Universität zu Köln digitalisiert Gremienwahlen mit uniWAHL OWS

Zum Wintersemester 2024/2025 hat die Universität zu Köln ihre universitären Gremienwahlen zum ersten Mal als elektronische Wahlen durchgeführt. Gesucht war eine nutzerfreundliche Lösung, mit der das Wahlamt zukünftige Wahlprojekte selbst verwalten und reproduzieren kann. Entschieden hat sich die Hochschule für den Wahlsystemanbieter Electric Paper, der die Einarbeitung in die Software für den Kunden einfach und angenehm gestaltete.

Die Universität zu Köln wurde 1919 gegründet und zählt heute zu den ältesten und größten Universitäten Europas. Mit 355 Studiengängen steht den rund 45.000 Studierenden an sechs Fakultäten ein breitgefächertes Lehrangebot zur Auswahl. Das große Studien- und Forschungsspektrum sowie die wissenschaftliche Leistung der Hochschule genießen international hohes Ansehen.

Jedes Jahr finden an der Universität zu Köln universitäre Gremienwahlen statt, bei denen die Mitglieder des Senats, der Engeren Fakultäten, der Gleichstellungskommission und des SHK-Rats gewählt werden. Während die Statusgruppe der Studierenden jährlich zur Wahl aufgerufen ist, wählt die Statusgruppe der Beschäftigten (Professor:innen, wissenschaftliche Mitarbeiter:innen sowie Mitarbeiter:innen in Technik und Verwaltung) ihre Vertreter:innen alle zwei Jahre neu.

Hoher Aufwand bei Präsenz- und Briefwahlen

Bis zum Wintersemester 2023/2024 führte die Universität zu Köln die universitären Gremienwahlen als Präsenz- und Briefwahlen durch. Da diese jedoch stets mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden waren, regte sich im Wahlamt bereits in den Jahren davor der Wunsch nach Online-Wahlen.

„Bisher hatten wir sechs dezentrale Wahlvorstände, mussten sieben Wahllokale eine Woche lang mit Wahlhelfer:innen besetzen und haben für die Stimmenauszählung sehr lange gebraucht. Mit der Umstellung auf Online-Wahlen wollten wir die Komplexität der Wahlhandlung reduzieren, Prozesse optimieren und eine Entbürokratisierung erreichen“,

erläutert Peter Eggert, Leiter der Abteilung für Gremien- und akademische Angelegenheiten an der Universität zu Köln.

Darüber hinaus verfolgte das Wahlamt mit der Digitalisierung das Ziel, die Stimmabgabe für die Wählenden einfacher und komfortabler zu gestalten – auch in der Erwartung, dass sich dadurch die Wahlbeteiligung erhöht. Nicht zuletzt versprach sich die Hochschule von einer elektronischen Wahl sinkende Kosten. Diese waren im Rahmen der Pandemie insbesondere durch eine vermehrte Wahlteilnahme per Brief stark angestiegen.

Mit Überzeugungskraft ans Ziel

Der Umstellungsprozess von analogen zu digitalen Wahlen erstreckte sich an der Universität zu Köln über fast zwei Jahre hinweg und war von einigen Herausforderungen geprägt. Zunächst galt es, in Zusammenarbeit mit allen Fakultäten und dem Justiziariat aus den sieben bestehenden Wahlordnungen eine zentrale Wahlordnung zu erstellen.

„Im nächsten Schritt stellten wir die überarbeitete Fassung im Senat vor, wo zunächst einige Bedenken geäußert wurden und auch Vorbehalte bestanden. Daraufhin mussten wir noch einmal gute Überzeugungsarbeit leisten, bevor wir am Ende einen einstimmigen Beschluss erreicht haben“,

erzählt Peter Eggert.

Gegenwind erhielt das Projektteam jedoch nicht nur vom Senat, sondern auch von der Studierendenschaft. Hier hegte man große Bedenken, dass die Präsenz der Wahl durch das Fehlen der physischen Urnen völlig vom Campus verschwinden würde. Angesichts der vielen kritischen Stimmen war es daher umso wichtiger, das Projekt allen Statusgruppen im persönlichen Dialog frühzeitig vorzustellen und die Online-Wahl über diverse Kommunikationskampagnen – von Plakaten über Social Media bis hin zu FAQs auf der Website – zu bewerben.

uniWAHL OWS erfüllt alle Anforderungen

Vor Ausschreibung des Auftrags formulierte das Wahlamt zahlreiche Anforderungen, welche die Wahllösung erfüllen sollte. Hierzu zählten eine intuitive Bedienbarkeit des Systems, die Möglichkeit zur Anbindung an das interne Identity Management sowie ein begleitender Support vor und während der Wahl. Des Weiteren sollte die Software den technischen Richtlinien des BSI entsprechen und eine datenschutzkonforme Umsetzung sicherstellen.

„Wichtig war uns außerdem, dass wir bei der Konfiguration nicht dauerhaft auf die Unterstützung des Anbieters angewiesen sind, sondern die Wahlen nach einer ersten Einarbeitung selbst verwalten können – sowohl im Frontend als auch im Backend. Eine einmal angelegte Wahl sollte kopierbar und immer wiederverwendbar sein“,

erklärt Andrea Herbst, Projektmanagerin an der Universität zu Köln und Projektleiterin zur Einführung von Online-Wahlen.

Den Zuschlag für das Projekt erhielt schließlich der Wahlsystemanbieter Electric Paper mit seiner Verwaltungssoftware uniWAHL und seinem Service-Angebot uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS). Ausschlaggebend war nicht nur das unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern auch die überzeugenden Support-Leistungen.

Ausgezeichnete Wahlbegleitung

Bereits beim Einrichten der Wahlsoftware stand das Team von Electric Paper den Projektverantwortlichen mit Rat und Tat zur Seite und beantwortete alle Fragen im Detail. Bei der anschließenden gemeinsamen Konfiguration der Wahl konnte die Wahlleitung das Know-how dann sukzessive aufbauen.

„Dass der Erstkontakt mit der Software komplett begleitet war, fanden wir sehr gut. Electric Paper hat unsere Wahlordnung optimal abgebildet und uns schnell und zielgerichtet durch alle Einstellungen geführt. Hätten wir das Grundgerüst alleine aufsetzen müssen, hätten wir deutlich länger gebraucht“,

berichtet Andrea Herbst.

Selbst übernommen hat die Universität beispielsweise die Anlage der Kandidierenden, die Erstellung der Stimmzettel und die Anpassung der Texte im uniWAHL OWS. Zudem entwickelte das Rechenzentrum der Hochschule die Datenbank zur Verwaltung des Wahlverzeichnisses so weiter, dass eine verschlüsselte und anonymisierte Übertragung der Wählerdaten an das Wahlsystem möglich war. Bei Detailfragen jeglicher Art konnte sich der Kunde jederzeit mit einem persönlichen Ansprechpartner austauschen.

Fazit: Online-Wahlen ernten Zustimmung

Nachdem die zweite Testwahl mit den Echtdaten reibungslos abgelaufen war, stand der Live-Wahl im Dezember 2024 nichts mehr im Wege. An fünf Werktagen hatten die Wahlberechtigten die Möglichkeit, ihre Stimmen am PC oder einem mobilen Endgerät abzugeben. Da sich die Studierendenschaft dafür entschieden hatte, die zeitgleich stattfindenden studentischen Wahlen zum Studierendenparlament und den Fachschaftsräten weiterhin als Präsenzwahlen durchzuführen, stellte die Hochschule neben den studentischen Urnen zusätzlich Notebooks für die Online-Stimmabgabe der universitären Gremienwahlen auf.

Ob die reibungslose technische Umsetzung, die gute Zusammenarbeit mit Electric Paper oder die spürbare Arbeitserleichterung: Mit dem Wahlprojekt war die Universität zu Köln am Ende rundum zufrieden. Sogar die Wahlbeteiligung hat sich, wie erhofft, in den Statusgruppen aller Beschäftigten deutlich erhöht.

„Auch von den Wählenden haben wir ausschließlich positives Feedback erhalten. Gelobt wurde beispielsweise die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Wahlteilnahme – dass also auch Personen im Forschungs- oder Auslandssemester komfortabel abstimmen konnten“,

so Peter Eggert.

Dank der Reproduzierbarkeit der Wahl blickt das Wahlamt dem nächsten Wahlprojekt schon heute mit Zuversicht entgegen. Zwar werde man dann wahrscheinlich immer noch auf den Support von Electric Paper zurückgreifen, doch dass sich der Aufwand weiter deutlich reduziert, davon ist das Wahlteam überzeugt.