Die Hochschule Reutlingen wurde 1855 als Webschule gegründet und entwickelte sich im Laufe der Zeit zur Hochschule für angewandte Wissenschaften. Heute bietet sie rund 5.000 Studierenden aus über 80 Ländern an fünf Fakultäten mehr als 40 Studiengänge an. An der Hochschule werden jedes Jahr die kleinen Gremienwahlen der Studierenden und alle vier Jahre die großen Gremienwahlen der Professoren, Mitarbeitenden und Studierenden durchgeführt.
Wunsch nach mehr Effizienz
Als eine der ersten Hochschulen in Deutschland hat sich die Hochschule Reutlingen für die Einführung von elektronischen Wahlen entschieden: Bereits 2018 hat sie ihre erste Online-
Wahl durchgeführt und somit den Wahlablauf sowohl für das Wahlteam als auch für die Wählenden vereinfacht und professionalisiert. Lange Jahre beschränkte sich der in Anspruch
genommene Service jedoch größtenteils auf die Stimmenabgabe und -auszählung. Das sollte sich mit den großen Wahlen für den Senat, die Fakultätsräte und das Studierendenparlament-Direktmandat im Mai 2023 ändern.
„Die großen Gremienwahlen sind aufgrund der unterschiedlichen Wählergruppen und Stimmzettel immer sehr arbeits- und zeitintensiv. Daher haben wir nach einer Lösung gesucht, die zukünftig den gesamten Wahlvorgang verwaltet und uns administrative Routinetätigkeiten abnimmt“,
berichtet Markus Dammler, Wahlleiter und stellvertretender Kanzler an der Hochschule Reutlingen.
Gefragt war eine Software, die nicht nur die Stimmenauszählung automatisiert, sondern das Wahlteam auch bei der Erstellung der Stimmzettel und Wahldokumente unterstützt. Darüber hinaus sollte das System die Möglichkeit bieten, Kandidatenlisten per Knopfdruck zu generieren und auszugeben.
Einführung einer Komplettlösung
Fündig wurde die Hochschule Reutlingen bei der Electric Paper Informationssysteme GmbH, die mit der Wahlsoftware uniWAHL eine entsprechende Komplettlösung inklusive Rundum-sorglos- Service anbietet. Bereits die Demoversion konnte überzeugen, so dass sich die Hochschule für einen mehrjährigen Vertrag mit Electric Paper entschieden hat. Nachdem der Datenschutz- beauftragte der Hochschule Reutlingen die Unterlagen des Anbieters auf Rechtskonformität überprüft hatte, konnte die Zusammenarbeit beginnen.
Die uniWAHL-Software übernimmt die Verwaltung des Wahlvorgangs in sechs Phasen – von der Konfiguration der Wahlordnung über die Wahlvorbereitung bis hin zum automa- tischen Bereitstellen des Wahlergebnisses. Die Stimmabgabe kann sowohl papiergebunden als auch online über das uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) erfolgen. Bei der internetbasierten Wahl werden die Wahlergebnisse direkt aus dem uniWAHL OWS exportiert und stehen in der uniWAHL-Kernsoftware zur Verfügung.
Erfolgreiche Einarbeitung
Für die Verantwortlichen der Wahl 2023 war zunächst eine sorgfältige Einarbeitung in die Funktionalität der Kernsoftware erforderlich. Besonders viel Aufmerksamkeit verlangte dabei die Hinterlegung der eigenen Wahlordnungsparameter und die damit verbundene Anpassung der Begrifflichkeiten. Mithilfe von zwei Workshops, dem Nutzerhandbuch und dem Support-Team von Electric Paper gehörten diese anfänglichen technischen Herausforderungen jedoch rasch der Vergangenheit an.
„Zugegeben: Man braucht schon etwas Geduld, um sich mit den vielen Einstellungsmöglichkeiten vertraut zu machen. Doch letztendlich hat es sogar Spaß gemacht, sich mit dem Programm zu beschäftigen. Dem zukünftigen Einsatz der Software sehe ich entspannt entgegen.“,
erklärt Markus Dammler.
Bei der Einrichtung der Schnittstelle zwischen der uniWAHL- Kernsoftware und dem Online-Wahlsystem hat die Wahlleitung tatkräftige Unterstützung von Kollegen aus der internen IT-Abteilung erhalten. Auch die Integration des SmartLinks in das Intranet der Hochschule konnten die IT-Mitarbeiter mithilfe eines Templates, das von Electric Paper zur Verfügung gestellt wurde, problemlos bewerkstelligen. Über einen Link in der elektronischen Wahleinladung gelangen die Wählenden auf eine Seite, auf der sie sich mit ihren bekannten Hochschulzugangsdaten anmelden können und anonymisiert zur digitalen Wahlkabine weitergeleitet werden.
Letzte Anpassungen nach Testwahlen
Die Gewissheit, dass am Wahltag alles störungsfrei ablaufen würde, hat die Wahlleitung durch zwei Testwahlen erhalten, die vor der Live-Wahl durchgeführt wurden. Bei der ersten Testwahl überprüfte ein kleiner Personenkreis lediglich die einwandfreie Funktionalität der angelegten Wahl. Die zweite Testwahl, bei der bereits das finale Wahlverzeichnis und die echte Kandidatenliste zum Einsatz kamen, fand mit einer größeren Personengruppe statt und konzentrierte sich auf die Inhalte.
Da die Hochschule Reutlingen eine internationale Studienumgebung mit Studierenden aus vielen unterschiedlichen Nationen bietet, stellte die Zweisprachigkeit der Wahl eine wichtige Projektanforderung dar. Nach den Testwahlen verstärkte sich beim Kunden daher der Wunsch, dass die Wählenden zwischen deutschen und englischen Wahlinhalten unkompliziert per Knopfdruck wechseln können. Indem das Team von Electric Paper diese Anforderung schnell und kompetent umgesetzt hat, konnte es beim Kunden einmal mehr punkten.
Fazit: Weniger Aufwand bei Gremienwahlen
Vom ersten Kick-off bis zum Start der Live-Wahl am 16.5.2023 sind nur gut sechs Wochen vergangen. Über den gelungenen Projektablauf, den reibungslosen Wahlprozess und den guten Service durch den Anbieter äußerte sich die Wahlleitung ausschließlich positiv. Vor allem der gute Support durch Electric Paper konnte überzeugen.
„Die Betreuung war tadellos. Das Ticketsystem hat einwandfrei funktioniert und der Support hat jederzeit umgehend auf unsere Fragen reagiert. Dieser Service hat uns in jeder Projektphase die notwendige Sicherheit gegeben.“,
beschreibt Markus Dammler die gute Zusammenarbeit.
Kräftig punkten konnten aber auch die zahlreichen nützlichen Wahlmanagement-Funktionen, welche die neu eingeführte Software bietet. Die Erwartung, dass sich die gesamte Wahlorganisation durch die technische Unterstützung deutlich verein- facht, konnte die uniWAHL-Lösung voll erfüllen. Durch die Automatisierung vieler Arbeitsschritte ist der Gesamtaufwand spürbar gesunken, sodass die Wahlverantwortlichen eine spürbare Entlastung erfahren haben.
Schon für das kommende Jahr sind die nächsten Wahlen mit Electric Paper geplant. Dann soll der Personalrat papierbasiert mit uniWAHL gewählt werden und die Stimmenauszählung scannerbasiert erfolgen.
