Mehrere Jahre hat die Universität Duisburg-Essen ihre digitalen Gremienwahlen auf Basis von zwei verschiedenen Wahlsystemen durchgeführt. Um diesen Medienbruch zukünftig zu vermeiden und den Wahlprozess zu optimieren, wünschte sich die Wahlleitung eine einheitliche Lösung aus einer Hand. Mit Integration des uniWAHL Online-Wahlsystems in die Kernsoftware erhielt die Universität eine hochkompatible Anwendung, die einen reibungsloseren Datenaustausch ermöglichte.
Die Universität Duisburg-Essen (UDE) wurde 2003 durch die Fusion der Gerhard-Mercator-Universität Duisburg und der Universität-Gesamthochschule Essen gegründet. Mit über 34.000 Studierenden, mehr als 6.000 Mitarbeitenden und rund 500 Professor:innen zählt sie heute zu den größten Universitäten Deutschlands.
Ihr breitgefächertes Lehrangebot umfasst gut 300 Studiengänge aus vielen unterschiedlichen Bereichen – von Geisteswissenschaften über Ingenieurwissenschaften bis hin zu Medizin. Zugleich hat sich die UDE als Forschungsuniversität international einen Namen gemacht.
Jedes Jahr haben die Studierenden die Möglichkeit, ihre Vertreter:innen des Senats und der Fakultätsräte zu wählen. Die Beschäftigten wiederum bestimmen ihre Mitglieder alle zwei Jahre neu.
Gebremste Prozesse durch Insellösungen
Seit der Coronapandemie führte die UDE ihre Gremienwahlen elektronisch durch. Dabei setzte die Hochschule bisher zwei unterschiedliche Lösungen ein: Während die Verwaltung des Wahlprozesses über die uniWAHL-Kernsoftware von Electric Paper erfolgte, nutzte die Hochschule für die Online-Wahl das System eines anderen Anbieters.
Dieser Medienbruch führte jedoch dazu, dass der Datentransfer zwischen den beiden Lösungen nicht optimal ablief. Notwendige Zwischenschritte verlangsamten die Abläufe und führten zu Verzögerungen. Daher kam nach einiger Zeit der Wunsch auf, das voll integrationsfähige uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) von Electric Paper auszuprobieren. Dieses ermöglicht eine direkte Anbindung an uniWAHL Core und damit einen reibungsloseren Datenaustausch.
„Von anderen Universitäten hatten wir zudem gehört, dass das uniWAHL Online-Wahlsystem gut funktioniert. Anfang 2025 hat eine Mitarbeitende unseres Rechenzentrums dann die erforderliche Smart-Link-Schnittstelle programmiert, sodass einer Umstellung nichts mehr im Wege stand“,
berichtet Günter van den Boom, Sachgebietsleiter für akademische und hochschulpolitische Angelegenheiten an der UDE.
Zügige Umstellung auf uniWAHL OWS
Zur Freude des Wahlamts lief der Umstieg auf die neue Lösung rundum problemlos ab. Um die technischen Fragestellungen zu klären, fanden zielführende Abstimmungen zwischen dem Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM) und den Kolleg:innen von Electric Paper statt. Da der Anbieter dem Kunden jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stand, war ein schneller Roll-out möglich.
„Sehr gut fanden wir auch die Cloudlösung für den Datenaustausch, etwa zur Übermittlung des Wählerverzeichnisses. In der Cloud stellte Electric Paper passwortgeschützte Ordner bereit, sodass wir uns nicht selbst um die Verschlüsselung bemühen mussten. Das wiederum hat uns Koordinierungsaufwand mit der IT-Abteilung erspart“,
erläutert Rafael Burnat, der als Sachbearbeiter unter anderem die technische Realisierung der Wahlen begleitet.
Dass es sich beim uniWAHL OWS um eine Open-Source-Komponente handelt, stellte in den Augen des Rechenzentrums und der Studierendenschaft ebenfalls einen Pluspunkt dar. Im Vergleich zur Vorgängerlösung ermöglicht die Software eine Überprüfung des Quellcodes und gewährt der Universität damit ein Höchstmaß an Transparenz. Darüber hinaus erlaubt sie die genaue Dokumentation von Interaktionen zwischen verschiedenen Akteuren und technischen Modulen in der Wahlsoftware.
Störungsfreie Test- und Live-Wahlen
Nachdem die Verbindung zwischen den Systemen stand, führte der Anbieter in Zusammenarbeit mit der Hochschule bereits im Februar eine erste Testwahl durch. Diese verlief störungsfrei und belegte die einwandfreie Funktionalität der Lösung. Die Umsetzung der Wahlen zum Senat und zu den Fakultätsräten in der Gruppe der Studierenden im Sommersemester 2025 konnte daher uneingeschränkt mit uniWAHL OWS erfolgen.
„Sobald die Wahlvorschläge eingepflegt waren, konnten wir uns die digitale Wahlkabine und die Stimmzettel online ansehen. Waren nachträgliche Anpassungen aufgrund von Änderungen oder Rücktritten nötig, ließen sich diese auf der Benutzeroberfläche ebenfalls umgehend kontrollieren und für die Live-Wahl freigeben“,
erklärt Rafael Burnat.
An zehn Wahltagen im Juli hatten die Studierenden schließlich die Möglichkeit, an den Gremienwahlen online teilzunehmen. Den Link zum Wahlportal erhielten die Wahlberechtigten einen Tag vor Wahlbeginn per E-Mail.
Zur Authentifizierung und Anmeldung mussten die Wählenden auf der Login-Seite lediglich ihre Unikennung und das dazugehörige Passwort eingeben. Eine Weitergabe der Daten an Electric Paper erfolgte dabei nicht – die Stimmabgabe lief anonymisiert ab und ließ keine Rückschlüsse auf die wählende Person zu.
Fazit: Verbesserte Wahlprozesse durch einheitliche Lösung
Alles in allem konnte der schnelle und unkomplizierte Wahlablauf mit dem uniWAHL Online-Wahlsystem auf ganzer Linie überzeugen. Durch den Umstieg auf die neue Software gehörten die Nachteile der bisherigen Insellösungen der Vergangenheit an. Zeitraubende Zwischenschritte waren ebenso wenig nötig wie Abstimmungen mit unterschiedlichen Anbietern. Stattdessen erhielt die Universität Duisburg-Essen von Electric Paper umfassende Systemkompetenz aus einer Hand.
„Den größten Vorteil sehen wir in der nahtlosen Anbindung des Online-Wahlsystems an die uniWAHL-Kernsoftware. Dadurch ist es möglich, Daten direkt zu übernehmen sowie ein- und auszulesen. Folglich lag auch das Wahlergebnis dieses Mal schneller vor: Bereits eine halbe Stunde nach Schließung der Online-Wahlkabine standen die gewählten Vertreter:innen fest“,
so Günter van den Boom.
Die Umstellung selbst ging dank der serviceorientierten Unterstützung des Anbieters kaum merkbar über die Bühne. Schnelle Reaktionszeiten und fachkundige Ansprechpartner sorgten für eine zügige und erfolgreiche Umsetzung. Aufgrund der guten Erfahrungen rechnet das Wahlamt fest damit, dass sich Electric Paper auch bei der nächsten Ausschreibung in der engen Auswahl befinden wird.
