Die regional verwurzelte Genossenschaftsbank Nordfriesland in Niebüll, starker Partner vor allem landwirtschaftlicher Kunden, profitierte 2015 bei der Erstellung und Erfassung von Stimmzetteln für die Wahl der Vertreterversammlung der Genossenschaft von der Automatisierung durch die Beleg-lesesoftware TeleForm.
Aus der Region – für die Region
Die regionale Genossenschaftsbank Nordfriesland in Niebüll ist getreu ihrem Motto „Aus der Region – für die Region“ mit 320 Mitarbeitern und 18.539 VR Bank Niebüll Mitgliedern ein starker Partner für die Region Nordfriesland. Die regionale und persönliche Ausrichtung der Genossenschaftsbank wird auch daran deutlich, dass man trotz der Digitalisierung im Berufsalltag dem persönlichen Gespräch mit Privat- und Geschäftskunden nach wie vor große Bedeutung zumisst.
2015 wurde die VR Bank Niebüll als Arbeitgeber darüber hinaus als vorbildliches Unternehmen hinsichtlich der Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Wettbewerb „Klasse gemacht! Vorbildliche Unternehmen in Schleswig-Holstein“ unter der Schirmherrschaft von Ministerpräsident Torsten Albig ausgezeichnet.
Bei der alle vier Jahre stattfindenden Wahl für die Vertreterversammlung, dem höchsten Organ der Genossenschaft, setzte die VR Bank Niebüll 2015 die Erfassungssoftware TeleForm ein. Im Rahmen eines Dienstleistungsprojekts wurden mit TeleForm die Stimmzettel erstellt und automatisiert erfasst.
Die Vertreterwahl
Wenn eine Genossenschaft mehr als 1.500 Mitglieder groß ist, bestimmt die Satzung, dass die Mitglieder ihre Rechte in einer Vertreterversammlung wahrnehmen. Dazu wird aus je 50 Mitgliedern der Genossenschaft ein Vertreter gewählt, der die Interessen der Mitglieder in der Versammlung vertritt. Aus der Vertreterversammlung wird der Aufsichtsrat gewählt, der wiederum den Vorstand bestellt. Aufgaben der Vertreterversammlung sind die Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Entscheidung darüber, wie dieser verwendet werden soll.
Die Wahl folgt der Wahlordnung für die Vertreterwahl im Rahmen einer Personenwahl. Jedes Mitglied hat eine Stimme und gibt diese per Briefwahl ab. Aufgrund der Durchführung als Briefwahl muss bei der Wahlplanung genügend Zeit für den postalischen Rücklauf der Stimmzettel eingerechnet werden. Für die Genossenschaftsbank Niebüll ergaben sich insgesamt cirka 18.000 Wahlberechtigte in neun verschiedenen Wahlbezirken.
Udo Martensen, Abteilung Interne Revision, VR Bank eG Niebüll„Mit dem Einsatz von TeleForm konnten wir die Qualität unserer Ergebnisse aufgrund sinkender Fehlerquoten enorm steigern und den zeitlichen Aufwand deutlich senken.“
Umsetzung der Vertreterwahl mit TeleForm
Ein wichtiger Aspekt für die Entscheidung die Vertreterwahl auf Projektbasis mit der Erfassungssoftware TeleForm durchzuführen war die Möglichkeit moderner Fragebogengestaltung. „Unsere Stimmzettel waren vor dem Einsatz von TeleForm zwar funktionell, aber leider war das Layout nicht mehr modern. Wir haben uns moderne Stimmzettel gewünscht, die übersichtlich sind und zusätzlich zur Wahl motivieren.“, so Udo Martensen aus der Abteilung Interne Revision.
In der Wahlvorbereitung wurde mit TeleForm zunächst für jeden der neun Wahlbezirke jeweils ein einseitiger Stimmzettel in schwarz-weiß mit Logo und Kandidaten für den Wahlbezirk in DIN A4 erstellt.
Die gedruckten Stimmzettel wurden mit Anschreiben, Erklärung und zwei verschiedenfarbigen Umschlägen an die 18.000 Wahlberechtigten versendet. Die erfolgreiche Rücklaufquote der ausgefüllten Stimmzettel betrug bei dieser Wahl über 30%.
Nach der Wahl werden die zurückgesendeten Stimmzettel zunächst in gültige, ungültige und fragliche Stimmzettel sortiert und von einem Dokumentenscanner eingelesen. Die fraglichen Stimmzettel werden im zweiten Schritt verifiziert, bevor sie in die Auswertungsergebnisse miteinfließen.
erläutert uns Udo Martensen.„Dabei funktioniert die maschinelle Auswertung quasi ‚wie von selbst‘. Vorher war der personelle und zeitliche Aufwand für uns deutlich höher“,
Insgesamt werden für die Wahlauszählung mit dem Einsatz von TeleForm jetzt nur noch ca. 90 Minuten angesetzt. Herr Martensen erzählt uns, dass der Zeitaufwand vorher deutlich umfangreicher gewesen ist.
so Martensen„Mit dem Einsatz von TeleForm konnten wir die Qualität unserer Ergebnisse aufgrund sinkender Fehlerquoten enorm steigern und den zeitlichen Aufwand deutlich senken“,
Dank TeleForm, das die manuelle Eingabe von Daten der Vergangenheit angehören lässt, sei es möglich eine bessere und höhere Qualität der Erhebungen und der Daten zu erreichen. Nach dem Verifizieren werden die gewonnenen Daten in das Datenformat SPSS übertragen und ausgewertet. Im Anschluss werden die eingescannten Fragebögen gelöscht; die Daten werden in einer SPSS-Datenbank archiviert.
so Udo Martensen auf die Frage, wie er auf TeleForm aufmerksam geworden sei.„Nach intensiver Recherche und Vergleichen schien mir TeleForm die geeignete Lösung“,
TeleForm überzeugte die VR Bank eG Niebüll in Preis und Funktion. Auch als sehr überzeugend beurteilt Udo Martensen den gesamten Service der Electric Paper Informationssysteme:
„Das Electric Paper Team stand uns bei Layout und Design unserer Stimmzettel sowie der Erstellung der Druckvorlagen und bei der elektronischen Auswertung der über 5.000 Rückläufer der Briefwahl vor Ort immer hilfreich zur Seite.“
Das Fazit
Die Ziele einer schnellen und hochwertigen Datenerhebung sowie eines reibungslosen Ablaufes der Auswertung seien durch TeleForm und das Electric Paper Informationssysteme Team vollständig erfüllt worden.
erklärt Martensen.„Bei allen auftretenden Fragen konnte uns das Team von Electric Paper immer schnell und kompetent weiterhelfen“,
Nach dieser positiven Erfahrung und Arbeitserleichterung mit der Erfassungssoftware TeleForm sagt uns Udo Martensen, dass sie der Vertreterwahl 2019 jetzt ganz entspannt entgegen sehen. Auch zukünftig soll bei derartigen Projekten die Software TeleForm zum Einsatz kommen.
