PH Heidelberg lässt Studierende aus dem Campus wählen

Einfach, rechtssicher und digital: So sollten die Gremienwahlen der PH Heidelberg zukünftig ablaufen. Die Hochschule entschied sich für das Online-Wahlsystem der Electric Paper Informationssysteme
GmbH (uniWAHL OWS). In diesem Bericht lesen Sie, wie Onboarding und Wahltag abliefen und welches Fazit die Wahlleitung zieht.

Zeit für den nächsten Schritt der digitalen Transformation

Die PH Heidelberg hatte ihre Wahlen bisher als tradionelle Urnenwahl und während der Pandemie als Briefwahl durchgeführt. „Wäre die Corona-Pandemie nicht gewesen, hätten wir schon vor ein, zwei Jahren den Wechsel vollzogen“, so Andreas Reuther, Leiter des Studienbüros und Wahlleiter der Hochschule.

Die Studierenden hatten sich seit Langem eine Möglichkeit zur Online-Wahl gewünscht und auch die Hochschulleitung sah längst die Vorteile des digitalen Wegs: keine Druck- und
Versandkosten, weniger Personaleinsatz und Zeitaufwand für Vorbereitung und Auswertung der Wahlen. Kurz: Es wäre eine kosteneffiziente und nachhaltige Lösung.

„Wahlen digital stattfinden zu lassen, betrachten wir als notwendigen nächsten Schritt unserer digitalen Transformation als Hochschule“, betont Christine Schreber, Referentin
des Rektorats. „Es ist eine Maßnahme, um unsere Prozesse zukunftsfähig zu machen.“

Um das Risiko zu minimieren, suchten Andreas Reuther und Christine Schreber nach einem Tool für Online-Wahlen, mit dem sie zunächst die „kleinen Wahlen“ im Juli 2022, die Wahl der Studierendenvertreter, im Folgejahr dann die „großen Wahlen“umsetzen wollten.

Referenzen schafften Vertrauen

Auf die Ausschreibung bewarben sich mehrere Anbieter, die
grundsätzlich die speziellen Anforderungen an Hochschulwahlen mit ihren Plattformen abbilden konnten. Der enge Austausch mit anderen Hochschulen vereinfachte allerdings die Entscheidung.

„Electric Paper wurde uns am häufigsten empfohlen“,

erinnert sich Andreas Reuther

Die Online-Demo des Tools überzeugte Christine Schreber genauso wie die faire und flexible Vertragsgestaltung:

Die Hochschule konnte das System bei der ersten Wahl einsetzen, Erfahrungen sammeln und sich dann für oder gegen eine langfristige Bindung entscheiden.

„Andere Anbieter haben sehr starre Vertragsmodelle, Electric Paper ist auf unsere Wünsche eingegangen. Das war ein großer Pluspunkt“,

berichtet Andreas Reuther.

Besondere Herausforderung: Integration ins
HIS-System

Electric Paper übernahm die Installation der lokalen Anwendung uniWAHL und Anbindung der Online-Wahlkomponente (OWS). Eine besondere Herausforderung: Die PH Heidelberg wollte die Online-Wahl für Studierende mit einem Link direkt aus der HIS Campus Plattform heraus ermöglichen. Die Funktion ließ sich bis dato nicht mit uniWAHL OWS abbilden. Innerhalb von acht Wochen entwickelte Electric Paper eine Integration, die seitdem sämtlichen Kunden für ihre Online-Wahlen zur Verfügung steht.

„Das war schon beeindruckend, wie schnell die Integration ins HIS-System realisiert wurde“,

hebt Andreas Reuther die Leistung der IT-Spezialisten hervor

So komplex die Entwicklungsarbeit im Hintergrund war, das Ergebnis ist in der Anwendung einfach: Wenn sich Studierende ins HIS-Portal einloggen, wird ihnen ein Widget mit einem Wahl-Hinweis angezeigt. Der dort hinterlegte Smart Link führt sie zum digitalen Stimmzettel. Der Link ist personalisiert und nur einmal benutzbar, so dass Doppelabstimmungen ausgeschlossen sind.

Strukturiertes Onboarding und Rundum-Service

Da die Wahlverantwortlichen kein tiefes Technik-Knowhow mitbrachten, legten sie Wert auf eine intuitive Benutzbarkeit der Anwendung und ein gutes Onboarding durch den Anbieter. „Wir haben uns von unserem Projektmanager bei Electric Paper jederzeit gut betreut gefühlt“, so Christine Schreber. In zwei kurzen Online-Schulungen vermittelte der uniWAHL-Anbieter, wie sie und Andreas Reuther sicher mit der neuen Anwendung arbeiten konnten.

„Andere Software-Anbieter schicken dir eine Dokumentation und lassen dich mit ihr allein. Das ist bei Electric Paper anders.“,

Nach der Einführung pflegte Andreas Reuther die Wahldaten sukzessive in das System ein und konfigurierte die Wahlbedingungen. Dennoch kamen hier und da Fragen auf. Eine Antwort ließ aber nie lange auf sich warten.

„Unser Ansprechpartner war wirklich jederzeit ansprechbar für uns. Wir konnten ihn mobil erreichen und bekamen immer unkompliziert Unterstützung. Der Service von Electric Paper verdient klar 10 von
10 Punkten“,

fasst Andreas Reuther zusammen

Viel Konfigurationsarbeit war nur einmalig zu erledigen. Das heißt: Für die kommenden Wahlen würde das Team nicht nur von der eigenen Erfahrung profitieren, sondern hätte ohnehin einen geringen manuellen Vorbereitungsaufwand.