Anwenderbericht: Gremienwahlen mit uniWAHL OWS + SmartLink Integration

Universität Rostock setzt auf Online-Wahlen

Die Universität Rostock hat ihre Gremienwahlen lange Zeit per Brief durchgeführt, was mit einem hohen Papierverbrauch verbunden war. Seitdem die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen für Online-Wahlen geschaffen wurden, gibt es für die Hochschule kein Zurück mehr: Auf den komfortablen onlinegestützten Wahlablauf und die rasche Bereitstellung der Wahlergebnisse möchte das Wahlamt zukünftig nicht mehr verzichten.

Die Universität Rostock wurde 1419 gegründet und kann als älteste Universität im Ostseeraum auf über 600 Jahre Lehre und Forschung zurückblicken. Den rund 12.700 Studierenden steht an neun Fakultäten ein besonders breites Fächerspektrum mit über 150 Studien- und Teilstudiengängen zur Auswahl. An der Hochschule finden jedes Jahr Gremienwahlen statt, wobei sich die kleinen Wahlen der Studierendenschaft mit den großen Wahlen aller Universitätsmitglieder abwechseln.

Papierlose Online-Wahlen als Grundidee

Bereits vor der Einführung eines Online-Wahlsystems hatte die Universität Rostock ihre Gremienwahlen mit der uniWAHL-Kernsoftware der Electric Paper Informationssysteme GmbH durchgeführt. Dabei handelte es sich um Briefwahlen, die stets mit einem enorm hohen Papierverbrauch und Arbeitsaufwand verbunden waren: Zahlreiche Wahlhelfer mussten die Unterlagen zunächst drucken, kuvertieren und per Post versenden. Sobald die ausgefüllten Stimmzettel im Wahlamt wieder eingetroffen sind, mussten sie die Briefe öffnen, die Stimmen manuell auszählen und Wahlprotokolle erstellen.

„Die Idee, den Ablauf durch Online-Wahlen zu vereinfachen, existierte im Wahlamt der Universität Rostock bereits seit rund zehn Jahren. Doch die Umsetzung gestaltete sich aufgrund der rechtlichen Lage, skeptischer Stimmen und fehlender Softwarelösungen lange Zeit als schwierig“,

berichtet Wenke Friske-Saß, Wahlleiterin an der Universität Rostock.

Erst im Zuge neuer Digitalisierungsstrategien, einer angepassten Wahlordnung und der Corona-Pandemie nahm das Projekt wieder richtig Fahrt auf. Am 13. Januar 2020 lag schließlich der Beschluss des Rektorats vor, dass die Wahlen zukünftig online durchgeführt werden sollen.

Rechtliche und technische Herausforderungen

Durch die hohen Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Rechtskonformität bei webbasierten Wahlen stand dem Wahlteam zunächst eine anspruchsvolle Vorbereitungsphase bevor. So musste eine Vielzahl an Personen und Ämter in das Projekt eingebunden werden – etwa Personalräte, Datenschutzbeauftragte, das Justitiariat und der Wahlausschuss. Dies bedeutete für die Mitarbeiter des Wahlamts einen relativ komplexen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand.

Darüber hinaus mussten die technischen Voraussetzungen für eine einwandfreie Wahl geschaffen werden. Dementsprechend sollte die Lösung alle Anforderungen, die das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) an Online-Wahlsysteme stellt, vollständig erfüllen. Zudem sollte das System mit der uniWAHL-Kernsoftware kompatibel sein: Die damit erzeugten Wahldokumente sollten für die Online-Wahl nutzbar und sämtliche Daten problemlos übertragbar sein.

„Kurz nach unserer ersten Online-Wahl mit einem anderen Anbieter im Wintersemester 2020/2021 hat auch unser langjähriger Partner Electric Paper ein onlinebasiertes Wahlsystem auf den Markt gebracht. Ab sofort alles aus einer Hand zu bekommen – Kernsoftware und Online- Wahlsystem – fanden wir natürlich äußerst interessant“,

berichtet Sandra Drobek, die sich im Wahlamt um die gesamte organisatorische Abwicklung der Gremienwahlen kümmert.

Fortsetzung der Zusammenarbeit

Nachdem Electric Paper im Vergabeverfahren den Zuschlag für die zweite Online-Wahl der Universität Rostock im Sommersemester 2022 erhalten hatte, kam zunächst ein einjähriger Vertrag zustande. Doch schon bald festigte sich im Wahlteam der Wunsch nach einer längerfristigen Lösung.

„Da die jährlichen Ausschreibungen mit einem merklichen Aufwand verbunden sind, haben wir intern darüber beraten, ob wir vielleicht auch einen mehrjährigen Vertrag abschließen können“,

erläutert Wenke Friske-Saß

Unter Berücksichtigung des Vergaberechts war das dann tatsächlich möglich: Seit 2023 läuft die Zusammenarbeit mit Electric Paper unter einem Dreijahresvertrag – mit der Option der Verlängerung auf dreimal ein Jahr.

Reibungslose Implementierung

Die uniWAHL-Kernsoftware unterstützt die Hochschule bereits seit vielen Jahren in allen Phasen des Wahlzyklus – von der Wahlordnung über die Stimmabgabe bis zum Wahlergebnis. Wichtige Dokumente wie Aushänge und Stimmzettel lassen sich in wenigen Schritten druckfähig erzeugen und in unterschiedlichen Formaten ausgeben.

Ergänzend dazu ermöglicht die Open-Source-Komponente uniWAHL OWS nun die Wahldurchführung in einer digitalen Wahlkabine. Die Lösung deckt dabei alle rechtlichen und technischen Anforderungen an moderne Wahlsysteme ab und wird mithilfe von Penetrationstests regelmäßig auf Schwachstellen überprüft.

Die Installation und Konfiguration der Lösung im uniWAHL-Kernsystem fand in enger Zusammenarbeit mit dem IT- und Medienzentrum (ITMZ) der Universität Rostock statt, das unter anderem das anonymisierte Wählerverzeichnis zur Verfügung stellte und den SmartLink zur Online-Wahlkabine integrierte. Eine Anleitung und Quellcode-Beispiele des Anbieters sorgten dabei für eine störungsfreie Schnittstellenanbindung.

„Die Wählenden loggen sich mit ihrem persönlichen Benutzernamen und Passwort bei uns ein, werden bei uns einmal registriert und danach anonymisiert zur Online-Wahlkabine weitergeleitet, in der sie ihre Stimmen abgeben können“,

beschreibt Sandra Drobek den Wahlvorgang.

Damit die Hochschule den Wahlablauf vor der Wahl noch einmal kontrollieren konnte, führte das Projektteam zwei Testwahlen durch. Bei der ersten Testwahl ging es zunächst um das „Look and Feel“ der Anwendung: Geprüft wurden das Aussehen und die Handhabung der Benutzeroberfläche sowie das Layout der Wahlunterlagen. Bei der zweiten Testwahl standen die Funktionalität der Schnittstelle und die korrekte Vergabe der Wahlgruppen-Tags im Fokus. Das Erfreuliche: Nach beiden Testphasen waren jeweils nur geringfügige Korrekturen an der Lösung erforderlich.

Fazit: Deutlich verbesserter Wahlablauf

Die Online-Wahl selbst hat schließlich am 01.06.2022 – rund zwei Monate nach dem ersten Kick-off – stattgefunden. Mit dem einwandfreien Ablauf zeigte sich die Universität mehr als
zufrieden, sodass für die zukünftigen Wahlen lediglich kleine Anpassungen geplant sind.

Im Ergebnis punktet die Online-Wahl bei den Mitarbeitern des Wahlamts insbesondere durch die komfortable und zeitgemäße Durchführung des Wahlvorgangs. Während früher bei den
Briefwahlen Unmengen an Papier bewegt und eine Vielzahl an Wahlhelfern beschäftigt werden mussten, genügen heute von der Stimmabgabe bis zum Wahlergebnis wenige Mausklicks. Die Stimmenauszählung erfolgt automatisiert und das Wahlergebnis liegt bereits nach wenigen Stunden vor.

Besonders positiv ist den Wahlverantwortlichen der persönliche Kontakt zum Anbieter im Gedächtnis geblieben:

„Sowohl während der Implementierungs- und Testphasen als auch bei der Wahl haben wir die engmaschige Betreuung durch Electric Paper sehr zu schätzen gewusst. Wir konnten uns jederzeit mit unseren Fragen und Sorgen an einen persönlichen Ansprechpartner wenden, der auf unsere individuellen Bedürfnisse eingegangen ist.“,

resümiert Sandra Drobek die gelungene Zusammenarbeit.