Anwenderbericht: Online-Gremienwahlen mit uniWAHL OWS (mehrsprachig)

Ein Institut der Leibnitz-Gemeinschaft wählt seine Gremien online

Das Leibnitz-Institut IFW Dresden hat Gremienwahlen erstmals online durchgeführt. So konnten auch Beschäftigte im Homeoffice oder in Quarantäne an der Wahl teilnehmen. Dafür wurde eine Softwarelösung genutzt, die im Hochschulbereich bereits vielfach eingesetzt wird. Der Bericht beschreibt, welche Voraussetzungen das Institut dafür schaffen musste.

Das Leibniz-Institut für Festkörper- und Werkstoffforschung Dresden (IFW) ist eine rechtlich eigenständige, außeruniversitäre Forschungseinrichtung und Mitglied der Leibniz-Gemein-
schaft. Es erforscht die Physik und Chemie von Stoffen, die sich für neue Materialien eignen könnten. Das IFW Dresden ist in den Disziplinen Experimentalphysik, theoretische Festkörperphysik, Chemie, Werkstoffforschung und Elektrotechnik tätig und beschäftigt hier 506 Mitarbeiter*innen, darunter 320 wissenschaftlich Beschäftigte aus 35 Ländern.

Online-Wahl für interne Gremien

Eine turnusmäßig anstehende Wahl interner Gremien sollte wegen der Corona-Pandemie erstmals elektronisch durchgeführt werden. Zu wählen waren eine Ombudsperson als unparteiische Schiedsperson und der Wissenschaftlich-Technische Rat (WTR) des IFW. Dieser dient der Beteiligung der wissenschaftlichen und technischen Mitarbeiter*innen an der Erarbeitung der wissenschaftlichen und technischen Programme des IFW.

In einem Auswahlverfahren wurde eine Lösung für die Online-Wahlen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis gesucht. Beauftragt wurde der Anbieter Electric Paper Informations-
systeme mit seiner uniWAHL-Software und der integrierten Open-Source-Komponente Online-Wahlsystem (OWS). Bei einer Online-Wahl werden sehr strenge Maßstäbe an die Rechtssicherheit der Lösung angelegt. Das IFW hatte darüber hinaus noch weitere Anforderungen: Alle Wahlberechtigten sollten die Möglichkeit erhalten, ihre Wahlberechtigung vor der Wahl online zu überprüfen. Außerdem mussten alle Wahlinformationen und die Stimmzettel generell zweisprachig sein.

Die technische Lösung für Online-Wahlen

Die Organisation von Gremienwahlen in Unternehmen, Verbänden, Vereinen oder anderen Einrichtungen, ist generell mit einem hohen Aufwand verbunden. Die Wahlorganisatoren
und Verwaltungsabteilungen müssen diese Aufgaben typischerweise zusätzlich zu ihren normalen Tätigkeiten leisten. Deshalb erwarten die Beteiligten eine wirksame Entlastung durch eine professionelle Softwarelösung.

Die vom IFW eingesetzte Lösung uniWAHL unterstützt die Planung, sichere Durchführung und Auswertung von Gremienwahlen oder für Personal- und Betriebsratswahlen. Sie unterstützt sowohl die Abwicklung von Präsenz- und Briefwahlen als auch von Online-Wahlen und wurde bereits in Hunderten von Wahlen eingesetzt. Die Software begleitet sechs Phasen der Wahl: 1. Wahlordnung, 2. Vorbereitung der Wahl, 3. Ausschreibung & Wahlvorschläge, 4. Stimmabgabe, 5. Auszählung, 6. Wahlergebnisbereitstellung/ -präsentation.

Die Lösung bietet einen Organisationsrahmen für die Erzeugung wichtiger Wahldokumente wie Aushänge, Bekanntmachungen und Stimmzettel sowie für die Verwaltung von Kandidierenden und Wählerlisten.

Die eigentliche Herausforderung bestand nun darin, die umfangreichen Möglichkeiten der Softwarelösung auf die spezifische Situation und die besonderen Anforderungen eines
wissenschaftlichen Instituts wie des IFW anzuwenden.

Die Vorbereitung der technischen Infrastruktur

„Online-Wahlen waren für das IFW Neuland. Es gab arbeitsintensive Aufgaben wie das Erstellen der Wählerlisten und des Wählerverzeichnisses, die als Bestandteile vorheriger Wahlen schon bekannt waren. Echtes Neuland war dagegen die Vorbereitung der technischen Infrastruktur für die elektronische Wahl,

berichtet Gerold Gruber aus der Abteilung Informationstechnologie.

Von der IT-Abteilung des IFW wurde dafür ein Wahl-Portal eingerichtet. Die Wahlberechtigten konnten sich hier anmelden, um ihre Wahlberechtigung zu überprüfen. Im eigentlichen Wahlzeitraum dienst das Portal zur Identitätsprüfung, um anschließend die elektronische Wahlkabine zu „betreten“. Für diesen sicherheitstechnisch bedeutenden Schritt arbeiteten die ausführenden Kollegen der IT-Abteilung eng und gut mit den Kollegen von Electric Paper zusammen, auch die Dokumentation des Herstellers wird als sehr gut eingeschätzt. Die Websiten für den tatsächlichen Stimmabgabevorgang wurden in einem sicherheitszertifizierten Rechenzentrum der Deutschen Telekom erzeugt. Da die Stimmabgabe also im Webbrowser erfolgte, war die Wahl auch für die Wählenden von anderen Orten aus möglich. Vor der Übertragung in die cloudbasierte digitale Wahlurne wurde die Identität des Wählers pseudonymisiert, um die Datenschutzkonformität sicherzustellen. Für die Weiterleitungsfunktion vom Portal aus hatte Electric Paper eine Dokumentation mit Mustercode zur Verfügung gestellt, der von der IT in das Systemumfeld des IFW umgesetzt wurde.

In zwei Testwahlen wurden die korrekte Funktion der technischen Infrastruktur und die Eignung aller Wahlunterlagen vorab überprüft.

„Bei der ersten Testwahl haben wir besonders die Prozesse, die Unterlagen und das Online-Layout kontrolliert. Dabei hatten wir noch einige Wünsche an das Design der Stimmzettel, die von Electric Paper kurzfristig umgesetzt wurden“,

beschreibt Gerold Gruber das Vorgehen.

Dabei ging es um Details wie Schriftarten, Abstände und generell um die Zweisprachigkeit aller Wahlunterlagen sowie um die Nutzerführung. Die gewünschte Methode für die Stimmauszählung war in der Software bereits implementiert. Bei der zweiten Testwahl wurde insbesondere die Portalfunktion überprüft und anschließend freigegeben.

Die Online-Wahlen funktionierten einwandfrei

„Die Wahl selbst, das Go Live, war unproblematisch . Es ist ja kein superkomplexes System. Die technischen Verfahren sind vom Anbieter gut dokumentiert, verständlich und zielführend, also insgesamt sehr professionell. Auch die Datenschutzkonformität wurde umfassend dokumentiert und sichergestellt“,

bewertet der IT-Spezialist Vorbereitung und Cloudangebot von Electric Paper.

Der Lösungsanbieter hatte die Beteiligten am Institut geschult sowie Tipps und Arbeitshilfen wie Dokumentationen, Checklisten und FAQs bereitgestellt.

Aus Sicht des IT-Mitarbeiters war der Vorbereitungsaufwand letztlich im erwarteten Rahmen:

„Wir hatten noch keine Erfahrung mit der Materie. Wenn es Klärungsbedarf gab, wurden wir umgehend unterstützt , und auch die Erreich- barkeit der Mitarbeiter von Electric Paper war durchweg gut. Bei einer künftigen Online-Wahl werden wir dann auf die technische Infrastruktur wieder zurückgreifen können und haben nur noch minimalen Aufwand“,

fasst Gerold Gruber die Erfahrungen zusammen.