Einfach, rechtssicher und digital: So sollten die Gremienwahlen der PH Heidelberg zukünftig ablaufen. Die Hochschule entschied sich für das Online-Wahlsystem der Electric Paper Informationssysteme
GmbH (uniWAHL OWS). In diesem Bericht lesen Sie, wie Onboarding und Wahltag abliefen und welches Fazit die Wahlleitung zieht.
Zeit für den nächsten Schritt der digitalen Transformation
Die PH Heidelberg hatte ihre Wahlen bisher als tradionelle Urnenwahl und während der Pandemie als Briefwahl durchgeführt. „Wäre die Corona-Pandemie nicht gewesen, hätten wir schon vor ein, zwei Jahren den Wechsel vollzogen“, so Andreas Reuther, Leiter des Studienbüros und Wahlleiter der Hochschule.
Die Studierenden hatten sich seit Langem eine Möglichkeit zur Online-Wahl gewünscht und auch die Hochschulleitung sah längst die Vorteile des digitalen Wegs: keine Druck- und
Versandkosten, weniger Personaleinsatz und Zeitaufwand für Vorbereitung und Auswertung der Wahlen. Kurz: Es wäre eine kosteneffiziente und nachhaltige Lösung.
„Wahlen digital stattfinden zu lassen, betrachten wir als notwendigen nächsten Schritt unserer digitalen Transformation als Hochschule“, betont Christine Schreber, Referentin
des Rektorats. „Es ist eine Maßnahme, um unsere Prozesse zukunftsfähig zu machen.“
Um das Risiko zu minimieren, suchten Andreas Reuther und Christine Schreber nach einem Tool für Online-Wahlen, mit dem sie zunächst die „kleinen Wahlen“ im Juli 2022, die Wahl der Studierendenvertreter, im Folgejahr dann die „großen Wahlen“umsetzen wollten.
Referenzen schafften Vertrauen
Auf die Ausschreibung bewarben sich mehrere Anbieter, die
grundsätzlich die speziellen Anforderungen an Hochschulwahlen mit ihren Plattformen abbilden konnten. Der enge Austausch mit anderen Hochschulen vereinfachte allerdings die Entscheidung.
erinnert sich Andreas Reuther„Electric Paper wurde uns am häufigsten empfohlen“,
Die Online-Demo des Tools überzeugte Christine Schreber genauso wie die faire und flexible Vertragsgestaltung:
Die Hochschule konnte das System bei der ersten Wahl einsetzen, Erfahrungen sammeln und sich dann für oder gegen eine langfristige Bindung entscheiden.
berichtet Andreas Reuther.„Andere Anbieter haben sehr starre Vertragsmodelle, Electric Paper ist auf unsere Wünsche eingegangen. Das war ein großer Pluspunkt“,
Besondere Herausforderung: Integration ins
HIS-System
Electric Paper übernahm die Installation der lokalen Anwendung uniWAHL und Anbindung der Online-Wahlkomponente (OWS). Eine besondere Herausforderung: Die PH Heidelberg wollte die Online-Wahl für Studierende mit einem Link direkt aus der HIS Campus Plattform heraus ermöglichen. Die Funktion ließ sich bis dato nicht mit uniWAHL OWS abbilden. Innerhalb von acht Wochen entwickelte Electric Paper eine Integration, die seitdem sämtlichen Kunden für ihre Online-Wahlen zur Verfügung steht.
hebt Andreas Reuther die Leistung der IT-Spezialisten hervor„Das war schon beeindruckend, wie schnell die Integration ins HIS-System realisiert wurde“,
So komplex die Entwicklungsarbeit im Hintergrund war, das Ergebnis ist in der Anwendung einfach: Wenn sich Studierende ins HIS-Portal einloggen, wird ihnen ein Widget mit einem Wahl-Hinweis angezeigt. Der dort hinterlegte Smart Link führt sie zum digitalen Stimmzettel. Der Link ist personalisiert und nur einmal benutzbar, so dass Doppelabstimmungen ausgeschlossen sind.
Strukturiertes Onboarding und Rundum-Service
Da die Wahlverantwortlichen kein tiefes Technik-Knowhow mitbrachten, legten sie Wert auf eine intuitive Benutzbarkeit der Anwendung und ein gutes Onboarding durch den Anbieter. „Wir haben uns von unserem Projektmanager bei Electric Paper jederzeit gut betreut gefühlt“, so Christine Schreber. In zwei kurzen Online-Schulungen vermittelte der uniWAHL-Anbieter, wie sie und Andreas Reuther sicher mit der neuen Anwendung arbeiten konnten.
„Andere Software-Anbieter schicken dir eine Dokumentation und lassen dich mit ihr allein. Das ist bei Electric Paper anders.“,
Nach der Einführung pflegte Andreas Reuther die Wahldaten sukzessive in das System ein und konfigurierte die Wahlbedingungen. Dennoch kamen hier und da Fragen auf. Eine Antwort ließ aber nie lange auf sich warten.
fasst Andreas Reuther zusammen„Unser Ansprechpartner war wirklich jederzeit ansprechbar für uns. Wir konnten ihn mobil erreichen und bekamen immer unkompliziert Unterstützung. Der Service von Electric Paper verdient klar 10 von
10 Punkten“,
Viel Konfigurationsarbeit war nur einmalig zu erledigen. Das heißt: Für die kommenden Wahlen würde das Team nicht nur von der eigenen Erfahrung profitieren, sondern hätte ohnehin einen geringen manuellen Vorbereitungsaufwand.
