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Anwenderbericht: Wahl des Fachhandelsbeirats mit uniWAHL OWS

Die Goodyear Retail Systems stellen von Brief- auf Online-Wahlen um

Die Premio- und HMI-Partner der Goodyear Retail Systems (GRS) haben ihre Vertretung im Fachhandelsbeirat bisher per Brief gewählt. Für die GRS war die analoge Stimmabgabe jedoch stets mit einem hohen Zeitaufwand und einem beträchtlichen Papierverbrauch verbunden. 2023 sattelte das Unternehmen daher auf eine onlinebasierte Lösung um, die einen zeitgemäßen, umweltfreundlichen und effizienten Wahlprozess ermöglicht.

Als Franchisegeber bieten die Goodyear Retail Systems dem Reifenfachhandel seit über 40 Jahren betriebswirtschaftliche Unterstützung bei der Vermarktung und dem Vertrieb von Reifen an. In der DACH-Region und Benelux sind mehr als 1.100 Partnerbetriebe einem der angebotenen Fachhandelskonzepte angeschlossen und nehmen unter anderem professionellen Support in den Bereichen Einkauf, E-Commerce, Marketing und Warenwirtschaft in Anspruch.

Die Interessen der Premio- und HMI-Betriebe in Deutschland vertritt der GRS-Fachhandelsbeirat, der aus acht Partnermitgliedern besteht, die jeweils vier Jahre im Amt bleiben. Um eine kontinuierliche Arbeit des Beirates sicherzustellen, wählen die Händler:innen die Hälfte der Beiratsvertreter:innen alle zwei Jahre neu: zwei Mitglieder aus dem Kooperationskonzept Premio Reifen + Autoservice sowie zwei Mitglieder aus der Sparte Handelsmarketing-Initiative (HMI).

Briefwahlen nicht mehr zeitgemäß

Lange Zeit haben die Goodyear Retail Systems ihre Wahlen zum Fachhandelsbeirat als Briefwahlen durchgeführt. Dabei wurde jedes Kandidatenporträt auf eine DIN-A4-Seite gedruckt und zusammen mit dem Wahlschein, dem Wahlschein-Umschlag sowie einem frankierten Rückumschlag per Post an die Händler:innen verschickt. Das Drucken, Zusammenstellen, Kuvertieren und Versenden der Wahldokumente erzeugte einen relativ hohen Aufwand, der sich zum Teil nicht auszahlte.

Bei einer Wahlbeteiligung zwischen 40 und 50 Prozent konnten wir mit Gewissheit davon ausgehen, dass die Hälfte der Wahlunterlagen einfach weggeworfen wurden“,

berichtet Edgar Zühlke, Leiter HMI bei den GRS und Wahlleiter bei der Fachhandelsbeiratswahl 2024.

Schon alleine aus Umweltschutzgründen waren die papierbasierten Wahlen somit wenig zufriedenstellend. Darüber hinaus stellten die Briefwahlen einen Widerspruch zur Vorbildfunktion des Unternehmens in Sachen Digitalisierung dar:

Wir raten unseren Partner:innen ganz klar dazu, ihre Prozesse mit unserem ERP-System zu digitalisieren. Da können wir jetzt nicht mehr dicke Briefumschläge mit Unmengen an Papier hin- und herschicken. Wir müssen auch selbst tun, was wir empfehlen“,

erklärt Edgar Zühlke.

Lösung mit Support-Angebot überzeugt

Mit der Wahl zum Fachhandelsbeirat 2024 war es daher an der Zeit, die elektronische Stimmabgabe einzuführen. Nachdem sich die GRS auf der Suche nach einem erfahrenen, etablierten Wahlsystemanbieter unterschiedliche Angebote eingeholt hatten, entschied sich das Unternehmen für das uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) der Electric Paper Informationssysteme GmbH. Ausschlaggebend war zum einen die angenehme und zeitnahe Erstkommunikation und zum anderen der passgenaue Lösungsansatz mit Support.

Durch das Support-Angebot haben wir uns sicher gefühlt. Es war ja unsere erste elektronische Wahl, und bei Electric Paper haben wir – auch aufgrund der Referenzen – gedacht: Ja, mit diesem Anbieter können wir den neuen Weg gemeinsam gehen“,

begründet Edgar Zühlke die Entscheidung.

Der Rundum-Service des Anbieters umfasste nicht nur die Generierung der Zugangsdaten zur Wahlkabine und die Durchführung der Live-Wahl, sondern auch das Anlegen der gesamten Wahl im System – von der übersichtlichen, gut nachvollziehbaren Frontend-Gestaltung bis zur störungsfreien Backend-Funktionalität. Die Goodyear Retail Systems GmbH wiederum lieferte für den Stimmzettel die Namen sowie die Fotos und Steckbriefe der acht Kandidierenden. In der digitalen Wahlkabine konnten die Wählenden dann über weiterführende Links die Kurzporträts der zur Wahl stehenden Partner als PDF-Dateien aufrufen. Möglich wäre jedoch auch die Einbindung von Social-Media-Profilen oder anderen HTML-Verlinkungen gewesen.

Sicherheit hat oberste Priorität

Nicht zuletzt spielten Anforderungen wie Datensicherheit und die Wahrung des Wahlgeheimnisses bei der Anbieterauswahl eine entscheidende Rolle. Das uniWAHL OWS fiel auch in diesen Punkten positiv auf: Indem die Lösung DSGVO-konform aus einem hochsicheren Rechenzentrum der Deutschen Telekom bereitgestellt wird und eine verschlüsselte, Ende-zu-Ende-verifizierbare Verarbeitung garantiert, erhalten Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz – auch bei Cyberattacken von außen.

Da jeder Fachhandelspartner sein eigenes E-Mail-Programm nutzt und die GRS somit keine Kontrolle über die Sicherheit der E-Mail-Postfächer haben, verschickte das Wahlteam die Wahleinladungen per Post. Nur so war garantiert, dass der Versand der Zugangsdaten ebenfalls sicher und geheim erfolgt. Im Brief enthalten waren ein QR-Code, der zur digitalen Wahlkabine führt, sowie PIN und TAN für den Login.

Allerletzte Zweifel an der Sicherheit von elektronischen Wahlen konnten die im Angebot inkludierten Testwahlen aus der Welt schaffen. In zwei firmeninternen Durchgängen hatten die Geschäftsführung, die Wahlleitung und weitere Mitarbeiter:innen der GRS die Möglichkeit, das System auf Herz und Nieren zu prüfen.

Die Testwahlen haben uns gezeigt, wie schnell, reibungslos und sicher die Wahl in der Praxis abläuft. Dass wir von Electric Paper dabei so gut durch den Ablauf geführt wurden, hat uns an dieser Stelle noch einmal das Gefühl gegeben, dass wir mit dem richtigen Partner unterwegs sind“,

sagt Edgar Zühlke.

Fazit: Online-Wahl spart Zeit und Ressourcen

Die Live-Wahl startete schließlich am 01.12.2023 – zu einem Zeitpunkt, als der Reifenhandel mit dem Wintereinbruch voll ausgelastet war und die Fachhandelspartner:innen folglich kaum Zeit zum Wählen hatten. Aufgrund der zunächst geringen Wahlbeteiligung im Dezember wurde die Wahl deshalb im Januar um eine Woche verlängert und lief bis zum 16.01.2024. Nach einem Erinnerungsschreiben konnte die Wahlbeteiligung dann tatsächlich noch gesteigert werden: Am Ende gaben 192 der insgesamt 613 Wahlberechtigten ihre Stimmen ab – also 31,3 Prozent.

Wir haben keinen Zweifel daran, dass es der richtige Weg war, auf Online-Wahlen umzustellen. In zwei Jahren werden wir wieder elektronisch wählen – dann aber zu einem passenderen Zeitpunkt“,

verrät Edgar Zühlke.

Punkten konnte die webbasierte Wahl vor allem durch den geringeren Arbeitsaufwand vor und nach der Wahl. Mussten früher für die Briefwahl große Mengen an Papier bedruckt, zusammengestellt und auf den Postweg gebracht werden, entfällt die zeitintensive Konfektionierung jetzt gänzlich. Durch die automatisierte Ermittlung des Wahlergebnisses lassen sich zudem personelle Ressourcen einsparen, die bisher für die manuelle Stimmenauszählung benötigt wurden.

Voller Lob äußerten sich die Goodyear Retail Systems über die sehr gute Beratungsleistung und das strukturierte Vorgehen des Wahlsystemanbieters. Sowohl das System als auch die ausgesprochenen Empfehlungen konnten von Projektanfang bis -ende überzeugen. Die fehlerfreie Funktionalität der Software und die professionelle Durchführung der Testwahlen räumten jegliche Sicherheitsbedenken aus.

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