Die Hochschule Ruhr West wollte ihren Hochschullehrenden, Mitarbeitenden und Studierenden zeitgemäße und möglichst einfache Wahlen ermöglichen. Hierfür suchte sie eine webbasierte Lösung, die ein gutes Nutzererlebnis bietet und gleichzeitig mit der uniWAHL-Kernsoftware kompatibel ist. Mit dem Modul uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) setzte die Hochschule auf eine Lösung, die maximalen Komfort für Wählende und Wahlvorstand bietet.
Die Hochschule Ruhr West ist eine 2009 gegründete staatliche Hochschule mit Schwerpunkt im MINT-Bereich und den Standorten Mülheim an der Ruhr und Bottrop. Regelmäßig führt die Hochschule Gremienwahlen durch, wobei nur die Gruppe der Studierenden ihre Vertreter:innen jährlich wählt. Die Amtszeit der drei restlichen Gruppen – Hochschullehrende, akademische Mitarbeitende und Mitarbeitende in Technik und Verwaltung – beträgt jeweils zwei Jahre.
Wunsch nach modernen Wahlen
Während der Coronazeit, als sich Präsenzwahlen nur schwer umsetzen ließen, festigte sich nicht nur in den Hochschulgremien der Wunsch nach digitalen Wahlen. Auch dem Wahlvorstand war es ein Anliegen, an der überwiegend technisch ausgerichteten Hochschule ein fortschrittliches und innovatives Wahlverfahren zu etablieren. Durch die ortsungebundene Stimmabgabe sollte Wählen einfacher, ressourcenschonender und barrierefrei werden.
beschreibt Elvira Bonati, Referentin für Hochschulgremien und Organisatorin der Gremienwahlen an der Hochschule Ruhr West, die damaligen Aufwände.„Die Urnen- und Briefwahlen waren mit einem enorm hohen Papierverbrauch verbunden. Außerdem benötigten wir an den Wahltagen zusätzliches Personal, das uns bei der Betreuung der Wahllokale und der Stimmenauszählung unterstützt“,
Das Land Nordrhein-Westfalen schaffte mit der Onlinewahlverordnung vom 30. Oktober 2020 die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Wahlen, und nach Anpassungen der Wahlordnung für die Gremien und der Wahlordnung für die Studierendenschaft konnten im Jahr 2022 zum ersten Mal Online-Wahlen für alle Wählergruppen stattfinden.
Individuelle Anforderungen
Zwei Jahre später entschied sich die Hochschule Ruhr West dafür, die großen Wahlen 2024 mit ihrem langjährigen Partner Electric Paper durchzuführen. Hierfür gab es vor allem zwei Gründe: Zum einen nutzte die HRW schon seit einiger Zeit die uniWAHL-Kernsoftware zur Verwaltung der Gremienwahlen. Von dem Online-Wahlsystem uniWAHL OWS erhoffte man sich daher eine hohe Kompatibilität ohne Systembruch.
Zum anderen stellte der Lüneburger Wahlsystem-Anbieter eine optimierte Lösung für die spezifischen Anforderungen der Hochschule in Aussicht. So sollte sich der Wahlprozess für Wahlberechtigte, die ihre Stimmen sowohl für die Hochschulgremien als auch für die studentischen Organe abgeben dürfen, deutlich vereinfachen.
erläutert Elvira Bonati.„Ein akademisches Mitglied beispielsweise, das gleichzeitig in einem Masterstudiengang an der HRW eingeschrieben ist, gehört bei den Wahlen der Hochschulgremien zur Wählergruppe der „akademischen Mitarbeiter:innen“ und bei den Wahlen der studentischen Organe der Wählergruppe der „Studierenden“ an. Damit diese Person nicht zwei voneinander getrennte Wahlvorgänge durchlaufen muss, sollten die Stimmzettel aller Gremien auf einer Wahloberfläche untereinander aufgelistet sein“,
Authentifizierung via Link
Um die Stimmabgabe noch komfortabler zu gestalten setzte Electric Paper die sogenannte E-Mail-Authentifizierung ein. Bei diesem Verfahren versendet der Anbieter die Wahleinladungen über das Online-Wahlsystem. Der in der Nachricht enthaltene Link zur digitalen Wahlkabine besteht aus einer dynamischen URL, die bereits den Code zur Authentifizierung des Wahlberechtigten enthält. Klickt der Wählende auf den Link, erhält er direkten Zugang zum virtuellen Wahlraum – ohne sich mit PIN und TAN einloggen zu müssen.
Für den Versand der Wahleinladungen war es nötig, dass die Hochschule die E-Mail-Adressen der Wahlberechtigten an den Dienstleister weitergibt. Nach eingehender Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Hochschule erhielt Electric Paper grünes Licht: Da der E-Mail-Versand im Auftrag zur Datenverarbeitung bereits berücksichtigt war, brachte die Übergabe der E-Mail-Adressen keine rechtlichen Hürden mit sich. Die Verarbeitung der Mail-Adressen erfolgte DSGVO-konform gemäß Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 25 Abs. 2.
Einfache Nutzerführung
Vor der eigentlichen Wahl hatte der Wahlvorstand die Möglichkeit, die Funktionalität des Wahlvorgangs zu testen und das Layout der Wahlkabine zu überprüfen. Nach den Testwahlen tauschten sich Anbieter und Kunde über das Ergebnis aus und stimmten sich über die gewünschten Optimierungen aus. Besonderes Augenmerk lag dabei auf die korrekte Zuordnung der Wählergruppen und eine möglichst intuitive Nutzererfahrung.
berichtet Elvira Bonati.„Uns war es wichtig, dass die Wählenden ihre Stimmabgabe zweimal bestätigen müssen und eine Kontrollfrage erhalten, ob sie sich ihrer Entscheidung wirklich sicher sind. Wie das positive Feedback der Wahlteilnehmerinnen und Wahlteilnehmer zeigte, kam diese Nutzerführung sehr gut an“,
Dass sich die Nutzer auf der Wahloberfläche problemlos zurechtfanden, hing auch mit der guten internen Kommunikation zusammen. So hatte die Wahlleitung die Wählergruppen im Vorfeld darüber informiert, wie die Wahl im System genau abläuft.
Rundum positive Erfahrungen
Trotz des relativ knappen Projektzeitraums von rund zwei Monaten konnte das Projekt zur vollen Zufriedenheit der Hochschule realisiert werden.
lobt Elvira Bonati die Zusammenarbeit.„Dass es möglich war, dieses große Wahlprojekt innerhalb eines so kurzen Zeitraums umzusetzen, hat uns beeindruckt. Vor allem die Lösungen zu unseren hochschulspezifischen Besonderheiten schätzten wir sehr. Electric Paper hat sehr schnell auch auf kurzfristige Anfragen lösungsorientiert reagiert und uns während des gesamten Prozesses optimal unterstützt,
Fazit: Komfortable, nachhaltige Lösung
Alles in allem erwies sich das uniWAHL OWS für die Hochschule Ruhr West als effiziente Lösung, die eine nutzerfreundliche und nachhaltige Durchführung internetbasierter Gremienwahlen ermöglichte. Dass mehrfach Wahlberechtigte ihre Stimmen über eine einzige Wahloberfläche abgeben konnten, stellte der Wahlleitung zufolge einen besonders großen Pluspunkt dar. Aber auch das einfach bedienbare User Interface, der komfortable Zugang via E-Mail-Authentifizierung sowie die schnelle Stimmenauszählung konnten überzeugen.
In der Vorbereitungsphase profitierte die Wahlleitung von der nahtlosen Anbindung der Kernsoftware an das Online-Wahlsystem. Die einwandfreie Kompatibilität des Hauptsystems mit dem Zusatzmodul sorgte für eine einfache, reibungslose Übertragung der Wahldaten. Aufgrund der positiven Erfahrungen möchte die Hochschule Ruhr West auch in Zukunft Online-Wahlen durchführen – dann gerne wieder mit demselben Anbieter.
