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Anwenderbericht: Gremienwahlen Online mit uniWAHL OWS

Universität Vechta wechselt von Präsenz- zu Online-Wahlen

Lange Zeit hat die Universität Vechta ihre jährlichen akademischen Wahlen als Urnenwahlen abgewickelt. Als das während der Corona-Pandemie nicht mehr möglich war, sattelte die Hochschule auf elektronische Wahlen um. Im Nachhinein betrachtet entpuppte sich diese Notwendigkeit als Gewinn: Die Online-Wahlen sind nicht nur für die Wählenden unkomplizierter, sondern bringen auch für die Wahlleitung viele Vorteile mit sich.

Die Tradition der Ausbildung von Lehrerinnen und Lehrer ist seit knapp 200 Jahren identitätsstiftender Bestandteil der Universität Vechta und ihrer Vorgängerinstitutionen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt unter anderem auf den Sozialen Dienstleistungen. Über alle Fächer hinweg nimmt die Universität Vechta Transformationsprozesse in ländlichen Räumen in den Fokus. Zur Besetzung der akademischen Gremien – wie dem Senat der Universität oder den Fakultätsräten – ebenso wie zur Besetzung weiterer Gremien, etwa dem Studierendenparlament, werden im jährlichen Turnus in den jeweils wahlberechtigten Statusgruppen Wahlen durchgeführt.

Corona-Pandemie erfordert Alternativen

In früheren Jahren führte die Universität Vechta ihre Gremienwahlen als Urnenwahlen durch – mit der Möglichkeit zur Beantragung von Briefwahlunterlagen. Aufgrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Kontaktbeschränkungen waren Präsenzwahlen im Jahr 2021 jedoch nicht mehr möglich, sodass sich die Wahlleitung für die Umsetzung einer reinen Briefwahl entschieden hat.

„Die Durchführung der Briefwahl war mit einem Wahnsinnsaufwand verbunden, der kaum zu stemmen war. Danach war für uns relativ schnell klar, dass wir nach einer anderen Option suchen wollten“,

erläutert Anja Schöndube, Justiziarin und Wahlleiterin an der
Universität Vechta.

Wurden elektronische Wahlen vor der Pandemie noch mit einer gewissen Skepsis betrachtet, stellten sie jetzt eine praktikable und hilfreiche Alternative dar. Da sich der Hochschulbetrieb während der Pandemie stark ins Internet verlagert hatte und sich die digitale Unterstützung des universitären Betriebs dadurch weiter etablierte, konnten sowohl in der Wahlkommission als auch im Senat zuvor bestehende Bedenken ausgeräumt und eine breite Mehrheit für die Umsetzung webbasierter Wahlen gewonnen werden.

Kurzfristige Wahlumsetzung

Mit der Unterstützung des Senats, der die erforderlichen Anpassungen der Wahlordnung einstimmig beschlossenen hatte, konnten die Gremienwahlen an der Universität Vechta kurzfristig als Online-Wahlen abgewickelt werden.

Die erste internetbasierte Wahl sollte ursprünglich im Januar 2022 stattfinden, wurde aus organisatorischen Gründen jedoch in den April verschoben. Mit der Electric Paper Informationssysteme GmbH hat die Universität Vechta einen Wahlsystem-Dienstleister gefunden, der auf diese zeitliche Verschiebung kurzfristig reagieren konnte.

Neben der schnellen Reaktion war die Wahlleitung auch vom Leistungsumfang des Anbieters überzeugt:

„Sowohl im Erstgespräch als auch in den Unterlagen wirkte das Angebot sehr unkompliziert, einfach umsetzbar und auf die Bedürfnisse unserer relativ kleinen Universität passgenau zugeschnitten“,

erinnert sich Anja Schöndube.

Support-Team erleichtert Einarbeitung

Bei dem Angebot von Electric Paper handelt es sich um das uniWAHL Online-Wahlsystem (OWS), das auf der uniWAHL– Kernsoftware und einer digitalen Wahlkabine basiert. Es beinhaltet neben dem Hosting in einem Hochsicherheitsrechenzentrum einen Concierge-Service, der die Wahlleitung vom Projektstart bis hin zur Bereitstellung des Wahlergebnisses eng begleitet.

Dank der umfassenden Betreuung durch das Support-Team von Electric Paper und einer Online-Schulung verlief die Einarbeitung in die noch unbekannte Wahlsoftware problemlos. Bei Fragen konnten sich die Wahlverantwortlichen und die interne IT-Abteilung stets an einen persönlichen Ansprechpartner wenden, der Unklarheiten rasch aus der Welt räumen konnte.

„Der reibungslose Projektablauf und der kundenorientierte Service haben uns absolut zugesagt. Gerade der Support war wirklich toll und hat uns in allen Phasen der Wahl weitergeholfen“,

berichtet Anja Schöndube.

Wunschgemäße Realisierung

Die Implementierung der Lösung und die Integration des Smart-Links in die Hochschulsoftware erfolgten in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum der Universität Vechta. Über den SmartLink gelangen die Wählenden zum Campusmanagementsystem, wo sie sich mit ihren bekannten Login-Daten anmelden und im nächsten Schritt ihre Stimmen abgeben können. Da uniWAHL alle zur Erzeugung von Online-Stimmzetteln benötigten Informationen in speziell kodierten Excel-Tabellen und XML-Dateien bereitstellt, sind trotz Online-Authentifizierung keinerlei Rückschlüsse auf die Person möglich.

Eine Besonderheit bei den Wahlen der Studierendenschaft an der Universität Vechta stellte die Abstimmung über das Semesterticket dar. So sollte in die Lösung eine zusätzliche Wahlmöglichkeit integriert werden, ob das Semesterticket die Nutzung des Fahrradparkhauses und der regionalen Buslinien beinhalten soll oder nicht. Auch diese individuelle Anforderung konnte von Electric Paper zeitnah realisiert werden.

Um ein Gefühl für die Funktionalität und das Layout der Anwendung zu bekommen, wurden im letzten Schritt vor der Livewahl zwei Testwahlen durchgeführt. Daran teilgenommen hat eine kleine Gruppe von 15 Personen, die aus Mitgliedern der Wahlkommission, des Präsidiums und der Studierendenschaft bestand.

Fazit: Hohe Akzeptanz der Online-Wahlen

Die ersten Online-Wahlen an der Universität Vechta fanden vom 04.–07.04.2022 unter den Studierenden statt. Im Wintersemester darauf wählten vom 12.–15.12.2022 zum ersten Mal alle Statusgruppen elektronisch. Beide Wahlen liefen störungsfrei ab und wurden von den Wählenden sehr gut angenommen. Gerade der Rücklauf von den Studierenden sei im Verhältnis zu vorherigen Wahlen besonders hoch gewesen. Mit der Wahlbeteiligung von rund 16 % in dieser Statusgruppe zeigte sich die Wahlleitung äußerst zufrieden.

„Ein großer Vorteil der Online-Wahlen ist natürlich, dass die Wählenden an den Wahltagen nicht vor Ort sein müssen. Dementsprechend waren alle davon angetan, dass man seine Stimme auf eine solch unkomplizierte Art und Weise abgeben kann“,

erklärt Anja Schöndube.

Für die Wahlleitung wiederum bietet die Nutzung der Wahlsoftware eine bessere Rückkontrolle. Diese unterstütze die Wahlleitung bei der Überprüfung, ob alle Informationen zur Wahl korrekt abgebildet werden. Darüber hinaus kann an den Wahltagen nun Personal eingespart werden:

„Bei den Urnenwahlen hatten wir bis zu vier Wahlstände, die über einen Zeitraum von zwei Tagen hinweg mit jeweils zwei bis drei Personen zu besetzen waren. Das ließ sich häufig gar nicht so einfach umsetzen“,

schildert Anja Schöndube die frühere Situation.

Nicht zuletzt reduziert sich durch die elektronischen Wahlen der Zeitaufwand für die Stimmenauszählung, was insbesondere bei den Wahlen aller Statusgruppen spürbar ist. Musste die Wahlkommission für die manuelle Auszählung früher etwa einen halben Tag einplanen, ermittelt die uniWAHL-Software das Ergebnis nun innerhalb kürzester Zeit automatisch.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile, die das Online-Wahlsystem bietet, möchte die Universität Vechta ihre akademischen Wahlen dauerhaft elektronisch umsetzen. Das nächste Projekt mit Electric Paper ist bereits in Planung.

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