Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf hat ihre Urnen- und Briefwahlen bisher mit einer selbstentwickelten Wahladministrationssoftware verwaltet. Für den Umstieg auf elektronische Wahlen benötigte die Hochschule jedoch eine ergänzende Lösung, mit der die Wählenden ihre Stimmen in einer digitalen Wahlkabine abgeben können. Mit uniWAHL OWS entschied sich der Wahlausschuss für eine Open-Source-Komponente, die ein harmonisches Zusammenspiel beider Systeme ermöglichte.
Als die Heinrich-Heine-Universität (HHU) Düsseldorf 1965 durch Umwandlung der Medizinischen Akademie unter dem Namen „Universität Düsseldorf“ gegründet wurde, startete sie mit der Medizinischen Fakultät. Kurz danach folgten die Mathematisch-Naturwissenschaftliche und die Philosophische Fakultät. Nachdem sie 1988 ihren heutigen Namen erhalten hatte, wurde sie in den 1990er Jahren um zwei weitere Fakultäten erweitert: die Wirtschaftswissenschaftliche und die Juristische Fakultät. Heute unterrichten an der Universität über 2.000 Lehrende rund 34.000 Studierende in mehr als 90 Studienfächern (Stand: 2023).
An der HHU finden jedes Jahr Gremienwahlen statt. Die Gruppe der Studierenden wählt ihre Vertreter:innen für den Senat, den Fakultätsrat und den Rat der Studentischen Hilfskräfte (SHK-Rat) jedes Jahr neu. Die anderen Mitgliedergruppen wählen alle zwei Jahre die Fakultätsräte und alle vier Jahre den Senat. Somit wechseln sich die „kleinen“ Wahlen der Studierenden jeweils mit den „mittleren“ und „großen“ Wahlen ab.
Viele Gründe für Online-Wahlen
Bei den „kleinen“ Wahlen 2024, die nur in der Gruppe der Studierenden stattfanden, nutzte die HHU erstmals ein Online- Wahlsystem. Von dem Wechsel auf eine elektronische Lösung versprach sich die Universität zum einen eine Steigerung der Wahlbeteiligung, die bei den Studierenden bisher sehr gering gewesen war. Der Gedanke war, die junge Generation über das Internet besser erreichen zu können. Zum anderen sollten aber auch Studierende und zukünftig Mitarbeitende, die sich im Ausland aufhalten, die Möglichkeit zu einer ortsunabhängigen Stimmenabgabe erhalten.
Darüber hinaus erhoffte sich die Wahlleitung, den administrativen Zeit- und Arbeitsaufwand mit Online-Wahlen reduzieren zu können. Insbesondere die Einrichtung des Wahllokals, die Durchführung der Wahlen und die Stimmenauszählung verursachten viel Arbeit, die ohne Wahlhelfer: innen nicht zu bewerkstelligen war. Hinzu kamen die vielen Briefwahlanträge, die der Wahlausschuss ebenfalls bearbeiten musste.
erzählt Kirsten Ugowski, Leiterin des Justitiariats an der HHU und seit 2019 Leiterin des Wahlamtes.„Meiner Ansicht nach wurden bei den Urnenwahlen auch Ressourcen vergeudet. Wir wollten immer den Worst Case vermeiden, dass uns während der Wahlen die Stimmzettel ausgehen. Meist mussten wir deshalb zu viele Stimmzettel drucken, die hinterher vernichtet wurden“,
uniWAHL OWS als Ergänzung
Zwar verfügte die HHU bereits über die selbstentwickelte Wahladministrationssoftware UDele, doch damit lassen sich keine Online-Wahlen realisieren. Mit einer Ausschreibung machte sich die Universität daher auf die Suche nach einem externen Anbieter, der diesen fehlenden Baustein ergänzen kann. Beim Vergabeverfahren setzte sich schließlich die Electric Paper Informationssysteme GmbH mit ihrer Open-Source- Komponente uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) durch.
erläutert Kirsten Ugowski.„Ausschlaggebend für die Entscheidung war vor allem die große Serviceorientierung. Electric Paper hat uns bereits im Vorfeld viele Fragen beantwortet und uns auch unaufgefordert zahlreiche Informationen und Dokumente übergeben. Außerdem war die Preisstruktur gut überschaubar“,
Ergebnis des Vergabeverfahrens war, dass sich die Hochschule direkt für einen vierjährigen Vertrag mit Electric Paper entschieden hat. Eine mehrjährige Zusammenarbeit hat zudem den Vorteil, dass das Wahlamt in den Folgejahren auf die etwas aufwändigere Einarbeitungsphase aufbauen kann. Dadurch minimiert sich der administrative Aufwand mittel- bis langfristig.
Überzeugende Open-Source-Lösung
Was die Eigenschaften der Lösung angeht, waren die Datensicherheit und die Datenschutzkonformität für die Universität besonders wichtig – nicht nur wegen der in NRW geltenden Verordnung für onlinegestützte Wahlen. Skeptische und kritische Stimmen zum Thema Datenschutz kamen vor allem von der Studierendenschaft.
berichtet Kirsten Ugowski.„Sehr hilfreich war, dass ich einen Link veröffentlichen durfte, über den die Studierenden den Open-Source-Quellcode aufrufen und überprüfen konnten. Das hat am Ende alle überzeugt“,
Auch Befürchtungen, dass die Einführung eines Online- Wahlsystems einen enormen Aufwand für die Universität und das Zentrum für Informations- und Medientechnologie bedeuten könnte, sollten sich am Ende als unbegründet herausstellen. Nach dem Projekt waren alle Beteiligten der Meinung, dass die Umsetzung längst nicht so arbeitsreich war wie gedacht.
Harmonisches Zusammenspiel
In der Umsetzungsphase hat das Zentrum für Informations- und Medientechnologie der HHU unter anderem die Anbindung von uniWAHL OWS an das System der Universität übernommen. Des Weiteren hat die IT den SmartLink zur digitalen Wahlkabine in das Identity-Management-Portal (IDM) der HHU integriert, sodass die Wahlberechtigten nach der Authentifizierung im IDM über eine Kachel zur digitalen Wahlkabine gelangen konnten.
Das Wahlamt kümmerte sich mithilfe der eigenen Wahladministrationssoftware beispielsweise um die Erstellung und den Druck der Briefwahlunterlagen. Darüber hinaus stellte die Wahlleitung mit UDele das Wählendenverzeichnis zusammen, pseudonymisierte dieses und importierte es in die WHL-Datei des Anbieters. Durch die Pseudonymisierung befinden sich keine personenbezogenen Daten auf den Servern von Electric Paper, sodass die Wählenden dem Wahlsystem klarschriftlich zu keinem Zeitpunkt bekannt sind.
Das Team von Electric Paper wiederum gestaltete in Zusammenarbeit mit dem Wahlamt die digitale Wahlkabine und die Stimmzettel und startete die Wahl im Beisein der Wahlleitung nach dem 4-Augen-Prinzip. Am Ende hat der Anbieter das Online-Wahlergebnis an die Wahlleitung übermittelt, die noch ein paar wenige Stimmen aus der Briefwahl hinzufügte.
verrät Kirsten Ugowski.„Das Zusammenspiel der beiden Systeme finde ich ziemlich perfekt. Wir werden mit dem Anbieter sicherlich noch mal besprechen, ob man das zukünftig weiter ausbauen kann“,
Fazit: Entspannte, störungsfreie Wahlphase
Dass sich die aktuelle Wahlbeteiligung während der Wahl jederzeit über das System verfolgen ließ, fand die Wahlleitung besonders komfortabel. Denn so war es möglich zu prüfen, ob Marketingmaßnahmen wie Wahl-Posts auf Social Media Auswirkungen auf die Teilnahme haben. Zudem konnte der Wahlausschuss Erkenntnisse darüber gewinnen, ob der Wahlzeitraum ausreichend oder eventuell zu lang war.
Ebenfalls positiv erwähnte die Wahlleitung die geringe Fehleranfälligkeit der elektronischen Lösung. Nicht zuletzt sei die Wahlphase deutlich entspannter abgelaufen, auch wenn die Neu-Einführung des Online-Wahlsystems in der Vorbereitung etwas mehr Arbeit bedeutete.
sagt Kirsten Ugowski.„Wir haben jetzt ja das Grundkonstrukt, auf dem wir ab 2025 aufbauen können. Dadurch erhoffe ich mir, dass ich in den nächsten Jahren mehr Zeit dafür haben werde, weitere Strategien für die Erhöhung der Wahlbeteiligung zu entwickeln“,
Zwar hat die Universität durch die Online-Wahl 2024 tatsächlich mehr Studierende für die Stimmenabgabe gewinnen können, doch Luft nach oben besteht weiterhin. Bemerkenswert sei hingegen gewesen, dass während und nach der Wahl keinerlei Kritik und kaum Fragen im Wahlamt angekommen seien. Dies lässt auf einen reibungslosen Wahlablauf und eine hohe Nutzerakzeptanz schließen.
