Die Wohnungsgenossenschaft Heimkehr eG führt ihre Vertreterwahlen als Briefwahlen durch. Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und den Projektprozess zu vereinfachen, sollten die Wahlvorbereitungen sowie die Stimmenauszählung in größtmöglichem Umfang digitalisiert werden. Electric Paper schnürte hierfür das passende Leistungspaket – mit Nominierungsportal, Druckereiservice und scannerbasierter Auswertung der Stimmzettel. Das Resultat: Ein komfortabler Wahlablauf ohne Zwischenfälle.
Die Heimkehr eG wurde bereits im Jahr 1900 gegründet und ist heute eine der ältesten und größten Wohnungsgenossenschaften in Hannover. Den rund 12.000 Mitgliedern stellt das Unternehmen nicht nur über 5.000 Wohnungen zu bezahlbaren Preisen zur Verfügung. Es bietet auch attraktive Sparprodukte, eine aktive Wohnberatung sowie umfangreiche Serviceleistungen aus einem unternehmenseigenen Handwerksbetrieb an.
Alle fünf Jahre haben die Mitglieder der Heimkehr die Möglichkeit, die Vertreterversammlung neu zu wählen. Dieses Organ setzt sich aus mindestens 50 Personen zusammen, die unter anderem über Satzungsänderungen, Jahresabschlüsse und die Verwendung des Bilanzgewinns entscheiden.
Digitalisierung als großes Ziel
Bis zum Wahljahr 2021 hatte die Heimkehr die Briefwahlen größtenteils hausintern organisiert und durchgeführt. Dabei waren die Wahlvorbereitungen sowie die Stimmenauszählungen stets mit einem hohen Aufwand verbunden. Ob nun die Nominierung der Kandidierenden, der Versand der Wahlunterlagen oder das Öffnen tausender Briefumschläge von Hand: Alle Arbeitsschritte gestalteten sich außerordentlich zeit- und arbeitsintensiv.
Zugleich wuchs der Wunsch nach einem zeitgemäßen digitalen Wahlverfahren. Davon erhoffte sich die Genossenschaft eine unkompliziertere Stimmabgabe als auf dem Postweg und im besten Fall eine Steigerung der Wahlbeteiligung.
„Unsere Idee war ursprünglich, die Vertreterwahl komplett zu digitalisieren. Leider war eine Online-Wahl dann doch nicht möglich, da unsere Satzung auf elektronische Wahlen noch nicht ausgerichtet ist. Jedoch wollten wir zumindest die anderen Prozesse so weit wie möglich digitalisieren und für alle Beteiligten vereinfachen“,
beschreibt Ulrike Litwin, Vorstandsassistentin bei der Heimkehr eG, die Ausgangssituation. Sie hat als Mitglied des Wahlvorstands die Durchführung der Vertreterwahl organisatorisch unterstützt.
Bei der Recherche nach einem geeigneten IT-Dienstleister holten sich die Wahlverantwortlichen Angebote von unterschiedlichen Unternehmen ein. Gesucht war ein Anbieter, der den Wahlablauf der Genossenschaft im Rahmen der Satzungsvorgaben weitestgehend digital abbilden kann.
Wahlportal ermöglicht Online-Nominierung
Letztendlich stellte sich das Angebot von Electric Paper als das passendste heraus. Besonders überzeugen konnte das Wahlportal: Mit diesem Tool ist der Kunde in der Lage, die Nominierung und Vorstellung der Kandidierenden komplett digital abzuwickeln.
Der Nominierungsablauf ist ganz einfach: Zunächst schlagen die Mitglieder sich selbst oder Nachbarn als Kandidat:innen vor, indem sie den Nachnamen, den Vornamen sowie die Anschrift der jeweiligen Personen online in ein Formular eingeben und absenden. Sobald das nominierte Mitglied zugestimmt und der Wahlvorstand die Daten auf Richtigkeit überprüft hat, erfolgt die Freigabe und schließlich die Veröffentlichung der Kandidatenprofile auf einer Wahlwebsite. Dort können sich alle Mitglieder online informieren, sodass eine gedruckte Broschüre nicht unbedingt erforderlich ist.
„Unsere Mitglieder und ich sind mit dem Wahlportal sehr gut zurechtgekommen. Es war äußerst nutzerfreundlich: Jeder hat verstanden, was er wo eintragen muss. Habe ich doch einmal Hilfe benötigt, war ein persönlicher Ansprechpartner umgehend zur Stelle und hat mir schnell weitergeholfen“,
berichtet Ulrike Litwin.
Beispielsweise nahmen während der Nominierungsphase nicht alle Kandidat:innen die Option wahr, ein Foto von sich hochzuladen. Manche äußerten den Wunsch erst, nachdem das Portal bereits geschlossen war. In diesen Fällen übernahm Electric Paper den nachträglichen Upload.
Bequeme Auslagerung von Druck und Versand
Weitere Aufgaben, welche die Heimkehr an den externen Anbieter auslagern konnte, waren der Druck und die Auslieferung der Briefwahlunterlagen. Electric Paper ließ Anschreiben, Stimmzettel, Rücksendeumschläge und Versandhüllen von einer Partnerdruckerei produzieren und übernahm dabei die gesamte Kommunikation und Terminabstimmung. Der Kunde musste lediglich die Daten und Vorlagen der Druckstücke anliefern.
Die fünf verschiedenen Stimmzettel für die fünf Wahlbezirke wurden so erstellt, dass sie maschinenlesbar und später elektronisch auswertbar waren. Zu beachten waren hierbei beispielsweise eine scannerkompatible Papierqualität sowie die richtige Form, Größe und Anordnung der Markierungsfelder. Die Anforderungen und das Corporate Design der Genossenschaft fanden ebenfalls Berücksichtigung: Erst nach der Freigabe des Kunden gingen die Stimmzettel in den Druck.
„Electric Paper hat die gesamte Koordination der Druckstücke und die Abstimmungen mit der Druckerei übernommen. Damit haben wir uns viel Arbeit gespart. Alle Fristen wurden zuverlässig eingehalten, sodass die Wahlunterlagen bei den Mitgliedern pünktlich angekommen sind“,
erzählt Ulrike Litwin.
Maschinelle Stimmenauszählung ohne Stress
Nach Beendigung der Wahl sind zwei Mitarbeiter von Electric Paper zur Heimkehr nach Hannover gereist, um dort die Stimmzettel maschinell auszulesen. Die hierfür benötigte Hard- und Software hatten sie mit im Gepäck. Neben einem leistungsstarken Dokumentenscanner zählten Laptops und elektrische Brieföffner zur Ausrüstung.
Zunächst zählten, öffneten und überprüften die Wahlhelfer:innen des Kunden die 2.600 Rückläufer. Dabei waren pro Rückläufer zwei Umschläge zu öffnen, also insgesamt 5.200 Kuverts. Dank der schnellen, einfach zu bedienenden Briefschlitzmaschinen dauerte dieser Teil nur zwei Stunden.
Daraufhin folgte die scannerbasierte Erfassung der Stimmzettel. In Stapeln legten die Kolleg:innen von Electric Paper die Belege in den Scanner und überwachten die korrekte Verarbeitung. Fragliche Fälle steuerte die Capturing-Software zuverlässig aus, sodass der Wahlvorstand eine manuelle Sichtprüfung vornehmen konnte. So lag dem Kunden das Wahlergebnis nach nur eineinhalb Stunden vor.
„Die Auszählung ist für uns ein aufregendes Ereignis. Umso schöner war es, dass der Tag mit Electric Paper sehr professionell und unaufgeregt abgelaufen ist. Der Anbieter hat uns an die Hand genommen und den Ablauf so gut koordiniert, dass wir schneller fertig waren als gedacht“,
erinnert sich Ulrike Litwin.
Fazit: Komfortable Wahl durch digitale Prozesse
Mit den wahlbegleitenden Dienstleistungen von Electric Paper ging die Vertreterwahl 2026 für die Wahlverantwortlichen deutlich einfacher und entspannter vonstatten als in den Wahlperioden davor. Zum einen gestaltete sich der Nominierungsprozess strukturierter und unkomplizierter. Zum anderen nahmen die Vorbereitung der Druckerzeugnisse und die Stimmenauszählung weniger Zeit und Arbeitsaufwand in Anspruch.
Dank der routinierten Arbeitsweise von Electric Paper verlief das gesamte Projekt fehlerfrei und termintreu ab. Der vertrauensvolle Kontakt zum Anbieter und der schnelle Support vermittelten dem Kunden während der gesamten Zusammenarbeit ein gutes Gefühl von Planungssicherheit und Rückhalt.
„Für dieses Projekt spreche ich ein großes Lob und Anerkennung aus. Alles ist tadellos und zu unserer vollsten Zufriedenheit verlaufen. Und wer weiß: Vielleicht kann uns Electric Paper bei der nächsten Vertreterwahl ja mit einer Lösung für Online-Wahlen unterstützen – sofern es unsere Satzung bis dahin zulässt“,
so Ulrike Litwin.
