Alle fünf Jahre wählen die Mitglieder der Düsseldorfer Bau- und Spargenossenschaft eG ihre Vertreter:innen. Im Wahljahr 2024 sollte die Stimmabgabe zum ersten Mal in der Geschichte des Unternehmens nicht mehr per Urne und Brief, sondern online und per Brief erfolgen. Für die hybride Wahl stellte Electric Paper ein umfassendes Full-Service-Leistungsangebot zusammen, das eine nahtlose automatisierte Durchführung von analoger und digitaler Wahl ermöglichte.
Die Düsseldorfer Bau- und Spargenossenschaft eG (DüBS) baut zeitgemäße und zugleich bezahlbare Wohnungen in Düsseldorf und vermietet diese an ihre Mitglieder. Sie sieht sich als starke Gemeinschaft, für die soziale Werte und das Miteinander an erster Stelle stehen. Ihr Leitbild spiegelt sich auch im Aufbau der Organisation wider: Durch demokratisch gewählte Quartiersvertreter:innen sind die rund 3.000 Mitglieder stets an allen Unternehmensentscheidungen beteiligt. Die Vertreter:innen wählen unter anderem den Aufsichtsrat, wirken an wichtigen Projekten der DüBS mit und fungieren als Ansprechpartner für die Mietenden.
Hoher Zeitaufwand bei früheren Wahlen
Bis 2019 hat die DüBS ihre Vertreterwahlen als Präsenz- und Briefwahlen durchgeführt. Innerhalb der einzelnen Quartiere wurden kleine Wahlbüros eingerichtet, in denen die überwiegend älteren Mitglieder ihre Stimmen an der Urne abgeben konnten. Die Auswertung der Stimmzettel erfolgte manuell und gestaltete sich äußerst aufwändig.
erinnert sich Verena Weser, Assistentin des Vorstands bei der DüBS, die für die gesamte Organisation der Vertreterwahl zuständig ist.„Früher waren die Wahlen extrem zeitintensiv. Über Stunden hinweg haben wir die Stimmen in mehreren Zählergruppen ausgezählt und in einer Excelliste dokumentiert. Das war nicht nur fehleranfällig, wir benötigten auch jede Menge Wahlhelfer“,
Da die DüBS in den letzten Jahren immer mehr jüngere Mitglieder gewonnen hatte, entschied sich die Genossenschaft 2024 zum ersten Mal für eine hybride Wahl – eine Kombination aus Brief- und Online-Wahl. Dieses Modell passte mittlerweile deutlich besser zu der neuen Altersstruktur der Wahlberechtigten und dem sehr fortschrittlich ausgerichteten Unternehmen. Ziel der Digitalisierung war es, den Wahlprozess zu vereinfachen und eine rege Wahlbeteiligung zu erreichen.
Hybride Wahl mit Rundum-Service
Bevor die DüBS eine Online-Wahl durchführen konnte, waren zunächst die rechtlichen Grundlagen zu schaffen. So musste das Unternehmen beispielsweise seine Wahlordnung anpassen und dabei zahlreiche gesetzliche Anforderungen berücksichtigen – darunter datenschutzrechtliche und sicherheitsrelevante Vorgaben. Da elektronische Wahlen im Genossenschaftsumfeld noch nicht weit verbreitet waren, gestaltete sich dieser Part gar nicht so einfach. Unterstützung erhielt die DüBS unter anderem von ihrem IT-Partner Electric Paper, der für den gesamten Wahlprozess ein vollumfängliches Leistungspaket schnürte.
erläutert Verena Weser.„Ursprünglich waren wir nur auf der Suche nach einer Lösung für Online-Wahlen. Im Beratungsgespräch mit dem Dienstleister hat sich jedoch herausgestellt, dass wir auch einen Rundum-Service für die hybride Wahl buchen können. Das machte für uns absolut Sinn“,
Das Full-Service-Angebot der Electric Paper Informationssysteme GmbH beinhaltete mehrere Bausteine, die das komplette Wahlprojekt abdeckten: von der standortübergreifenden Organisation der Wahl und der Erstellung der Druckdienstleistungen über die Durchführung der Online-Wahl bis zur Prüfung der Wahlberechtigungen sowie der maschinellen Stimmenauszählung vor Ort.
Mehrere Tools aus einer Hand
Für eine technisch einwandfreie Abwicklung setzte der Anbieter unterschiedliche Softwarelösungen ein. Die Pflege der Stammdaten und die Anlage der Kandidierenden erfolgten über die webbasierte Wahlmanagement-Software Elektra. Mit ihr lassen sich dezentrale Wahlen effektiv koordinieren, Abläufe überwachen und alle Prozesse rechtssicher dokumentieren. Auf Basis der hinterlegten Daten erfolgte auch die automatisierte Erstellung der Anschreiben, Briefumschläge und maschinenlesbaren Stimmzettel.
Für die elektronische Wahl kam das uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) zum Einsatz, in dem die digitale Wahlkabine und die Login-Daten verwaltet werden. Die Lösung ermöglicht nicht nur eine unkomplizierte Stimmabgabe per PC oder Smartphone nach höchsten Sicherheitsstandards. Sie lässt sich auch nahtlos an Elektra anbinden und stellt so einen lückenlosen Datenaustausch ohne manuelles Eingreifen sicher. Zwei Testwahlen, an denen Wahlvorstand, Aufsichtsrat und eine Auszubildende teilnahmen, gaben dem Kunden die Möglichkeit zur Prüfung der Funktionalität und zu Nachjustierungen.
Nach der Live-Wahl fand schließlich die Capturing-Lösung Anwendung, welche Ankreuzfelder und Markierungen auf Papierbelegen zuverlässig erkennt:
so Verena Weser.„Electric Paper ist zu uns nach Düsseldorf gekommen und hat sowohl die Stimmen der Online-Wahl als auch die Stimmen der Briefwahl vor Ort maschinell ausgezählt. Die papierbasierten Stimmzettel wurden mit Dokumentenscannern ausgelesen, sodass wir die Ergebnisse der analogen und digitalen Wahl kurze Zeit später zusammenführen und präsentieren konnten“,
Keine Chance für doppelte Stimmabgabe
Damit kein Mitglied der DüBS zweimal wählen konnte, wurden die Briefrücksendungen noch vor dem Auszählen mit der Software uniWAHL Wahlraum auf doppelte Stimmabgaben überprüft. Hierfür waren auf allen Wahlscheinen Barcodes aufgedruckt, die mit einem Barcode-Scanner erfasst wurden.
sagt Verena Weser.„Während des Scanprozesses konnte man anhand eines roten oder grünen Signals erkennen, ob eine Person bereits online gewählt hatte oder nicht. Falls ja, zählte die digitale Stimmabgabe, und die Briefwahl wurde nicht gewertet. Ein aufwändiger manueller Abgleich war nicht erforderlich – das war wirklich sehr gut gelöst“,
Zwar hatten sich viele Mitglieder am Ende trotz der unkomplizierten Online-Wahl noch für die Briefwahl entschieden, doch das Feedback fiel durchweg positiv aus. Alleine für das Angebot einer Online-Wahl und die damit verbundene Vorreiterrolle im Genossenschaftsumfeld erhielt das Unternehmen viel Anerkennung.
Fazit: Lückenlose analoge und digitale Prozesse
Mit dem Full-Service-Angebot für hybride Wahlen erhielt die Düsseldorfer Bau- und Spargenossenschaft ein abgestimmtes Toolset aus einer Hand. An die Stelle aufwändiger Urnenwahlen in mehreren verteilten Wahlbüros trat eine zentral gesteuerte digitale Lösung, die eine sichere, datenschutzkonforme und rechtsgültige Stimmabgabe über das Internet ermöglicht.
Die Kombination der Wahlmanagement-Software Elektra mit dem Online-Wahlsystem uniWAHL OWS und der Erfassungssoftware TeleForm erlaubte nahtlos vernetzte Prozesse und eine automatisierte Auszählung. Auf diese Weise wurden die Grenzen zwischen analogen und digitalen Abläufen aufgebrochen und beide Wahlverfahren miteinander vereint.
fasst Verena Weser die Vorteile der Lösung zusammen.„Die hybride Wahl war ein rundum gelungenes Pilotprojekt. Die maschinelle Auszählung hat uns jede Menge Arbeit erspart, und die Stimmabgabe über das Internet war äußerst einfach. Sehr gut gefallen hat uns zudem, dass uns jederzeit ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite stand, der uns engmaschig betreut hat“,
Da Anbieter und Genossenschaft nun bereits gut aufeinander eingespielt sind, ist eine erneute Zusammenarbeit bei der nächsten Vertreterwahl äußerst wahrscheinlich. Den Rundum-Service werde das Unternehmen weiterempfehlen.
