Lange Zeit hat die Sparda-Bank Südwest ihre Vertreterwahlen als reine Briefwahlen durchgeführt. Um ihren Mitgliedern die Teilnahme an der Wahl zukünftig zu erleichtern und den hohen Aufwand für die Stimmenauszählung zu verringern, entschied sich die Genossenschaftsbank 2025 erstmals für eine hybride Wahl. Von ihrem Partner Electric Paper erhielt sie hierbei einen professionellen Full-Service inklusive Druck und Versand der Wahlunterlagen, Online-Wahlsystem und automatisierter Auszählung.
Die Sparda-Bank Südwest eG mit Sitz in Mainz ist eine der größten und mitgliederstärksten Genossenschaftsbanken in Deutschland. Werte wie Fairness, Gemeinschaft und Nachhaltigkeit sind für die Organisation von zentraler Bedeutung. So setzt sie sich beispielsweise nicht nur für eine bestmögliche Förderung ihrer Mitglieder und Mitarbeitenden ein, sondern unterstützt auch gemeinnützige Projekte in der Region. Dabei berücksichtigt sie stets ökologische, soziale und ethische Aspekte.
Durch ihre Genossenschaftsanteile sind die über 400.000 Kund:innen der Sparda-Bank Südwest gleichzeitig Miteigen- tümer:innen und somit an allen wichtigen Entscheidungen beteiligt. Alle fünf Jahre können sie ihre Vertreter:innen wählen, die sich dann in der jährlichen Vertreterversammlung für die Interessen der Mitglieder einsetzen.
Online-Wahl soll Prozesse vereinfachen
Bis 2020 fanden die Wahlen zur Vertreterversammlung als reine Briefwahlen statt. Dabei erforderte insbesondere die manuelle Stimmenauszählung stets einen sehr großen personellen und zeitlichen Aufwand. Bei der letzten Wahl waren 30 Wahlhelfer:innen sieben Tage lang damit beschäftigt, die Briefumschläge der 55.000 Rückläufer per Hand zu öffnen und die Stimmzettel auszuwerten.
berichtet Alexander Rabe, verantwortlich für den Bereich Inhouse Consulting, Vorstandsstab bei der Sparda-Bank Südwest und seit 1995 Projektleiter für die Vertreterwahlen.„Doch auch für die Wählenden ist eine Briefwahl zeitintensiv. Sie müssen den Stimmzettel ausfüllen, in einen Briefumschlag stecken und diesen zur Post bringen. Mit einer Online-Wahl wollten wir daher nicht nur unseren prozessualen Aufwand reduzieren, sondern auch die Hürde zur Wahlteilnahme niedriger gestalten“,
Durch ein Schreiben wurde Rabe kurz vor der Wahl auf die Electric Paper Informationssysteme GmbH und ihr Dienstleistungsangebot für hybride Wahlen aufmerksam. Nachdem er sich auf der Website des Anbieters über dessen Qualifikationen und Referenzen informiert hatte, suchte er direkt den Kontakt mit dem Vertriebsteam. Sowohl die Leistungsbeschreibungen als auch die Referenzliste, in der sich unter anderem namhafte Konzerne befinden, erweckten den Eindruck eines etablierten, vertrauenswürdigen Partners.
Wunsch nach einstufigem Versandverfahren
Zu den wichtigsten Entscheidungskriterien zählte für die Sparda-Bank Südwest ein einstufiges Verfahren für den Versand der Briefwahlunterlagen und der Zugangsdaten zur Online-Wahlkabine. Beide Wahloptionen sollten also mit ein und demselben Wahlanschreiben abgedeckt sein.
erläutert Alexander Rabe.„Vor fünf Jahren konnte uns ein anderer Anbieter lediglich ein mehrstufiges Verfahren anbieten. Demnach hätten die Wählenden zunächst nur die Briefwahlunterlagen erhalten und danach auf Wunsch die Online-Zugangsdaten anfordern müssen. Für uns hätte das doppelte Portokosten, mehr Erfassungsaufwand und eine Anpassung der Satzung nach sich gezogen. Das wollten wir nicht“,
Erfreulicherweise war Electric Paper durch die Kooperation mit einem Druckdienstleister in der Lage, den Wunsch nach einer unkomplizierten Versandlösung zu erfüllen. Dabei profitierte der Kunde sogar von einer Portooptimierung mit mehr als 40 % Kostenersparnis!
Ein weiterer Pluspunkt: Im Gespräch mit Electric Paper stellte sich heraus, dass der Wahlsystem-Anbieter nicht nur den Druck und Versand der Wahlunterlagen mit individualisiertem Anschreiben sowie die technische Umsetzung der Online-Wahl übernehmen kann. Als zusätzliche Dienstleistung war ebenso die maschinelle Erfassung und Auszählung der Stimmzettel buchbar.
Reibungslose Online-Wahl
Das Online-Wahlsystem hat Electric Paper in enger Abstimmung mit dem Kunden an die Vorgaben der Sparda-Bank Südwest angepasst und dabei alle Grundsätze der Satzung berücksichtigt. Dank einer Demoversion konnte die Projektleitung in Ruhe die Funktionalität testen und die einzelnen Elemente der Online-Wahlkabine individuell konfigurieren. Kurz vor der eigentlichen Wahl setzte der Anbieter eine zweite Testwahl auf, die mit den Echtdaten durchgeführt wurde und inhaltlich der Live-Wahl entsprach.
freut sich Alexander Rabe.„Als wir gesehen haben, dass alles reibungslos funktioniert, hat uns das ein gutes Gefühl gegeben. Nach den Testwahlen waren wir zuversichtlich, dass auch bei der Echtwahl alles störungsfrei über die Bühne geht. Und das hat sich dann auch bestätigt: Die Online-Wahl hat wunderbar funktioniert und ist komplett ruhig abgelaufen“,
Die Wahleinladung erreichte die Wahlberechtigten pünktlich zum Beginn der Live-Wahl. Darin enthalten waren unter anderem der Stimmzettel und ein Rücksendeumschlag für die Briefwahl, der Link und ein QR-Code zur Online-Wahlplattform sowie der Benutzernamen für den Login. Das Passwort hingegen stand aus Sicherheitsgründen nicht im Brief, sondern war ein Merkmal, das den Mitgliedern bereits bekannt war.
Maschinelle Auszählung spart viel Zeit
Nach dem rund zehnwöchigen Wahlzeitraum reiste das Team von Electric Paper für zwei Tage zur Sparda-Bank Südwest nach Mainz, um die zurückgekommenen Stimmzettel der Briefwahl zusammen mit dem Wahlausschuss und 15 Auszubildenden auszuzählen und das Gesamtwahlergebnis zu ermitteln. Hierfür baute der Anbieter zunächst die gesamte IT-Infrastruktur inklusive Notebooks und Scannern auf.
Zunächst wurden die Barcodes auf den Briefumschlägen mit Handscannern erfasst, sodass die Software uniWAHL Wahlraum im Hintergrund prüfen konnte, ob das Mitglied bereits online gewählt hatte. Falls ja, erschien ein rotes Signal und der jeweilige Brief wurde aussortiert, sodass keine doppelte Stimmabgabe möglich war.
Im nächsten Schritt kam der elektrische Brieföffner von Electric Paper zum Einsatz, der etwa 300 Briefe pro Minute aufschlitzen kann. Schließlich wurden die Stimmzettel sortiert, gestapelt und mit Dokumenten-Scannern eingescannt, sodass die Erfassungssoftware TeleForm die Kreuze auslesen konnte. Ein paar wenige Belege, auf denen die Angaben nicht eindeutig waren, hat der Wahlausschuss noch einmal selbst begutachtet und als gültig oder ungültig bewertet.
Fazit: Maximale Effizienz durch Full-Service
Insgesamt haben die Sparda-Bank Südwest und Electric Paper auf diese Weise nur sechs Stunden benötigt, um 33.000 Stimmzettel scannerbasiert auszuzählen. Dank Online-Wahl und maschineller Auswertung kam der Kunde im Vergleich zur letzten Wahl mit der Hälfte der Wahlhelfer:innen und einem Bruchteil der Zeit aus. Nicht nur hat sich die Anzahl der Briefwähler:innen deutlich reduziert, sondern auch der Auszählprozess massiv beschleunigt.
Von der Effizienz der Lösung war der Kunde somit am Ende voll und ganz überzeugt. Dass Electric Paper alle Leistungen aus einer Hand bereitstellte, machte das Projekt für die Genossenschaftsbank besonders komfortabel und angenehm. Nicht zuletzt konnten der umfangreiche Service und der lösungsorientierte Support des Anbieters kräftig punkten:
sagt Alexander Rabe.„Für unsere Anpassungswünsche hat Electric Paper immer eine Lösung gefunden. Nie hatte ich das Gefühl, von Pontius zu Pilatus geschickt zu werden. Im Gegenteil: Ein persönlicher Ansprechpartner sorgte stets dafür, dass alle Fäden an einer Stelle nahtlos zusammenlaufen. Für mich ist Electric Paper somit eine klare Weiterempfehlung“,
