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Anwenderbericht: Online-Wahlen mit uniWAHL OWS

Universität Freiburg reduziert Aufwand durch Online-Wahlen

Urnenwahlen haben für die Universität Freiburg stets einen hohen personellen und organisatorischen Aufwand bedeutet. Deutlich weniger Ressourcen benötigt die Hochschule seit der Einführung von Online-Wahlen: Da alle Wahlphasen von der Dokumentenerstellung über die Stimmabgabe bis hin zur Auszählung digitalisiert erfolgen, kann die Hochschule heute vor allem bei den großen Wahlen Personal, Zeit und Papier einsparen.

Die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg zählt zu den ältesten und besten Universitäten Deutschlands. Ihre elf Fakultäten bieten mehr als 24.000 Studierenden ein breites Fächerspektrum und einen hohen Standard in Forschung und Lehre. Jedes Jahr finden an der Hochschule die Universitätswahlen statt, bei denen die Mitglieder aus der Gruppe der Studierenden und der Doktorandinnen gewählt werden, sowie die Wahlen zum Studierendenrat (StuRa). Alle vier Jahre werden bei den großen Wahlen zudem die Vertreter aller Mitgliedergruppen gewählt.

Von Urnenwahlen zu Online-Wahlen

Die Universität Freiburg wählt ihre Gremien bereits seit der Wahl 2020 mithilfe eines webbasierten Verfahrens. Treiber und Beschleuniger der Digitalisierung war – wie an vielen anderen Hochschulen auch – die Corona-Pandemie: Als Präsenzwahlen nicht mehr möglich waren, fiel die Entscheidung für elektronische Wahlen leichter als zuvor.

Da die Urnenwahlen an unserer großen Universität immer sehr aufwendig waren, haben wir auch schon vor Corona über Online-Wahlen nachgedacht. Doch aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken hatten wir die Argumente erst während der Pandemie auf unserer Seite“,

erinnert sich Ulrike Hülsmann, die an der Universität Freiburg alle zwei Jahre die Wahlleitung übernimmt.

Bei der Ausschreibung für die Gremienwahl 2022 hat schließlich die Electric Paper Informationssysteme GmbH den Zuschlag erhalten. Die Vergabeentscheidung basierte auf einem Kriterienkatalog, in dem beispielsweise Faktoren wie Datensicherheit und Serviceleistungen besonders stark gewichtet waren. Der Lüneburger Wahlsystem-Anbieter habe mit seinem uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS) in diesen Punkten einfach besser abgeschnitten als der Wettbewerb.

Rundum-Service inklusive

Das uniWAHL OWS ist ein Dienstleistungsangebot, das neben der uniWAHL-Kernsoftware und einer digitalen Wahlkabine auch einen Rundum-Service mit persönlicher Betreuung über alle Projektphasen hinweg beinhaltet. Gerade an großen Universitäten, an denen auf die Wahlleitung zahlreiche organisatorische, rechtliche und technische Herausforderungen zukommen, kann ein solcher Service eine merkliche Erleichterung darstellen und für den Erfolg einer Wahl entscheidend sein.

Unterstützung erhalten Kunden nicht nur bei der Installation und Konfiguration, sondern auch bei der Anpassung an das Corporate Design. Zudem gestaltet sich die Erstellung der Online-Wahl durch die nahtlose Übergabe der Daten innerhalb der uniWAHL-Software äußerst einfach. Entsprechend reibungslos lief bereits das erste Projekt mit uniWAHL OWS ab – von der Einarbeitung in die Software über die Anpassung der Wahldokumente bis hin zur Bereitstellung des Wahlergebnisses.

Das Programm ist logisch aufgebaut, sodass wir nach dem Workshop gut damit arbeiten konnten. Außerdem war der Support zu jeder Zeit gegeben und hat bei jeder Frage weitergeholfen“,

berichtet Ulrike Hülsmann.

Nicht zuletzt ist auch der Datenschutz gewährleistet: Electric Paper stellt das Online-Wahlsystem seinen Kunden DSGVO-konform aus einem hochsicheren Rechenzentrum der Deutschen Telekom zur Verfügung und garantiert eine verschlüsselte, Ende-zu-Ende-verifizierbare Verarbeitung.

Enge Zusammenarbeit der Wahlteams

Nachdem sich das System bewährt hatte, stand einem neuen Projekt bei den großen Wahlen im Sommersemester 2023 nichts im Wege. Eine Besonderheit stellte dabei die enge Zusammenarbeit zwischen dem akademischen und dem studentischen Wahlteam dar. Zwar bereiteten die beiden Organisationen ihre Wahlen unabhängig voneinander vor, teilten sich jedoch die Kosten für den Wahlsystem-Anbieter und nutzten zusammen eine digitale Wahlkabine.

Damit wir unsere Wahlen unabhängig voneinander konfigurieren konnten und uns nicht abstimmen mussten, welches Wahlteam wann mit dem Programm arbeitet, hat Electric Paper unsere Daten am Ende einfach zusammengeführt. Das war sehr praktisch für uns“,

erläutert Ulrike Hülsmann. 

Die interne Zusammenarbeit funktionierte auch deshalb so gut, weil sie durch Verträge geregelt war: So hat die Universität sowohl einen Vertrag mit Electric Paper abgeschlossen als auch einen Vertrag mit der Verfassenden Studierendenschaft über die gemeinsame Durchführung der Online-Wahlen erarbeitet. Darüber hinaus fanden viele gemeinsame Treffen statt.

Einfache Erstellung der Stimmzettel

Die große Wahl in der Software abzubilden, war trotz der vielen Stimmzettel kein Problem. Electric Paper stellte eine Funktion zur Verfügung, mit der eine Vorlage einfach dupliziert werden kann. Da sich der Aufbau der Stimmzettel häufig wiederholte, musste die Wahlleitung oftmals nur noch die Namen der Kandidaten und die Überschriften abändern.

Bei der großen Wahl 2023 hatten wir 101 Stimmzettel. Früher hätten wir diese Dokumente mühsam und aufwendig in Word erstellen müssen. Die Bearbeitung mit uniWAHL ist da wesentlich effizienter“,

bestätigt Ulrike Hülsmann.  

Ähnlich problemlos wie die Vorbereitungsphase liefen auch die beiden Testwahlen ab, bei denen rund 25 Personen Layout, Texte und Funktionen überprüften. Nach den Testläufen waren lediglich kleine Anpassungen notwendig.

Fazit: Geringerer Aufwand, schnelleres Ergebnis

Der größte Vorteil von Online-Wahlen besteht für die Universität Freiburg in dem deutlich geringeren Organisations- und Arbeitsaufwand. Mussten für die Fakultäten und zentralen Einrichtungen früher zwölf Wahlräume eingerichtet und an den Wahltagen mit mindestens zwei bis vier Wahlausschussmitgliedern besetzt werden, konnte die Anzahl der benötigten Wahlhelfer durch die Digitalisierung drastisch gesenkt werden. Hinzu kommt die Entlastung bei der Erstellung und Auszählung der Stimmzettel. Dauerte die manuelle Auswertung früher bis weit nach Mitternacht, liegt das Wahlergebnis heute automatisiert nach wenigen Stunden vor.

An der Organisation der Präsenzwahlen waren früher rund 200 Personen beteiligt – heute sind es nur noch vier. Gleichzeitig liegt das Wahlergebnis deutlich schneller vor, und die Fehleranfälligkeit ist auf ein Minimum gesunken“,

resümiert Ulrike Hülsmann.

Einen weiteren Pluspunkt sieht die Wahlleiterin im deutlich reduzierten Papierverbrauch und in der Eindeutigkeit der Daten. So gibt es durch die digitale Stimmabgabe jetzt beispielsweise keine verrutschten Kreuze mehr, die das Auszählungsteam umständlich interpretieren muss.

Für die nächsten Jahre soll sowohl die Hochschule als auch der Anbieter mehr Planungssicherheit erhalten. Daher hat die Universitätsleitung zuletzt einer vierjährigen Ausschreibung zugestimmt.

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