Anwenderbericht: Gremienwahlen mit uniWAHL OWS

Nach erster Skepsis gute Erfahrungen mit Online-Wahl

Die Universität Mannheim hat die Gremienwahlen bei den Studierenden erstmals online durchgeführt. Nach anfänglicher Skepsis ist die Bilanz durchweg positiv. Auch dank der guten Akzeptanz sollen die Wahlen künftig auch für weitere Gruppen elektronisch erfolgen.

Die Universität Mannheim zählt mit ihrem wirtschafts- und sozialwissenschaftlich geprägten Profil seit Jahren zu den 20 besten Forschungseinrichtungen in Europa. An sechs Fakultäten und Abteilungen lehren und forschen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Disziplinen Betriebs- und Volkswirtschafts- lehre, in den Geistes- und Sozialwissenschaften, in Jura sowie in Wirtschaftsmathematik und -informatik.

Skepsis vor der ersten Onlinewahl

„Die Studierenden der Uni Mannheim hatten sich schon lange für Online-Wahlen ausgesprochen. Fehlende Vorgaben in der Wahlordnung und Vorbehalte bei Themen wie dem Datenschutz oder auch der Akzeptanz des Wahlverfahrens standen dem bisher allerdings dagegen“,
berichten Beate Probst und Lutz Spitzner, zuständig für das Gremienmanagement im Rektorat der Universität Mannheim.

Ein höherer Digitalisierungsgrad und die Corona-Pandemie führten dann zur Entscheidung für ein Pilotprojekt. Bei der Gruppe der Studierenden wurden daher 2022 erstmals Online-Wahlen durchgeführt. Es ging um die Wahlen zum Senat und zu den Fakultätsräten.

„Zunächst musste die Wahlordnung der Universität angepasst werden, um auch bei einer Online-Wahl die allgemeinen Wahlgrundsätze, die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten“,
erläutert Beate Probst.

Das Wichtigste dabei war, alle Beteiligten davon zu überzeugen, dass die Wahlen in allen Schritten rechtssicher durchgeführt werden. Dafür haben die Wahlleitung, das Justitiariat, die Datenschutzstelle und die Universitäts-IT im gesamten Vorbereitungsprozess eng zusammengearbeitet. 

Die Durchführung der Ausschreibung und die Beschaffung der technischen Lösung waren anschließend vergleichsweise schnell umgesetzt.

„Wir haben uns auf Grundlage des Vergabeverfahrens für die Open-Source-Lösung Online-Wahlsystem, OWS, von Electric Paper Informationssysteme entschieden. Sie hatte insbesondere durch den Leistungsumfang überzeugt. Informationssicherheit, Datenschutz und Serviceumfang sowie nicht zuletzt die Preisgestaltung waren weitere positive Aspekte“,

begründen die beiden Vertreter der Universität Mannheim den Ausgang des Verfahrens und die darauf aufbauende Entscheidung.

Komplettsystem für die Hochschulwahlen

Die Universität Mannheim hatte bereits gute Erfahrungen mit der uniWAHL-Software von Electric Paper gesammelt. Zusammen mit der Online-Wahlkomponente OWS standen ein kompletter Organisationsrahmen und eine umfassende technische Lösung für Online-Wahlen zur Verfügung. Mit der Software konnten Kandidierende und Wählerlisten verwaltet und Online-Stimmzettel vorbereitet werden.
In sechs Phasen zu einer erfolgreichen Wahl
Mit der uniWAHL-Software und der Online-Wahlkomponente OWS standen ein kompletter Organisationsrahmen und eine umfassende technische Lösung für Online-Wahlen zur Verfügung. Mit der Software konnten Kandidierende und Wählerlisten verwaltet und Online-Stimmzettel vorbereitet werden.
„Unsere guten Erfahrungen mit der uniWAHL-Software waren natürlich sehr nützlich. Trotzdemgab es im Unterschied zu einer Präsenzwahl vieleNeuerungen. In einer Präsentation den Ablaufzu sehen ist das eine, dessen praktische Durchführung ist dann doch etwas anderes“,
benennt Beate Probst anfängliche Unsicherheiten.
Dabei ging es um die zeitlichen Abläufe, die Beteiligung des Wahlausschusses, die Vorbereitung der Daten bis hin zum Öffnen und Schließen der Wahl.
„Die intensive Unterstützung durch Electric Paper hat uns bei der Vorbereitung sehr geholfen. Das hat gut geklappt. Bei Fragen gab es immer eine sehr schnelle und lösungsorientierte Hilfe, so dass die meisten Probleme innerhalb kurzer Zeit geklärt waren“,
beschreibt Lutz Spitzner den Support.

So wurden z. B. die Online-Stimmzettel auf Wunsch nochmals angepasst und optimiert. Auch die zwei Testwahlen waren hilfreich, um kleinere Korrekturen vornehmen zu können.

Bei den technischen Einzelheiten hatte die Hochschule viele Details bereits im Vorfeld geklärt. So konnte die SmartLink-Verbindung von der Wahlseite der Hochschule zur elektronischen Wahlkabine auf einem externen Sicherheitsserver schnell umgesetzt werden. „Unsere IT hatte sich schon einmal mit dem Thema befasst. Außerdem lag auch das Whitepaper von Electric Paper vor“, so Lutz Spitzner. Auch für die automatisierte Überprüfung der Wahlberechtigung der Wählenden hatte die IT eine gute Lösung gefunden.

Gute Erfahrungen mit den Online-Wahlen

Für Beate Probst war es ein Vorteil, zunächst nur mit einer Wählergruppe Erfahrungen zu sammeln:

„Für reibungslose Wahlen sind eine gute Datenbasis und ein verlässliches Wählerverzeichnis sehr wichtig. Die Vorbereitung und Abstimmung mit internen
Stellen dauern aber oftmals länger als zunächst gedacht. Deshalb war es gut, dass die Wahlen mit einer Wählergruppe weniger komplex waren.

Im Vergleich mit früheren Präsenzwahlen ist die Bilanz aus Sicht der Hochschule sehr positiv.

„Die Betreuung der Wahlen mit vielen Wahlhelfern war bisher sehr aufwendig und zeitintensiv. Das ist viel einfacher geworden. Auch die Auszählung
ist erheblich schneller und nicht mehr so personalintensiv. Wir hatten bereits nach zwei Stunden die Wahlergebnisse und konnten diese dann aufbereiten und veröffentlichen“,

ergänzt Lutz Spitzner.

Als Nachteil der Online-Wahl wurde das fehlende Wahlfeeling an den Urnen empfunden. Demgegenüber sei die Wahl für Wählende einfacher, die nicht vor Ort sein können. Für die
Universität Mannheim mit einem hohen Anteil von Studierenden im Ausland und mit vielen ausländischen Studierenden sei das ein maßgeblicher Faktor.

„Die uniWAHL-Software von Electric Paper hat sich in Verbindung mit der Open-Source-Lösung für die Online-Wahl sehr gut bewährt. Wir fühlten uns zu jeder Zeit sehr gut betreut. In der Hochschule gab es keine kritischen Stimmen zur Online-Wahl. Wir sind deshalb gespannt auf die nächsten Gremienwahlen mit dann vielen Wählergruppen“,

fassen Beate Probst und Lutz Spitzner ihre Erfahrungen zusammen.

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