 mitorganisierte„Zugleich konnten wir beobachten, dass die Wahlbeteiligung im Laufe der letzten 20 bis 30 Jahre zurückgegangen war. Mit einer hybriden Wahl wollten wir einen Versuch starten, diesen Trend aufzuhalten. Die Option zur Online-Wahl sollte insbesondere unsere jüngeren Mitglieder ansprechen“,
Die rechtliche Grundlage für elektronische Wahlen hatte die Bundesregierung 2021 mit einer Novelle des Genossenschaftsgesetzes geschaffen. Auf ihr basiert eine Mustersatzung, die der GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e. V. herausgebracht hat und die den Schiffszimmerern als Vorlage für die Anpassung der eigenen Wahlordnung diente.
Brief- und Online-Wahl aus einer Hand
Als Dienstleister wählte die Wohnungsbaugenossenschaft die Electric Paper Informationssysteme GmbH, da im Leistungsumfang nicht nur die Umsetzung der Online-Wahl, sondern auch die Auslagerung der Briefwahl enthalten war. Dieses Komplettangebot hatte den großen Vorteil, dass der Kunde nicht zwei separate Anbieter beauftragen musste.
so Jonas Schlüter.„Hätten wir zusätzlich zum Wahlsystem-Anbieter eine Lösung für die Briefwahl suchen und einbinden müssen, wäre das unnötig kompliziert gewesen – gerade was die Zusammenführung der Wahlergebnisse angeht. Mit Electric Paper hatten wir hingegen einen festen Ansprechpartner, der uns alles aus einer Hand geboten hat“,
Neben dem Druck und Versand der Wahlunterlagen hat Electric Paper auch die Erstellung der Stimmzettel übernommen. Da es aufgrund des breiten Wohnungsbestands insgesamt 41 Wahlbezirke gab, waren entsprechend viele Stimmzettelvarianten zu gestalten. Eine besondere Aufgabe, die für den erfahrenen Anbieter jedoch keine große Herausforderung darstellte.
Online-Wahl punktet durch Einfachheit
Auch mit seinem Rundum-Service im Rahmen der Online-Wahl hat sich der Dienstleister aus Lüneburg von der Konkurrenz positiv abgehoben. Electric Paper kümmert sich auf Wunsch um die gesamte technische Realisierung inklusive Konfiguration des uniWAHL Online-Wahlsystems (OWS). Auf diese Weise müssen sich Kunden nicht selbst in die Wahlsoftware einarbeiten, sondern können sich voll und ganz auf das Know-how von Experten verlassen.
Das Wahlanschreiben der Schiffszimmerer enthielt einen QR-Code mit einem Link zur Online-Wahlkabine sowie die Zugangsdaten für die Anmeldung. PIN und TAN wurden wie bei einem Rubbellos hinter einem Scratch-Off-Feld versteckt, sodass ein unbemerkter Missbrauch der Login-Daten nicht möglich war.
berichtet Jonas Schlüter.„Die Online-Wahl wurde sehr gut angenommen: Knapp 40 Prozent der Wählenden haben sich für die internetbasierte Stimmabgabe entschieden. Auffällig war, dass wir von den Mitgliedern keinerlei Fragen zur Bedienung der Online- Oberfläche erhalten haben. Das hat absolut problemlos funktioniert“,
Bei den Briefwähler:innen sah das anders aus: Da die neue Wahlordnung zum ersten Mal die Nutzung eines Wahlscheins vorgeschrieben hatte, erreichten die Genossenschaft zahlreiche Anrufe zur korrekten Rücksendung der Stimmzettel. Zum Teil wurde der Wahlschein vergessen, sodass manche Stimmen für ungültig erklärt werden mussten.
Digitale Auszählung reduziert Komplexität
Eine große Hilfe bei der Erfassung der Rückläufer war die Registrierungssoftware uniWAHL Wahlraum. Mit einem Barcode-Scanner konnte das Wahlteam die Barcodes auf den Rücksendeumschlägen komfortabel einlesen und die Daten automatisiert mit der digitalen Wählerliste abgleichen. So ließen sich auch Doppelwähler, die sowohl per Brief als auch online abgestimmt hatten, einfach erkennen.
erläutert Jonas Schlüter.„Wir hatten festgelegt, dass bei einer Doppelwahl lediglich die Briefwahlstimme zählt. Die Online- Stimme konnten wir dann einfach per Knopfdruck deaktivieren. Das war äußerst praktisch“,
Nach Ablauf des zweiwöchigen Wahlzeitraums fand die maschinelle Auswertung der Stimmzettel bei den Schiffszimmerern vor Ort statt. Hierfür reiste ein kleines Team von Electric Paper mit der erforderlichen Hard- und Software nach Hamburg, um die scannergestützte Stimmenauszählung mit der Capturing- Plattform TeleForm durchzuführen. Die Software ist unter anderem in der Lage, Ankreuzfelder auszulesen und fehlerhafte oder uneindeutige Belege für die manuelle Sichtprüfung auszusteuern.
Sobald der Scanvorgang beendet war, führte der Anbieter die Stimmen der Briefwahl mit denen der Online-Wahl zusammen. Das Gesamtwahlergebnis lag somit innerhalb kürzester Zeit vor.
Fazit: Erfolgreicher Umstieg auf hybride Wahl
Dank des Rundum-Services für hybride Wahlen machte die Schiffszimmerer-Genossenschaft eine positive Projekterfahrung. Zum einen reduzierte sich der interne Arbeitsaufwand im Vergleich zu früheren Vertreterwahlen erheblich – durch die Auslagerung von Druck und Versand der Briefwahlunterlagen genauso wie durch die elektronische Stimmenauszählung. Zum anderen war der Kunde durch die technische Unterstützung des Anbieters in der Lage, seine allererste Online-Wahl reibungslos und stressfrei durchzuführen.
sagt Jonas Schlüter.„Dadurch, dass wir das Wahlsystem nicht selbst konfigurieren mussten und Electric Paper uns so engmaschig betreut hat, lief die Wahl für uns sehr angenehm ab. Unsere Mitglieder wiederum konnten von einer einfachen und schnellen Stimmabgabe über das Internet profitieren“,
Auch wenn die elektronische Wahl gut angenommen wurde, möchte die Genossenschaft die Briefwahl zukünftig nicht abschaffen. Denn zu den Mitgliedern der Schiffszimmerer zählen viele ältere Menschen, die eine papierbasierte Stimmabgabe noch immer bevorzugen. Eine hybride Wahl ist daher auch für das Wahljahr 2030 angedacht.
