Im November 2023 haben die Mitarbeiter:innen der Würth Leasing GmbH & Co. KG zum ersten Mal einen Vertrauensrat gewählt. Da die Belegschaft bereits gute Erfahrungen mit Online-Befragungen gemacht hatte und Präsenzwahlen nicht in Frage kamen, entschied sich das Unternehmen für eine internetbasierte Wahl. Die technische Umsetzung wurde dabei vom Wahlsystemanbieter übernommen, wodurch das Projekt äußerst unkompliziert ablief.
Seit über 30 Jahren ist die Würth Leasing GmbH & Co. KG ein banken- und herstellerunabhängiger Finanzierungsdienstleister für den Mittelstand. Das Unternehmen mit Hauptsitz im baden-württembergischen Eislingen beschäftigt an neun Standorten in Deutschland rund 140 Mitarbeiter:innen und bietet seinen Kunden unterschiedlichste Finanzierungslösungen: vom klassischen Maschinen-Leasing über IT-Leasing bis hin zum Vendor-Leasing.
Ende 2023 wählten die Mitarbeiter:innen von Würth Leasing erstmals einen Vertrauensrat, der aus einer Gruppe von fünf Personen besteht. Zur Wahl standen 13 Kandidierende, die von ihren Kolleg:innen vorgeschlagen worden waren und zukünftig die Interessen der Belegschaft vertreten sollen.
Online-Wahl einstimmig bevorzugt
Für die Mitglieder des Wahlgremiums stand relativ schnell fest, dass die Wahl zum Vertrauensrat elektronisch stattfinden soll. Die Entscheidung für eine Online-Wahl lag zum einen in organisatorischen, zum anderen in datenschutzrechtlichen Aspekten begründet.
berichtet Christin Konle, die bei Würth Leasing in der Personalentwicklung tätig ist und Teil des Wahlgremiums war.„Da unsere Standorte über ganz Deutschland verstreut sind, hätte sich eine Präsenzwahl nur schwer realisieren lassen. Außerdem haben wir in der Vergangenheit bereits Mitarbeiterbefragungen digital durchgeführt, was immer gut geklappt hat“,
Dass eine Online-Wahl von einem externen Anbieter durchgeführt und ausgewertet wird, festigte den Beschluss für diese Wahlart zusätzlich. Denn so ließen sich die Bedenken mancher Mitarbeiter:innen, dass eine rein intern umgesetzte Wahl womöglich nicht hundertprozentig datenschutzkonform sein könnte, einfach aus der Welt schaffen.
erklärt Christin Konle.„Ein externer Anbieter, von dem wir die Zugangsdaten und die Ergebnisse erhalten, gibt den Wahlteilnehmenden die Sicherheit und das Vertrauen, dass die Wahl wirklich geheim abläuft“,
Outsourcing der technischen Umsetzung
Nach Sichtung der eingeholten Angebote machte schließlich die Electric Paper Informationssysteme GmbH mit ihrem uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) das Rennen. Überzeugen konnte der Wahlsystemanbieter aus Lüneburg durch sein stimmiges Gesamtpaket und den positiven Erstkontakt.
Das Dienstleistungsangebot uniWAHL OWS umfasst die Wahlsoftware uniWAHL in Kombination mit einer digitalen Wahlkabine und einem umfangreichen Servicepaket. Dabei können Kunden selbst entscheiden, ob sie die Software bei sich vor Ort installieren und bedienen oder die technische Umsetzung an den Dienstleister auslagern möchten. Würth Leasing hat sich für das Outsourcing entschieden, sodass im Wahlteam weder ein tiefgehendes technisches Know-how noch zusätzliche IT-Ressourcen erforderlich waren.
beschreibt Christin Konle den Workflow.„Im Grunde mussten wir einfach nur die Kandidierendenliste als Excel-Datei an Electric Paper übergeben. Electric Paper hat die Wahl dann im System angelegt und für alle Beschäftigten die Zugangsdaten zum digitalen Wahlraum generiert“,
Wahrung des Wahlgeheimnisses
Die Zugangsdaten – jeweils bestehend aus einer PIN und einer TAN – hat das Wahlteam von Würth Leasing im nächsten Schritt zusammen mit dem Link zur Wahlplattform an die Mitarbeiter verschickt. Hierfür wurde ein Serienbrief erstellt, der per E-Mail zugestellt wurde.
An den Wahltagen konnten sich die Wahlteilnehmenden über eine verschlüsselte Verbindung in das Wahlportal einloggen und per Mausklick abstimmen. Durch das kryptografische Konzept der digitalen Wahlurne und durch den abgekoppelten Authentifikationsmechanismus war sichergestellt, dass zu keinem Zeitpunkt eine Verknüpfung zwischen klarschriftlichem Wähler und seiner Stimme hergestellt werden konnte. Dadurch konnte der Grundsatz einer geheimen Wahl uneingeschränkt eingehalten werden.
Störungsfreier Projektablauf
Vom ersten Kontakt mit dem Anbieter Anfang November bis zur Wahl vergingen nicht einmal drei Wochen. Dieser kurze Projektzeitraum war dem reibungslosen Ablauf des Projekts und der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verdanken. Nach einem Kickoff und zwei erfolgreichen Testwahlen fand die Wahl vom 20. bis 23.11.2023 an vier regulären Arbeitstagen statt.
Als eine der größten internen Herausforderung des Projekts nennt Konle das richtige Timing der Wahl. Da möglichst alle Wahlberechtigten die Chance haben sollten, ihre Stimme abzugeben, mussten die Urlaubszeiten der Beschäftigten genau berücksichtigt werden. Genauso wichtig war die Anwesenheit aller Kandidierenden, damit die Gewählten die Wahl annehmen oder ablehnen konnten. Diesem Bestreben nach einer vollzähligen Belegschaft zum Wahlzeitpunkt konnte letztlich durch eine gute interne Kommunikation und eine rechtzeitige Ankündigung der Wahl Rechnung getragen werden.
freut sich Christin Konle über die rege Teilnahme.„Wir hatten dann auch eine ziemlich hohe Wahlbeteiligung: 76,2 % der Wahlberechtigten haben abgestimmt“,
Fazit: Schnelle, problemlose Umsetzung
Sowohl die Lösung an sich als auch die einwandfreie Projektabwicklung konnten Würth Leasing auf ganzer Linie überzeugen. Geradezu überrascht war das Unternehmen von der extrem schnellen Bereitstellung der Wahlergebnisse.
erinnert sich Christin Konle.„Die Wahl ging bis Donnerstagabend um 18 Uhr, und wir wollten das Ergebnis am Freitag bekanntgeben. Wir waren ein bisschen skeptisch, ob das wohl gelingen würde. Doch Electric Paper war superschnell und hat uns das Ergebnis bereits 16 Minuten nach Schließung der Wahlkabine übermittelt“,
Auch bei der technischen Realisierung konnte Electric Paper mit einer „enormen Schnelligkeit“ punkten. Darüber hinaus ist dem Wahlteam die sehr gute Erreichbarkeit der Ansprechpartner und die sofortige Reaktion auf Änderungswünsche aufgefallen. Insgesamt sei das gesamte Projekt mit Electric Paper völlig unkompliziert abgelaufen.
Neben dem einfachen, modernen und datenschutzkonformen Wahlvorgang sieht Konle die ortsunabhängige Teilnahme als einen großen Vorteil der Online-Wahl. Da die Wahlteilnehmenden ihre Stimme von jedem beliebigen Computer mit Internetzugang abgeben konnten, stellten die auf ganz Deutschland verteilten Unternehmensstandorte organisatorisch kein Problem dar.
sagt Christin Konle abschließend.„Nach der Wahl gab es keinen einzigen Wählenden, der mit schlechter Kritik auf uns zukam. Alle waren total zufrieden mit der Lösung, sodass wir bei einer neuen Wahl noch einmal auf Electric Paper zukommen würden“,
