Die Universität zu Lübeck führt ihre Gremienwahlen bereits seit 2018 elektronisch durch. Da der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter ausgelaufen war, entschied sich die Hochschule nach einer neuen Projektausschreibung dafür, in den folgenden Jahren mit Electric Paper zusammenzuarbeiten. Der Wechsel auf das uniWAHL Online-Wahlsystem brachte einige Pluspunkte mit sich.
Die Universität zu Lübeck wurde 1964 als Medizinische Akademie gegründet und ist heute als moderne Life-Science-Universität auf die Forschungsfelder Medizin, Naturwissenschaft, Informatik und Technik spezialisiert. Seit 2015 ist sie Stiftungsuniversität und schließt damit an die Stiftungskultur der Hansestadt Lübeck an. Den rund 5.000 Studierenden steht ein Lehrangebot in über 30 Studiengängen mit Bachelor- oder Masterabschluss zur Verfügung.
Jedes Jahr wählt die Studierendenschaft ihre Vertreter:innen fürdie universitären Gremien, das Studierendenparlament (StuPa)und die Fachschaften, alle zwei Jahre finden die universitären Gremienwahlen aller Mitgliedergruppen statt. Die internen Mitglieder des Stiftungsrates wiederum werden von den Studierenden alle zwei, von den restlichen Mitgliedergruppen alle vier Jahre gewählt.
Ablösung des bisherigen Anbieters
Bereits 2018 führte die Universität zu Lübeck ihre Wahlen erstmalig elektronisch durch und war damit eine der ersten Universitäten in Deutschland, die auf Online-Wahlen setzte. Mit dem Umstieg von analogen zu digitalen Wahlen verfolgte die Universität hauptsächlich das Ziel, die Wahlbeteiligung zu erhöhen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Außerdem sollte sich der Zugang zur Wahl für alle Wählenden vereinfachen.
Nachdem 2023 der mehrjährige Vertrag mit dem bisherigen Wahlsystem-Anbieter ausgelaufen war, musste die Universität zu Lübeck das Projekt nach fünf Jahren neu ausschreiben. Den Zuschlag sollte jenes IT-Unternehmen erhalten, welches das günstigste Angebot macht und gleichzeitig alle Anforderungen aus der Wahlordnung erfüllt. Da die Electric Paper Informationssysteme GmbH in beiden Punkten überzeugen konnte, wechselte die Universität 2024 zu einer neuen Wahlsoftware: uniWAHL in Kombination mit dem Online-Wahlsystem uniWAHL OWS.
ergänzt Renke Bäumer, Justiziar und Wahlleiter an der Universität zu Lübeck.„Ich hatte zudem das Gefühl, dass wir mit Electric Paper einen guten Partner an unserer Seite haben. Da die Studierendenschaft der TH Lübeck uniWAHL OWS bereits im Einsatz hatte, habe ich mich im Vorfeld mit deren Wahlleitung zusammengesetzt und mich über den Anbieter genau informiert“,
Dass auch dieses Mal ein mehrjähriger Vertrag – drei Jahre mit der Option auf fünf Jahre – geschlossen wurde, hatte vor allem vergaberechtliche Gründe. Eine langjährige Partnerschaft soll die Kosten und den Aufwand für Ausschreibungen geringhalten.
Hohe technische Anforderungen erfüllt
Zu den Anforderungen der Universität zu Lübeck gehörte beispielsweise, dass das Online-Wahlsystem den Sicherheitsanforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik(BSI) entspricht und der Anbieter dies mit geeigneten Unterlagen nachweisen kann. Darüber hinaus sollte das Systemeine Reihe weiterer technischer Spezifikationen besitzen.
Unter anderem musste sichergestellt sein, dass das Systemvor Angriffen aus dem Netz und Ausspäh- oder Entschlüsselungsversuchen geschützt ist. Ebenso darf beispielsweise eine Zuordnung des Inhalts der Wahlentscheidung zum Wähler genauso wenig möglich sein wie eine unbemerkte Manipulation der Wahldaten.
uniWAHL OWS deckt alle technischen Anforderungen der Universität zu Lübeck ab. Die Software basiert auf den Anforderungen des internationalen Schutzprofils nach Common Criteria und arbeitet nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Die Sicherheit des Systems gewährleistet der Anbieter etwa durch regelmäßige TÜV-zertifizierte Penetrationstests nach BSI-Standard sowie effektive Schutzmaßnahmenvor Cyberangriffen.
Einarbeitung in ein neues System
Der Umstieg auf ein anderes Wahlsystem bedeutete für die Wahlleitung auch die Auseinandersetzung mit einer neuen Software. Manche Funktionen waren erklärungsbedürftig und wurden durch den Anbieter geschult.
berichtet Renke Bäumer.„Die Einarbeitung in das System war zunächst durchaus eine Herausforderung. Da mich Herr Markgraf dabei jedoch hervorragend unterstützt hat, lief es dann aber doch sehr gut. Hilfreich waren zudem der Online-Workshop und die umfangreiche schriftliche Anleitung“,
Neben Wahlwerbung, Wahlinformationen und Stimmzetteln erstellte der Wahlausschuss auch ein Wählendenverzeichnis mit anonymisierten IDs, das an den Dienstleister übergeben wurde. Durch die Anonymisierung der Wählenden war sichergestellt, dass die Datenschutzanforderungen eingehalten werden.
Dem IT-Service-Center (ITSC) der Universität fiel die Aufgabe zu, die Verbindung zwischen dem Identity Management (IDM) Self Service Portal der Universität und der Wahlseite von Electric Paper herzustellen. Indem das IT-Team einen SmartLink in das IDM-Portal integrierte, war es den Wahlberechtigten möglich über einen Button direkt zur digitalen Wahlkabine zu gelangen. Damit sich die Wählenden bereits vor der Wahl über die Funktionalität des neuen Wahlportals informieren konnten, verschickte die Wahlleitung per E-Mail ein PDF, in dem die einzelnen Schritte des Wahlvorgangs dokumentiert waren.
Durchführung der Testwahlen
Vor der Livewahl hatte das Wahlteam die Möglichkeit, im Rahmen von funktionalen und inhaltlichen Testwahlen zu prüfen, ob die Funktionalität und Gestaltung des uniWAHL OWS mit den Anforderungen der Wahlordnung übereinstimmen. Beider ersten Testwahl fiel auf, dass die ebenfalls zu wählenden Ersatzvertreter:innen im Senat und in den Senatsausschüssen auf den Stimmzetteln der universitären Gremien noch nichtaufgeführt waren. Auf den Stimmzetteln der Studierendenschaft waren die Angaben zum Studiengang und zum Semester der Kandidierenden noch nicht hinterlegt.
erläutert Renke Bäumer.„In beiden Fällen hat Electric Paper die Ergänzungen sehr gut umgesetzt. Die Namen der Ersatzvertreter:innen erschienen hinter den Namen der Vertreter:innen, die Informationen zum Studium wurden hinter den Namen der Kandidierenden angezeigt“,
Bei der zweiten Testwahl haben manche Testwähler:innen bei der Überprüfung des Stimmzettels einen Hinweis nichtverstanden, der auf einem Layer zu lesen war. Diesen Hinweis hat Electric Paper kurzerhand herausgenommen, sodass einer reibungslosen Echtwahl nichts mehr im Wege stand.
Universität zeigt sich rundum zufrieden
Die Gremienwahlen vom 10. bis 19.6.2024 liefen störungsfrei und zur absoluten Zufriedenheit des Kunden ab. Gemäß der Wahlordnung der Universität zu Lübeck waren Beginn und Ende der Online-Wahl nur bei gleichzeitiger Autorisierung durch mindestens drei berechtigte Personen der Universität bzw. der Studierendenschaft zulässig. Da die Wahl jedoch lediglich durch den Anbieter gestartet und beendet werden konnte, erteilten die drei ausgewählten Personen die Autorisierung in einem Videocall mit der Projektleitung von Electric Paper. Dass die Anlage, der Start und das Ende der Wahlen vom Dienstleisterausgeführt wurden, habe den administrativen Aufwand im Vergleich zu den früheren Online-Wahlen reduziert.
erinnert sich Renke Bäumer.„Positiv ist uns zudem aufgefallen, dass die Wählenden jeden Stimmzettel einzeln ausfüllen und absenden konnten. Dies war in der Vergangenheit nicht möglich: Bisher war es erforderlich, zunächst alle Stimmzettel nacheinander auszufüllen. Erst dann konnte man sie gesammelt abschicken“,
Nach dem gut dreimonatigen Projektzeitraum war die Wahlleitung davon überzeugt, mit Electric Paper den richtigen Anbieter unter Vertrag genommen zu haben:
fasst Renke Bäumer seine Eindrücke zusammen.„Ich war äußerst zufrieden – die Zusammenarbeit mit Electric Paper lief sehr angenehm ab. Auch die Kommunikation mit der Projektleitung war äußerst gut: Bei Fragen erhielt ich stets umgehend eine Antwort. Eine wirklich gute Lösung“,
