Aufgrund gestiegener Mitgliederzahlen wäre es für die Vereinigung der Pflegenden in Bayern zu aufwändig gewesen, die Stimmzettel bei der Delegiertenwahl 2024 manuell auszuzählen. Gesucht war daher ein externer Dienstleister, der eine automatisierte Stimmenauszählung ermöglicht. Mit Electric Paper hat die Vereinigung einen Anbieter gefunden, der mit einer schnellen und sicheren Lösung punkten konnte.
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts vertritt die Vereinigung der Pflegenden in Bayern (VdPB) die Interessen der Pflegekräfte in Bayern und gibt dieser Berufsgruppe als unabhängiges Sprachrohr eine Stimme. Die Organisation ist Dialogpartner der Politik und setzt sich in wichtigen Gremien für bessere Rahmenbedingungen in der Pflege ein. Darüber hinaus berät sie ihre Mitglieder in fachlichen, berufsrechtlichen und berufsethischen Fragen und setzt sich für Fort- und Weiterbildungen ein.
Nachdem die Mitgliederzahl auf über 1.000 gestiegen war, wählten die VdPB-Mitglieder im Jahr 2020 zum ersten Mal Delegierte, die nicht nur in der Binnenstruktur, sondern auch in der Außendarstellung eine bedeutende Rolle einnehmen. Die zweite Delegiertenwahl in der Geschichte der VdPB fand im Jahr 2024 statt. Bei dieser Wahl standen 211 Kandidierende zur Wahl, von denen jedes Mitglied bis zu 85 Delegierte wählen konnte.
Wunsch nach Digitalisierung
Nachdem sich das Briefwahlverfahren und die manuelle Stimmenauszählung bei der ersten Delegiertenwahl im Jahr 2020 als äußerst arbeits- und zeitintensiv herausgestellt hatten, war der Wunsch groß, die zweite Delegiertenwahl komplett elektronisch durchzuführen. Da die Regelungen in der Satzung der VdPB eine Online-Wahl jedoch nicht zuließen, konnte die Wahlleitung lediglich Teile der Wahl digitalisieren.
berichtet Gabriele Weidekamm, die bei der VdPB als stellvertretende Geschäftsführerin tätig ist und die Delegiertenwahl seitens der Geschäftsstelle in engem Austausch mit dem Wahlausschuss betreut hat.„Leider konnten wir die Wahlordnung so kurz vor der nächsten Wahl nicht mehr ändern, sodass wir überlegt haben, welche Bereiche wir dennoch digitalisieren können. Zu unseren Möglichkeiten zählten beispielsweise ein Kandidierendenportal und die elektronische Stimmenauszählung durch einen externen Anbieter“,
Angesichts der weiter gestiegenen Zahl an Wahlberechtigten war vor allem die maschinelle Auslesung der Briefwahl- Stimmzettel eine unbedingte Notwendigkeit. Auf der Suche nach einem Dienstleister, der diese technische Unterstützung anbietet, ist Gabriele Weidekamm im Internet auf die Electric Paper Informationssysteme GmbH gestoßen. Da sie sich auf der Website des Anbieters gut informieren konnte, war ihr Interesse geweckt, sodass sie Electric Paper über das Kontaktformular angeschrieben hat.
Maschinenlesbare Stimmzettel
Electric Paper hat sich nicht nur auf Wahlsoftware und Online- Wahlen spezialisiert, sondern unterstützt Organisationen auch mit wahlbegleitenden Dienstleistungen bei Brief- und Urnenwahlen. Dank umfangreicher Erfahrungswerte und eines bewährten Verfahrens erhalten Kunden ein maßgeschneidertes Paket, das auf das jeweilige Wahlprojekt abgestimmt ist. Die Vereinigung der Pflegenden in Bayern beispielsweise hat sich nach Erhalt des Angebots dazu entschieden, die Auszählung und die Erstellung der Briefwahl-Stimmzettel in Auftrag zu geben.
Die Gestaltung der Wahlunterlagen erfolgt bei einer Wahlbegleitung stets in enger Abstimmung mit dem Kunden und kann von Wahl zu Wahl variieren. Da bei diesem Projekt 211 Kandidierende auf der Liste standen, wurde der Stimmzettel im DIN-A3- Format doppelseitig mit dem Vor- und Nachnamen, dem Titel, der Berufsbezeichnung und dem Ort der Kandidierenden im Zwei-Farben-Druck angelegt. Vor der Auszählung führte Electric Paper in eigenen Räumlichkeiten einen QS- und Systemtest durch, bei dem die Auswertung mit den Musterstimmzetteln des Kunden simuliert wurde.
Auf Wunsch hätte Electric Paper zudem die Produktion der Stimmzettel in Zusammenarbeit mit einem Druckdienstleister übernommen. Die VdPB hat diese Leistung jedoch nicht in Anspruch genommen und sich stattdessen dafür entschieden, den Druck auf Basis der Druckvorlage selbst zu organisieren.
Stimmenauszählung vor Ort
Nachdem die Briefwahl am 14.5.2024 beendet war, erfolgte die Auszählung der Stimmzettel. Hierfür reiste das Team von Electric Paper nach München und baute in der Geschäftsstelle der VdPB die erforderliche Hard- und Software auf. Nachdem die Briefwahlumschläge vom Kunden geöffnet und die Wahlunterlagen sortiert worden waren, scannte Electric Paper die 1.385 ausgefüllten Stimmzettel ein, sodass die Software die Ankreuzfelder auslesen konnte.
erinnert sich Gabriele Weidekamm„Das Scannen ging wirklich ratzfatz. Es hat nur zwei Stunden gedauert, dann stand das Wahlergebnis fest“,
Sofern die erfassten Stimmzettel Uneindeutigkeiten enthielten, wurden diese von der Capturing-Software separat ausgewiesen. Der Wahlausschuss konnte diese Stimmzettel manuell kontrollieren und als gültig oder ungültig werten. Die Überprüfung erfolgte dabei bequem am Bildschirm über das Sichtprüfungsmodul der Software.
erzählt Gabriele Weidekamm.„Dass man die eingescannten Stimmzettel einzeln angucken konnte, ohne sie noch einmal aus dem Stapel heraussuchen zu müssen, fand ich beeindruckend“,
Fazit: Schnelle, fehlerfreie Auszählung
Das Ziel, mithilfe einer Auswertungssoftware eine schnelle, komfortable und reibungslose Stimmenauszählung zu realisieren, wurde mit der Wahlbegleitung durch Electric Paper erreicht. Trotz der hohen Wahlbeteiligung und der vielen Kandidierenden hat die Beleglesesoftware die Stimmzettel innerhalb kürzester Zeit ausgewertet. Obwohl rund 292.000 Ankreuzfelder (211 Kandidierende x 1.385 Stimmzettel) in einem Zeitraum von nur zwei Stunden ausgelesen worden waren, profitierte die Vereinigung der Pflegenden in Bayern von einer hohen Datenqualität, da die Software fehlerfrei auszählt und fragliche oder ungültige Stimmzettel zuverlässig erkennt.
fasst Gabriele Weidekamm die für sie größten Vorteile der Lösung zusammen.„Die Stimmenauszählung durch die Software von Electric Paper ist schneller, weniger fehleranfällig und mit Sicherheit dokumentationssicherer“,
Am Ende zeigte sich die Wahlleitung mit der Unterstützung durch Electric Paper rundum zufrieden. Optimierungsbedarf besteht für die nächste Delegiertenwahl in zwei Jahren dennoch: Dann nämlich soll die Wahl rein elektronisch durchgeführt werden.
