Für die Wahlen der Pfarreiräte und Kirchenvorstände in über 200 unterschiedlichen Kirchengemeinden suchte das Bistum Münster eine Komplettlösung für hybride Wahlen. Diese sollte sowohl eine Plattform für die zentrale Steuerung aller Prozesse als auch ein System für sichere Online-Wahlen beinhalten. Mit der Wahlmanagement-Software Elektra und dem Online-Wahlsystem uniWAHL OWS wurde das komplexe Wahlprojekt in jeder Hinsicht ein voller Erfolg.
Das Bistum Münster ist eine römisch-katholische Diözese, die in zwei Bundesländern vertreten ist: In Nordrhein-Westfalen mit den Regionen Niederrhein, Münsterland und einem Teil vom Ruhrgebiet sowie in Niedersachsen mit dem Oldenburger Land. Ende 2025 waren in 208 Kirchengemeinden des Bistums rund 1,4 Millionen Katholik:innen dazu aufgerufen, die Pfarreiräte und Kirchenvorstände neu zu wählen. Im nordrhein-westfälischen Bistumsteil hatten gut 1,1 Millionen Wahlberechtigte zusätzlich die Möglichkeit, die Kirchenvorstände zu bestimmen.
Zu den Aufgaben der Pfarreiräte zählen unter anderem die Entwicklung der pastoralen Grundsätze der Vermögensverwaltung sowie die interne und externe Kommunikation. Die Kirchenvorstände wiederum kümmern sich um alle rechtlichen Angelegenheiten: Sie verwalten beispielsweise das Vermögen der Kirchengemeinden und entscheiden über Personal, Bauunterhaltung und Liegenschaften.
Wunsch nach effizienteren Wahlen
Die vergangenen Pfarreirats- und Kirchenvorstandswahlen des Bistums fanden als Urnenwahlen oder als allgemeine Briefwahl statt. Letzteres Wahlverfahren war jedoch suboptimal: Zwar war die Wahlbeteiligung im Gegensatz zur Urnenwahl deutlich höher. Jedoch brachte die allgemeine Briefwahl einen erheblichen organisatorischen Aufwand, einen immensen Papierverbrauch, zeitintensive manuelle Stimmenauszählungen sowie hohe Portokosten mit sich.
„So kam vor einigen Jahren die Überlegung auf, ob es nicht kosten- und ressourcensparender ist, zukünftig Online-Wahlen statt der allgemeinen Briefwahl anzubieten. Davon erhofften wir uns zudem eine aktive Ansprache von Jung und Alt“,
berichtet Markus Hollenhorst, der beim Bistum Münster als Sachgebietsleiter in der Fachstelle kirchliches Meldewesen und Strukturdatenmanagement tätig ist und 2025 die Wahlleitung innehatte.
Darüber hinaus wünschte sich das Bistum ein System, mit dem es die Daten aller Wahlteams zentral verwalten sowie sämtliche Wahlunterlagen generieren kann. Diese Lösung sollte nicht nur die zahlreichen administrativen Vorgänge für die Pfarreien deutlich vereinfachen. Sie sollte auch die sehr aufwendige Kommunikation verbessern. Bisher fand der Austausch nämlich in erster Linie via E-Mails und Excel-Tabellen statt.
Hohe Anforderungen an eine hybride Lösung
Gesucht war also ein IT-Dienstleister für hybride Wahlen, der neben einem Online-Wahlsystem auch eine Plattform für das Wahlmanagement von über 200 Pfarreien zur Verfügung stellt. Nach einer Internetrecherche stieß das Bistum schnell auf die Electric Paper Informationssysteme GmbH, die als einziger Online-Wahlanbieter eine Software für die Abwicklung solch dezentraler Gremienwahlen realisieren konnte.
An den Datenschutz und die Sicherheit stellte das Bistum Münster sehr hohe Anforderungen, sodass auch ein persönliches Gespräch mit dem Katholischen Datenschutzzentrum auf der Agenda stand. Viel Wert legte die Organisation unter anderem auf eine datensparsame Speicherung sowie die Verankerung von datenschutzrechtlichen Aspekten entlang der gesamten Verarbeitungskette. Außerdem musste die digitale Wahlkabine den Vorgaben von BITV 2.0 NRW entsprechend barrierefrei gestaltet sein.
„Nicht zuletzt war es uns wichtig, dass das System einheitliche Dokumente erzeugt und der Wahlsystemanbieter auch den Druck, die Produktion und den Versand der Wahlunterlagen koordiniert. Denn früher haben die Pfarreien die PDFs für die Druckerei selbst erstellt, was zu großen Problemen führte“,
erinnert sich Markus Hollenhorst.
So wurden in der Vergangenheit beispielsweise nicht immer alle Druckvorgaben eingehalten, sodass die Dateien in unterschiedlichen Formaten und Layouts an die Druckerei übermittelt wurden. Darüber hinaus stellten fehlerhafte Stimmzettel und nicht eingehaltene Deadlines eine Herausforderung dar.
Vereinfachte Projektorganisation via Wahlmanagement-Software
Mit der eigens entwickelten Wahlmanagement-Software Elektra kam eine Plattform zum Einsatz, die den gesamten hybriden Wahlprozess unterstützte – vom Onboarding der Kandidierenden über die Verwaltung des Wählerverzeichnisses bis zur Zusammenführung der Wahlergebnisse.
Im ersten Schritt ermöglichte die Lösung den Pfarreien eine strukturierte Erfassung aller Stammdaten. Hierzu zählten z. B. Informationen zu den Kandidierenden und den Wählenden. Auf dieser Grundlage ließen sich dann sämtliche Dokumente aus vorbereiteten Vorlagen auf Knopfdruck erzeugen – darunter Aushänge, Kandidatenvorstellungen und insgesamt über 300 unterschiedliche Stimmzettel. Dank der übersichtlichen Matrixdarstellungen über alle Kirchengemeinden hinweg hatte das Bistum jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Stand in jeder einzelnen Kirchengemeinde.
Schnittstellen zu Lettershops erlaubten es dem zentralen Projektteam zudem, den Versand der Wahleinladungen und Briefwahlunterlagen zu automatisieren, sodass eine fehlerfreie Abwicklung gewährleistet war. Angesichts der 20.000 Briefwahlanträge stellte dies eine enorme Arbeitserleichterung dar. Dank der vereinbarten Portooptimierung erzielte das Bistum zudem signifikante Einsparungen beim Versand.
„Auch wenn die Software an für sich gut bedienbar ist und sehr stabil läuft, war eine Einarbeitungsphase aufgrund der Komplexität des Wahlprojekts unabdingbar. Um die gut 1.400 Nutzer:innen mit der Funktionalität von Elektra vertraut zu machen, haben wir daher im Vorfeld Schulungen angeboten. An diesen Kursen nahm etwa ein Drittel der User teil“,
erläutert Markus Hollenhorst.
Breitere Zielgruppe durch Online-Wahl
Ebenfalls auf Basis der Daten in Elektra legte das Team von Electric Paper aus der Wahlmanagement-Lösung heraus die internetbasierten Wahlen an. Die Pfarreien konnten dabei selbst entscheiden, ob sie das elektronische Wahlportal ausschließlich, zusätzlich zu den Präsenz- und Briefwahlen oder gar nicht anbieten möchten.
Von den insgesamt 208 Pfarreien nutzten schließlich 62 Kirchengemeinden die Online-Plattform für die Kirchenvorstandswahlen, 51 für die Pfarreiratswahlen. Somit wurden in Summe über 900.000 Wahlberechtigungen ausgegeben.
Für jedes Gremium erhielten die Wahlberechtigten eine postalische Wahleinladung mit den Zugangsdaten zur Online-Wahlkabine. Über einen Zeitraum von fünf Wochen hinweg konnten sich die Wählenden damit in die digitale Wahlkabine einloggen – komfortabel von zu Hause aus per PC, Smartphone oder Tablet.
„Mit dem Online-Wahlportal haben wir eine deutlich jüngere Zielgruppe erreicht. Während das Alter der Urnenwähler:innen bei Mitte 50 aufwärts lag, nahmen an der Online-Wahl bereits 14-Jährige teil. Auch die 30- bis 40-Jährigen waren online stark vertreten“,
erzählt Markus Hollenhorst.
Höhere Beteiligung dank Online-Wahl
Doch auch Wähler:innen im fortgeschrittenen Alter scheuten sich nicht vor der zeitgemäßen Stimmabgabe über das Internet: Die älteste Online-Wählerin war 103 Jahre alt.
Zur hohen Akzeptanz der hybriden Lösung trugen sowohl die postalische Ansprache als auch eine breit angelegte Wahlkampagne bei. Eine informative Website, anschauliche Videos und Bekanntgaben in den Gottesdiensten weckten die Aufmerksamkeit der Gemeindemitglieder.
„Die Online-Wahl kam richtig gut an. Bei den Kirchenvorstandswahlen beispielsweise lag die Wahlbeteiligung in jenen Pfarreien, die elektronische Wahlen anboten, bei 16,4 %. In jenen Kirchengemeinden, die am Wochenende im November eine reine Urnenwahl durchführten, lag sie hingegen bei nur 4,8 %“,
so Markus Hollenhorst.
Damit das Bistum während der fünfwöchigen Online-Wahlphase über die aktuellen Entwicklungen stets im Bilde blieb, erhielt die Wahlleitung einen eigenen Zugang zum System. Darin ließ sich die Wahlbeteiligung auf einem Dashboard jederzeit abrufen.
Selbst in der allerletzten Minute vor Wahlende gaben einige Wählende noch ihre Stimmen ab. Sogar diese konnten für die Auszählung noch berücksichtigt werden. Start und Stopp der Wahl sowie das Anstoßen der elektronischen Auszählung erfolgten im 4-Augen-Prinzip mit Electric Paper. Die Wahlergebnisse wurden danach in wenigen Minuten an das Elektra Wahlmanagementsystem übertragen und waren sofort für alle Gemeinden einsehbar.
Volle Sicherheit und Kontrolle
Um bei der Online-Wahl für ein Höchstmaß an Cybersicherheit und Stabilität zu sorgen, führte Electric Paper vor den Wahlen einen Penetrationstest nach den OWASP-Kriterien des BSI durch. Darüber hinaus erfolgte das Hosting des uniWAHL Online-Wahlsystems wie gewünscht am Serverstandort Deutschland, in der leistungsfähigen T Cloud Public der Deutschen Telekom. Damit war eine 100-prozentige Verfügbarkeit ohne Cyberdefense-Vorfälle sichergestellt.
Ein gutes Gefühl gaben der Wahlleitung zudem die Testläufe, die vor der Live-Wahl stattfanden. Hierbei war es möglich, letzte Korrekturen an Texten, Farben, Logos und Logiken vorzunehmen.
„Außerdem hatten wir das uniWAHL Online-Wahlsystem bereits Anfang 2025 im Rahmen der Wahlen zu den Mitarbeitervertretungen im Einsatz. Dies gab uns die Gelegenheit, die Software erst einmal in einem kleineren Projekt zu testen und Optimierungspotenziale zu erkennen“,
erklärt Markus Hollenhorst.
In Anbetracht der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und Testwahlen verwundert es somit kaum, dass bei den Pfarreirats- und Kirchenvorstandswahlen am Ende alles reibungslos über die Bühne ging. Obwohl online über 100.000 Abstimmungsvorgänge durchgeführt wurden, gab es kaum Probleme. Dementsprechend wurde die Hotline, die das Bistum Münster für die Wähler:innen eingerichtet hatte, kaum genutzt.
Fazit: Wahlprojekt bringt beachtlichen Mehrwert
Sowohl Elektra als auch uniWAHL OWS brachten dem Bistum Münster zahlreiche Vorteile. Dank der übersichtlichen Wahlmanagement-Software war das zentrale Projektteam in der Lage, komplexe hybride Wahlen in Zusammenarbeit mit hunderten von Pfarreien fehlerfrei und stringent durchzuführen. Elektra ermöglichte jederzeit eine optimale Koordination der Aufgaben sowie eine einheitliche Umsetzung.
Mit den Online-Wahlen wiederum erreichte das Bistum deutlich mehr Wähler:innen als mit den Urnenwahlen. Insbesondere die gelungene Ansprache der jüngeren Katholik:innen machte einen klaren Unterschied: Im Vergleich zum Wahljahr 2021 stieg die Gesamtwahlbeteiligung dank der webbasierten Abstimmungsmöglichkeit von 3–5 % auf über 12 %. Ein Ergebnis, das für sich spricht.
Ganz nebenbei reduzierte die Online-Wahl den Arbeitsaufwand der Wahlteams merklich. Über 1,5 Millionen Stimmen wurden vollautomatisch erfasst und per Knopfdruck ausgewertet. Auf diese Weise sparten sich die Kirchengemeinden einen Großteil der zeitintensiven manuellen Auszählungen und damit tausende von Arbeitsstunden.
Nicht zuletzt konnte die intensive Betreuung durch das Team von Electric Paper überzeugen. Dieses leistete nicht nur einen Rund-um-die-Uhr-Support während des gesamten Wahlzeitraums. Es kümmerte sich auch um die kontinuierliche Weiterentwicklung der Elektra-Software.
„Wir hatten einen festen Ansprechpartner, der unser Vorhaben in allen Projektphasen zuverlässig begleitet hat und stets erreichbar war. Ganz egal, ob wir Unterstützung bei der Vorlagengestaltung der Wahldokumente benötigten oder Anpassungen am System wünschten: Wir haben uns immer bestens aufgehoben gefühlt“,
lobt Markus Hollenhorst die Zusammenarbeit.
