Die VR Bank Nord eG führte die Wahl zur Vertreterversammlung 2024 wiederholt als hybride Wahl durch. Von Electric Paper erhielt sie hierfür erstmals umfassende Dienstleistungen aus einer Hand. Indem sie ihren Mitgliedern sowohl eine Online-Wahl als auch eine Briefwahl anbot, konnte sie alle Altersgruppen optimal ansprechen und die Wahlbeteiligung auf hohem Niveau halten.
Die VR Bank Nord eG ist eine genossenschaftlich organisierte Bank mit Hauptsitz in Flensburg, die in erster Linie im Interesse ihrer Mitglieder handelt. Gemeinsame Werte wie Partnerschaftlichkeit und Transparenz, die Nähe zu den Kunden sowie die Verantwortung für die Region nehmen für die Genossenschaftsbank einen hohen Stellenwert ein. Als Wertegemeinschaft engagiert sie sich beispielsweise für verschiedene gesellschaftliche und soziale Bereiche und unterstützt gemeinnützige Projekte vor Ort.
Die Mitglieder sind Teilhaber der Bank und besitzen ein aktives Mitspracherecht. Ganz nach dem demokratischen Prinzip hat jeder Kunde eine Stimme – unabhängig von den Anteilen. Das gilt auch für die Wahl der Vertreterversammlung, bei der die Mitglieder alle vier Jahre die Vertreter:innen in ihrem Wahlbezirk wählen. Für die korrekte Durchführung der Wahl ist der Wahlausschuss verantwortlich.
Ein Anbieter für Online- und Briefwahl
Die erste hybride Vertreterwahl, bei der die wahlberechtigten Mitglieder online oder per Brief abstimmen konnten, fand 2020 statt. Damals hatte die VR Bank Nord eG zwei Dienstleister beauftragt: Während die Electric Paper Informationssysteme GmbH die Briefwahl durchführte, wurde die Online-Wahl von einem anderen Partner umgesetzt. Diese Zweiteilung machte das Wahlprojekt jedoch unnötig kompliziert, sodass der Wahlausschuss für die Vertreterwahl 2024 nur noch einen externen Wahlsystemanbieter ins Boot holte.
berichtet Tobias Funk, Assistent der Geschäftsleitung und Projektleiter bei der Vertreterwahl.„Zwischen der Online- und der Briefwahl gab es einfach zu viele Schnittstellen, die eine Abstimmung mit den verschiedenen Dienstleistern erforderten. Das war nicht ganz optimal. Deshalb waren wir froh, dass Electric Paper uns dieses Mal alles aus einer Hand anbieten konnte“,
Mit der hybriden Wahl verfolgte die VR Bank Nord eG das Ziel, so viele Kunden wie möglich zur Stimmabgabe zu motivieren. Jedes Mitglied – ganz gleich ob jung oder alt – sollte die Möglichkeit haben, auf die favorisierte Art und Weise an der Wahl teilzunehmen: analog auf dem Postweg oder digital über das Internet.
erläutert Tobias Funk.„Wir haben beobachtet, dass unsere älteren Mitglieder sehr gerne an der Wahl teilnehmen, jedoch die Online-Wahl ein wenig scheuen. Sie fühlen sich mit der papierbasierten Abstimmung einfach wohler. Immerhin nehmen 20 Prozent der Wählenden die Briefwahloption in Anspruch. Diese Stimmen sollten auf keinen Fall verlorengehen“,
Umfangreiches Leistungsangebot
Eine Vertreterwahl stellt für die Genossenschaftsbank immer wieder eine kleine Herausforderung dar. Da sie nur alle vier Jahre stattfindet, muss sich die Projektleitung mit den Abläufen und Regelungen jedes Mal von Neuem vertraut machen. Bei über 400 Vertreter:innen und 39.000 Wahlberechtigten ist zudem der Organisations- und Kommunikationsaufwand relativ hoch.
Eine gute Unterstützung durch den Wahlsystemanbieter ist daher für einen reibungslosen Wahlablauf das A und O. Electric Paper konnte dieser Anforderung voll und ganz gerecht werden, indem das Unternehmen für den Kunden mehrere Serviceleistungen übernommen hat. Dabei kamen unterschiedliche Software-Systeme zum Einsatz.
Die elektronische Wahl führte der Anbieter mit dem uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) durch, das dem Kunden eine DSGVO-konforme, fehlerfreie und nutzerfreundliche Umsetzung garantiert. Hierfür legte Electric Paper zum Beispiel die Stimmzettel an, gestaltete das Layout der digitalen Wahlkabine und erzeugte die Zugangsdaten für die Wahlberechtigten. Für ein Höchstmaß an Sicherheit sorgten unter anderem moderne Verschlüsselungsmethoden und das Hosting in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland.
so Claudia Schadly, Mitarbeiterin im Vorstandsstab und Mitorganisatorin der Wahl.„Uns war außerdem eine einfache und intuitive Funktionalität der Software wichtig. Davon konnten wir uns im Rahmen von Testwahlen überzeugen. Dabei haben wir auch sämtliche Daten abgeglichen und beispielsweise überprüft, ob die Berufsbezeichnungen korrekt und die Wahlbezirke ordnungsgemäß abgebildet sind“,
Volle Kontrolle während und nach der Wahl
Während der Live-Wahl hatten die Projektverantwortlichen jederzeit die Möglichkeit, die Wahlbeteiligung auf einem Dashboard in Echtzeit zu verfolgen. Als diese im Laufe der Zeit nachgelassen hatte, konnte der Kunde gezielt gegensteuern, indem er die Mitglieder über Social Media und andere Kanäle erneut an die Wahl erinnert hat. Mit Erfolg: Gleich am nächsten Tag ist die Wahlbeteiligung wieder angestiegen.
Nach Beendigung der Wahl haben drei Mitarbeitende von Electric Paper den Wahlausschuss bei der Auszählung der Stimmen unterstützt und die Stimmen beim Kunden vor Ort mithilfe der Erfassungssoftware TeleForm maschinell ausgezählt. Die benötigte Hard- und Software brachte der Anbieter mit – darunter Notebooks, Scanner und ein elektrischer Brieföffner, mit dem das Öffnen der Briefumschläge schnell und unkompliziert vonstatten ging.
erklärt Tobias Funk.„Damit niemand doppelt abstimmt, hat der Dienstleister außerdem die Barcodes auf den eingegangenen Briefwahlunterlagen mit einem Barcode-Scanner erfasst. Zeitgleich hat die Software uniWAHL Wahlraum geprüft, ob das Mitglied bereits online gewählt hatte. So konnten wir sicher sein, dass jeder tatsächlich nur eine Stimme abgegeben hat“,
Im letzten Schritt wurden die Stimmzettel mit einem Dokumenten-Scanner eingescannt und die Ankreuzfelder automatisiert ausgelesen. Belege mit unklarer oder ungültiger Stimmabgabe bekam der Wahlausschuss zur Überprüfung und Entscheidung vorgelegt. Am Ende führte der Anbieter das Ergebnis mit der Online-Auswertung zusammen und übermittelte kurz darauf das Gesamtergebnis. Für den kompletten Auszählungsprozess benötigte das Team lediglich einen Nachmittag.
Fazit: Hybride Wahl punktet auf ganzer Linie
Nach dem Wahlprojekt zeigte sich die VR Bank Nord eG mit dem Ablauf der hybriden Wahl mehr als zufrieden. Dies sei nicht zuletzt der guten Zusammenarbeit mit Electric Paper zu verdanken.
lobt Claudia Schadly den Service und Support des Anbieters.„Man merkt einfach: Das Team hat jede Menge Erfahrung und Know-how. Das ist auch der Hauptgrund, wieso wir Electric Paper wiederholt beauftragt haben. Außerdem ist die Erreichbarkeit sehr gut: Bei Bedarf war immer ein Ansprechpartner innerhalb kürzester Zeit zur Stelle. Ich wüsste nicht, was man da noch besser machen könnte“,
Ebenfalls überzeugt ist die Genossenschaftsbank von der Online-Wahl. Zu den größten Vorteilen zählten für den Kunden die unkomplizierte und schnelle Stimmabgabe. Dass die Wählenden einfach den QR-Code mit dem Handy scannen und zu jeder Zeit und an jedem Ort an der Wahl teilnehmen können, sei eine große Erleichterung. Zudem trage die webbasierte Wahl zu einer höheren Wahlbeteiligung bei und spare Kosten und Ressourcen.
sagt Tobias Funk.„Eine reine Briefwahl ist nicht mehr für alle Mitglieder zeitgemäß. Man muss die Unterlagen anfordern, den Stimmzettel kuvertieren und den Brief zur Post bringen – das ist äußerst umständlich. Nicht zuletzt schlägt es sich natürlich auch in den Kosten nieder, wenn das ganze Papier bäumeweise durch Deutschland geschickt wird“,
Für die VR Bank Nord eG steht daher schon heute fest: Auch die nächste Vertreterwahl wird wieder eine hybride Wahl sein. Dann auch gerne wieder in Zusammenarbeit mit Electric Paper.
