Anwenderbericht: Wahl der Vertreterversammlung mit uniWAHL

Eine Software für die Wahl der Vertreterversammlung

Die Bezirkszahnärztekammer (BZK) Koblenz hat eine neue Software für die Wahl ihrer Vertreterversammlung eingeführt. Die Lösung sollte so einfach wie möglich aufgebaut sein und die Wahl trotzdem rechtssicher umsetzen. Ausgewählt wurde „uniWAHL“ von Electric Paper Informationssysteme. Die Geschäftsführerin der BZK berichtet von ihren Erfahrungen.

Die BZK ist die selbstverwaltete Standesvertretung der Zahnärzte im nördlichen Rheinland-Pfalz. Ihre Vertreterversammlung ist ein internes Kontrollorgan der Zahnärzteschaft. Sie überwacht die Einhaltung der Berufsordnung und ist zuständig für die Auslegung der Gebührenordnung. Ihr obliegen u. a. die Aus-, Fort- und Weiterbildung der zahnmedizinischen Fachangestellten sowie die Fort- und Weiterbildung der Zahnärzte.

Persönlichkeitswahl für Vertreterversammlung

„Die Vertreterversammlung der BZK ist die demokratisch gewählte Vertretung der Zahnärztinnen und Zahnärzte im Kammerbereich Koblenz. Sie besteht ausv 40 Mitgliedern und hat als Parlament der Zahnärzte wichtige Kontroll- und Entscheidungsfunktionen“,

berichtet Manuela Zimmermann, Geschäftsführerin der Bezirkszahnärztekammer Koblenz.

Für die Wahl zur Legislaturperiode von 2022 bis 2027 hatte die BZK eine neue Software gesucht, da die alte Lösung vom Anbieter nicht mehr gepflegt worden war.

Die Wahl zur Vertreterversammlung ist eine Persönlichkeitswahl, ohne komplexe Wahllisten. Zu den wichtigsten Anforderungen an die Software zählten u. a. die rechtskonforme Umsetzung der Wahlordnung, die Einhaltung des Datenschutzes, die Erstellung der Stimmzettel, die Hilfe bei der Auszählung und die schnelle Verfügbarkeit der Stimmergebnisse. Außerdem sollten mit der Lösung parallel zwei Wahlen durchgeführt werden: Neben den Vertretern für den Bezirk sollten auch die Vertreter für die übergeordnete Landeszahnärztekammer Rheinland-Pfalz gewählt werden. „Einige Kandidaten haben für beide Kammern kandidiert, andere nur für den Bezirk oder nur für das Land. Das sollte die Software möglichst unkompliziert unterstützen“, ergänzt Manuela Zimmermann.

Gemeinsam mit den GeschäftsführerInnen der anderen drei Bezirkszahnärztekammern in Rheinland-Pfalz wurde die Lösung „uniWAHL“ vom Anbieter Electric Paper Informationssysteme als die am besten geeignete ausgewählt.

Die Bezirkszahnärztekammer (BZK) Koblenz hat für die der Vertretersammlung die Software uniWAHL von Electric Paper eingesetzt, weil sie die Anforderungen der Persönlichkeitswahl am unkompliziertesten unterstützt.

Hilfe von der ersten Präsentation bis zur Wahl

Die Software uniWAHL bietet WahlleiterInnen einen Organisationsrahmen für die Abbildung der Wahlordnung, die Ausschreibung der Wahl, der Verwaltung von Kandidierenden, dem Erstellen von Stimmzetteln und Bekanntmachungen sowie bei der Auszählung und dem Wahlergebnis.

„Wir haben beim Einsatz der für uns neuen Software eine sehr gute Unterstützung erhalten. Von der ersten Präsentation über intensive Schulungen und Musterdateien bis hin zu Testwahlen konnten wir uns immer auf die guteBeratung und zuverlässige Hilfe verlassen“,

erläutert die Geschäftsführerin den Support durch den Dienst- leister Electric Paper.

Die Wahlleitung und alle Wahlhelfer hatten zur Vorbereitung an mehreren Schulungen teilgenommen. So konnten in einem Probelauf alle Teilschritte der Wahl durchgespielt werden. Anschließend wurden in einem Webmeeting nochmals Details besprochen. In einem weiteren Briefing kurz vor der Wahl hatten die Beteiligten nochmals die Möglichkeit, offene Fragen zu klären. Gemeinsam mit Electric Paper hatte die BZK in Checklisten jeden Schritt erläutert und die Wahlhelfer waren gut vorbereitet.

„Die mehrmaligen Workshops und der intensive Kontakt zu dem Team von Electric Paper hat sehrzum guten Gelingen der Wahl beigetragen. So konnten wir unsere Wünsche beispielsweise zum Layout der Stimmzettel oder zum Vorgehen bei der Auszählung verwirklichen“,

nennt die Geschäftsführerin einige Details. So wurden für die Wahl der Vertreter in die Landeszahnärztekammer mit Hilfe der Software-Stimmzettel im größeren DIN-A3-Format erstellt.

Mit der Wahlsoftware sind sehr unterschiedliche Wahlabläufe umsetzbar. Die Stimmzettel können gescannt und automatisiert ausgezählt werden. Mit einer zusätzlichen Open-Source-
Komponente sind auch Online-Wahlen möglich. Die BZK hatte sich bewusst für eine manuelle Auszählung entschieden und Electric Paper hatte die Software dafür angepasst.

„Die Wahl und die Auszählung nutzen wir als kleines Event. Viele ehrenamtlich Tätige sind dann persönlich in der Kammer präsent. Für uns ist das ein Stück gelebte Selbstverwaltung“,

beschreibt Manuela Zimmermann das Vorgehen.

Fazit: Software hat sich gut bewährt

Die BZK ist mit dem Ablauf der Wahl sehr zufrieden. Sie konnte ohne Pannen und rechtssicher umgesetzt werden.

„Durch den Einsatz der Wahlsoftware haben wir uns viel Zeit erspart. Die Wahl wäre sonst nicht an einem Tag umsetzbar gewesen“,

fasst die Geschäftsführerin ihr Fazit zusammen.

Als Beispiel für die Leistung der Wahlsoftware nennt Manuela Zimmermann die Auszählung und die Ausgabe der Stimmverteilung. Da die Auszählung mehrere gleiche Stimmer-
gebnisse ergeben hatte, musste gemäß der Wahlordnung ein Losverfahren durchgeführt werden. Durch die Software wurde die Reihenfolge automatisiert ausgelost und die Wahlauszählungs-Protokolle sofort bereitgestellt.

„Wir konnten die Ergebnisse für unser Wahlrundschreiben kopieren und die Ergebnisse druckreif veröffentlichen“,

so die Geschäftsführerin.

Sie betont auch die gute Unterstützung durch den Dienstleister:

„Es war immer jemand telefonisch erreichbar oder wir erhielten zeitnah einen Rückruf. Das war dann frühmorgens oder für die Ehrenamtlichen auch noch nach Dienstschluss.“

Für kommende Wahlen kann sich die Geschäftsführerin eine weitere Digitalisierung der Wahlabläufe durch eine automatisierte Stimmauszählung über Scanner oder auch eine Online-Wahl gut vorstellen.

Fast Facts

Online-Gremienwahl aus dem HIS-Portal (Smart Link)
Integration von uniWAHL OWS in die IT-Infrastruktur
Schulung & Support bei der Wahlvorbereitung
Concierge-Service: Persönlicher Support am Wahltag
Eingesetzte Software: uniWAHL core + OpenSource Online-Wahlsystem (OWS)