Effiziente und rechtssichere Online-Wahlen an der PH Freiburg

Für die Pädagogischen Hochschule Freiburg gab es mehrere Gründe, die Gremienwahlen 2021 online
durchzuführen. Neben Corona waren das vor allem der Wunsch, die Wahlbeteiligung zu erhöhen und
den Wahlvorgang zu erleichtern. Es gab aber auch Bedenken bei den Themen Datenschutz und Informationssicherheit. Ein Open-Source-Online-Wahlsystem und ein vertrauenswürdiger Dienstleister
konnten am Ende überzeugen.

Die Pädagogische Hochschule Freiburg ist eine bildungswissenschaftliche Hochschule mit Universitätsrang. Sie umfasst 3 Fakultäten und 16 Institute mit insgesamt 16 Bachelor- und
25 Masterstudiengängen. 2021 mussten unter Corona-Bedingungen die Wahlen der Verfassten Studierendenschaft, zum Senat und zu den Fakultätsräten organisiert werden. Wahlberechtigt waren ca. 5.000 Studierende und (eingeschriebene) Promovierende.

Lösung für eine Hochschul-Online-Wahl gesucht

„Unter Corona-Bedingungen wäre eine Präsenzwahl nicht nur wegen der Hygienebedingungen problematisch gewesen. Da die meisten Wahlberechtigten pandemiebedingt nicht vor Ort waren, hätten sie wegen der Wahl größere Entfernungen aus dem Umland auf sich nehmen müssen. Unter diesen Voraussetzungen sollten Online-Wahlen den Wahlvorgang erleichtern. Am Ende hatten wir damit so gute Erfahrungen gesammelt, dass wir zukünftige Gremienwahlen möglichst wieder online durchführen wollen – jedenfalls da, wo es sinnvoll ist“,

berichtet Damaris Braun, Verantwortliche aus der Hochschulverwaltung für die Einführung der Online-Wahl.

Die Hürden für eine Online-Wahl waren zunächst hoch. Es gab insbesondere Bedenken bei den Themen Informationssicherheit und Datenschutz. Da es keine Vorerfahrungen mit elektronischen Wahlen gab, stand auch die Unterstützung durch den Anbieter auf dem Prüfstand. Gemeinsam mit den beiden Beauftragten für Informationssicherheit und Datenschutz hatte die Hochschule die verfügbaren Lösungen am Markt gesichtet und intensiv geprüft. Dabei ging es um Aspekte wie das kryptografische Konzept, die Authentifizierungsmethoden, den Datenschutz für die Wählenden, den Leistungsumfang sowie die technische Zuverlässigkeit der Lösung und nicht zuletzt die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters. Nach dem Angebotsvergleich hat sich die PH Freiburg schließlich für Electric Paper Informationssysteme mit der uniWAHL-Software und der integrierten Open-Source-Komponente Online-Wahlsystem (OWS) entschieden.

„Electric Paper pflegt eine offene und ehrliche Kommunikation zum Kunden, nutzt Technologien auf dem Stand der Technik und ist auch in kritischen Fragen stets transparent“,

so Eric Bär der Informationssicherheitsbeauftragte an der PH Freiburg.

Wie ein Online-Wahlsystem umgesetzt wird

Vom Erstkontakt der Hochschule zum Lösungsanbieter im März bis zu den Wahlen im Juli blieb nur wenig Zeit für die Implementierung der Online-Wahlen. Hochschulintern mussten die Satzungen und die Wahlordnung für die Online-Wahlen angepasst werden. Die Wahl-Software selbst war grundsätzlich offen für unterschiedliche Wahl- und Auszählungsverfahren. Sie umfasste Möglichkeiten wie das Kumulieren und Panaschieren und erlaubte, gleichzeitig mehrere Hochschulwahlen durchzuführen. Parallel zur Softwareadaptierung fanden die hochschulspezifischen Wahlvorbereitungen statt.

Die Hochschule hatte mit dem Anbieter ein umfangreiches Servicepaket als „Concierge-Service“ mit festen Service-Zusagen (SLA) vereinbart. Es beinhaltete die Betreuung bei der Vorbereitung des gesamten Wahlzyklus sowie während der heißen Wahlphase und die Begleitung beim Go-live. Ein wichtiger Bestandteil war dabei die Schulung der Mitarbeitenden und die Bereitstellung von Arbeitshilfen wie Checklisten, Textbausteinen und FAQs.

Als zusätzliche Übungsmöglichkeit diente eine Testwahl mit einer Demo-Kabine. Frühzeitig vor dem Wahltermin wurde die elektronische Wahlumgebung gemäß dem Corporate Design der Hochschule gestaltet sowie die Anmeldemaske für die Wahl in das Hochschulintranet integriert.

Herausforderungen bei der Einführung der Online-Wahl

Mit den Wahlen der (studentischen) Mitglieder des Senats und der Fakultätsräte sowie des Studierendenrats wurden verschiedene Online-Wahlen parallel durchgeführt. Eine der zentralen Aufgabenstellungen war daher die Zuordnung der Wählenden zu den für sie zutreffenden Gremien. Durch das Anmeldeverfahren musste sichergestellt werden, dass alle
Wählenden nur die jeweils passenden Stimmzettel für ihren Fachbereich und ihre Gruppe erhielten. Eine Besonderheit bei der PH Freiburg war zudem die Möglichkeit, sich bei der Wahl bewusst enthalten zu können. Außerdem sollten die Wählenden einzelne Stimmzettel / Wahlen überspringen können. Schließlich musste das Wählerverzeichnis mehrmals kurzfristig aktualisiert werden, weil sich Wahlberechtigte exmatrikuliert hatten. Zur Absicherung der Informationssicherheit und des Datenschutzes galt bei allen zentralen Handlungen ein Vier-Augen-Prinzip.

„Wir hatten bei der Umsetzung der Online-Wahlen keine wirklichen Probleme. Das OWS Onlinewahlsystem unterstützt alle modernen Browser und kann sowohl auf PCs, Macs und Mobilgeräten verwendet werden. Dabei passt sich das Layout automatisch dem verfügbaren Platz an. Die optische Darstellung ist kontrastreich, verwendet gut lesbare Schriften und ist für die barrierefreie Nutzung optimiert. Es gab klare Regelungen für die Erreichbarkeit und bei den Zuständigkeiten. Wir konnten die Online-Wahlkabine nach unseren Wünschen anpassen und auch kurzfristig noch Veränderungen vornehmen“,

erläutert Nicole Seiter, die Wahlleiterin der PH Freiburg.

Viele Vorteile durch Online-Wahlen

Die Online-Wahl war für alle Wahlberechtigten an zwei Wahltagen verfügbar. Das Wahlportal wurde am ersten Wahltag um 9.00 Uhr geöffnet und am zweiten Wahltag um 16.00 Uhr geschlossen. So konnten die Gremienwahlen nicht nur Corona-konform umgesetzt werden, sondern waren aus Sicht der Hochschule zudem flexibler und familienfreundlicher als eine Präsenzwahl. Dementsprechend konnte die Wahlbeteiligung trotz der pandemiebedingten Herausforderungen gesteigert werden.

„Alle Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz wurden erfüllt. Durch die Open-Source-Lösung, die Offenheit des Anbieters sowie die umfangreiche Dokumentation war immer eine hohe Transparenz gegeben. Das Preis-Leistungs-Verhältnis war sehr gut und wir haben uns in jeder Phase gut aufgehoben gefühlt. Wir sehen Electric Paper auch bei zukünftigen Wahlen als Partner der ersten Wahl“,

fasst Damaris Braun das Fazit der PH Freiburg zusammen.